• 可以放慢脚步:舞会森林效率不是通过击键来衡量的
  • 业务分析的通配符身份
  • 是的,您可以在Covid-19期间实际上有效地提出要求!
2015年3月17日星期二09:33

好的会议可以建立共识,而不是BRD!

撰写者

可交付成果和人工制品是我职业生涯早期舞会森林工作的重点。回想一下,舞会森林的主要目的似乎是生成纸张(很多纸张),通常以巨型BRD(业务需求文档)的形式以及其他相关工件来支持软件开发生命周期和项目管理流程。 随着我职业的发展,我意识到自己作为文学学士学位的角色越来越多,并且继续在模板和纸张的角色中挣脱和挣扎。

随着业务和项目的发展,舞会森林角色的主要目的也在不断发展,并且与纸张的关系越来越小!  不是说商定的要求并不重要,请听我说!

许多舞会森林仍在传统环境中运行,在传统环境中其需求流程如下所示:

  1. 收集需求(通常在20人以上的大型会议,一系列会议和访谈中)。
  2. 填写需求模板(通常单独在多维数据集中)。
  3. 发出需求文件并安排签字会议
  4. 审查要求并希望签字(另一个大型会议)。
  5. 重新编写需求(通常单独在多维数据集中)。
  6. 审查要求(另一次大型会议,或通过电子邮件发送)。
  7. 重新编写需求(通常单独在多维数据集中)。
  8. 骚扰并跟踪许多人,直到他们重新阅读(可能不阅读)并签署要求。

使用这种方法能否成功?也许可以,但是这样的会议是无效的,将可交付成果限制为一组“一刀切”的模板将为差距和错误留出太多的空间。
相比之下,以更现代,灵活和协作的方式在团队中运作的舞会森林则具有不同的期望。他们仍然需要执行标准的舞会森林功能和任务,但是此舞会森林具有不同的思维方式和方法:

  • 根据每个项目的独特需求修改其舞会森林方法。
  • 安排小组会议以增进共识
  • 使用交互式视觉辅助技术来帮助团队一起发现和学习。
  • 仅生成团队前进所需的文档。
  • 可以在模板中添加视觉效果和模型,并且可以将模型和图表用于创建对话的唯一目的,该图表可以或可以不以正式签署的文档结尾。
  • 代替或与BRD提供“共同的理解”

也许流程会像这样:

  1. 舞会森林绘制了一个视觉模型。
  2. 团队审查并做出反应并学习。 (协作更新模型。)
  3. 舞会森林拟定了其他视觉模型。
  4. 团队审查并做出反应并学习。 (协作更新模型。)
  5. 舞会森林仅记录团队前进所需的项目。
  6. 团队会权衡对他们前进具有哪些价值。
  7. 团队审查并批准文件。毫不奇怪(或跟踪),因为广管局发展了“了解彼此”!

这种情况提供了许多好处,包括:

  • 一致的协作: 在整个过程中都会进行协作。该团队没有使用舞会森林在单独的多维数据集中限制中发布需求模板,而是使用可视化模型来协作“编写”需求。
  • 共同的理解: 舞会森林不“拥有”需求,团队拥有。团队对项目的价值,目标和愿景有着共同的理解。共同的理解会灌输信任和信心。 舞会森林促进了这一过程。
  • 处理时间: 您需要在会议之间抽出时间来处理,分析并找出差距,问题和约束。您可以向团队提出这些问题,也可以创建可视化视图来帮助讨论。
  • 战略文件: 需求包针对每个项目而变化。可交付成果具有特定的目的,并且如果事先达成共识,则需要的返工少得多!

随着动力转向这种更加灵活,及时的需求方法,舞会森林角色将如何变化?我们如何适应?哪些舞会森林能力变得更为重要?如果不应该坐在立方体中更新模板并生成纸张,我们应该怎么做?我们需要发展什么技能?

这听起来很简单,但是随着协作成为项目工作的重点,舞会森林成为专家会议的主持人,对话架构师和变革准备工作的推动者时,它们的作用才真正闪耀。

这些专家技能超越了设置和日程安排的基本知识,可以使参与者继续执行任务,跟踪行动项目并撰写会议记录。具有专家级促进技能的学士学位知道如何:

  • 使用视觉模型开始对话,并突出共享理解的差距。
  • 使用允许内向和外向的人参与的技术吸引每个人。
  • 使用启发人们互动的互动技术。
  • 使会议高效且对所有参与者有价值。
  • 在短时间内收集大量信息。
  • 面对面地和虚拟地创建一个协作环境。
  • 处理并分析每次协作会议的结果,以使下一次会议富有成效,从而帮助团队稳步朝着自己的目标迈进。

会议时间是如此宝贵。专家主持人通过建立对价值和目的的共识来充分利用与会者的时间。它是敏捷思维方式的一部分,可以并且应该在所有项目环境(传统,敏捷和混合)中使用。建立共同的对话和共同的理解比纸上谈兵更为重要。

坦白地说,良好的共识可以减少文档的数量,您可以判断多少文档对团队有用。

那么,学士学位如何知道他们何时达到了这种共识?这里有一些提示:

  • 人们告诉你! 急切的利益相关者准备好并愿意发表评论,表示他们已听到并准备前进
  • 利益相关者没有寻找或解决问题以供团队讨论,他们感到最重要的部分已被覆盖
  • 他们认为他们正在阅读对最终交付物的讨论内容的评论
  • 利益相关者在了解其他利益相关者的影响并对其需求进行总体了解的过程中不断做出贡献
  • 当您与他们“核对”过程的进展时,他们会从会议和团队互动中获得很多帮助。

使用专家协助技能与您的团队达成共识,可以减少缺陷和增强。当舞会森林专注于学习和发现而不仅仅是收集和记录时,它们将增强团队应对复杂变化的能力。 

不要忘记在下面留下您的评论。

安吉拉·威克(Angela Wick)

杰出贡献者安吉拉·威克(Angela Wick)是舞会森林-Cube和舞会森林-Squared的创始人。她热衷于为现代学士学位教授实用的学士学位技能。她拥有20多年的经验,将文学学士技能提升到了新的水平,并迈向了未来!安吉拉(Angela)还是领英(LinkedIn)学习讲师,文学士和敏捷文学士培训师,获得高度评价的演讲者和研讨会促进者,并为许多行业出版物做出了贡献。 www.舞会森林-Cube.com www.舞会森林-Squared.com Twitter:@WickAng

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