2014年12月15日星期一01:00

虚拟需求会议:痛苦还是实用?

撰写者

痛苦!绝对!

通过电话会议参加需求研讨会的想法似乎是一种折磨。虚拟需求会议往往会限制我们有效协作的能力。与会者和主持人:

  • 令人讨厌的空气和无声的嘟嘟声进出。“你好,这是安吉拉。谁加入了?” “鲍勃。鲍勃?鲍勃,你还在通话吗?”
  • 似乎没有视觉提示(例如举手,眼球滚动和点头)的迷失。 “每个人都同意这种改变吗?我们还有什么需要补充的吗?”安静。主持人想知道:“这是否意味着每个人都同意,或者没有人关注,或者每个人都在谈论静音?”
  • 当他们一次只能口头收集/提供信息时,就会感到受限制。
  • 当他们最成功的面对面技术无法转化为虚拟环境时,您会感到无所适从。

痛苦,但必不可少!

尽管存在恐惧和痛苦,但有效的虚拟协作的需求正在增加。即使在中小型组织中,也很少会发现所有利益相关者都坐在同一栋楼甚至同一座城市中。

每一个合作伙伴关系,包括打包的软件购买,获取和合并,都将扩大组织的地理和管理范围,从而使面对面的协作更加昂贵且难以安排。

相反,我们实际上通过电话,电子邮件或即时消息来开展我们的大多数专业业务。甚至在我们的个人生活中,面对面的交流似乎也在减少。 (我知道您已向家里的某人发送了短信,而不是步行到另一个房间与他们交谈!)

无论我们是否喜欢,虚拟通信都是我们现代,全球和移动生活中的关键要求!因此,在我们可以传送或投射Jedi Council风格的全息图之前,我们需要找到一种使现有的虚拟协作方法(如电话会议)更加有效的方法。

让我们开始实践吧!

如果有实际需要来提高我们的虚拟通信能力,那么我们应该从哪里开始呢?我们该如何解决使我们无法适应虚拟需求会议的痛苦点?这里有一些想法:

  1. 大块。 不要在连续5天,全天的虚拟会议中尝试对整个项目进行需求。寻找一种创建需求要素的方法,以使会议长度保持合理,并且利益相关者更有可能参加整个会议。
  2. 提供一个稻草人或原型。 使用利益相关者访谈,阴影,组织文档等预先做功课,为满足需求打下基础。创建原型,概述基本业务流程或系统流程,或提出高级要求。起点将提供对话的背景。
  3. 侧边栏: 使用即时消息传递(或发短信或电子邮件)作为在通话过程中与他人交流的一种方式。
    1. 如有疑问,您可以立即向主持人发送消息。
    2. 主持人可以要求参与者通过文本对问题进行投票。
    3. 主持人可以要求参与者通过电子邮件将新问题发送给小组。
  4. 共享文件。 许多需求电话会议的特点是一群人一页一页一页地浏览通过电子邮件发送给与会人员的大型项目文档。会议期间每个人都看到一份副本,但通常只有一个人进行编辑。高效的虚拟主持人通过允许参与者在电话会议期间协作地注释文档,将文档共享提升到一个新的水平。
  5. 修改技术。 可以修改大多数(可能是全部)亲自使用的简化技术以适合虚拟环境。探索您组织的电话会议工具套件。您是否已经可以访问虚拟白板和便签?尝试使用这些工具。发挥创造力,找到一种“虚拟化”您最喜欢的促进技术的方法。
  6. 使用模板。 创建模板以在电话会议之前或会议期间从电话会议利益相关者那里收集信息。
    1. 在您等待人们加入呼叫的那段尴尬时间内,让他们向状态报告中添加信息或更新问题日志。
    2. 要求他们使用讨论项目或问题来更新议程模板。
    3. 要求他们为按功能区域细分的模板添加要求。
  7. 使用新的虚拟协作工具: 可以将各种在线虚拟工具与传统的电话会议应用程序结合使用以吸引参与者。这些工具非常适合集思广益和解决问题。他们以有意义的方式真正吸引了参与者,这真是太神奇了。

虚拟通信的优势?

虚拟需求会议有什么好处?它们比面对面的会议更有效吗?是!特别是当与会者以非语言方式参加会议时,可以通过注释文档,填写模板或使用虚拟白板来进行。这里有一些虚拟的优点:

  • 匿名: 对虚拟白板和模板的贡献可以完全匿名。参与者可以诚实,而不必担心反弹。害羞的参与者可以“大声说”,而不会被判断。
  • 均等输入: 当要求内向者和外向者用文本工具而非口头工具对文档进行批注或更新模板时,他们将处于平等的地位。
  • 困难人物: 当亲自或以虚拟方式使用有效的促进技巧时,人格就会被中和,这有助于确保困难的人格和权力动态不会破坏您的会议。
  • 效率: 精心组织的会议以及虚拟工具和技术的使用可以帮助主持人在几分钟内收集大量信息。精心设计的会议可以一次消除一位发言人的虚拟瓶颈,并允许所有与会者同时向模板提交信息。

虚拟通信和促进技能将是未来学士学位课程的一项主要能力。不要通过无聊的,无效的电话会议折磨您的利益相关者。寻找新的创造性方法来减轻常见的痛点。请在下面的评论中分享您的虚拟便利提示!

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安吉拉·威克(Angela Wick)

杰出贡献者安吉拉·威克(Angela Wick)是BA-Cube和BA-Squared的创始人。她热衷于为现代学士学位教授实用的学士学位技能。她拥有20多年的经验,将文学学士技能提升到了新的水平,并迈向了未来!安吉拉(Angela)还是领英(LinkedIn)学习讲师,文学士和敏捷文学士培训师,获得高度评价的演讲者和研讨会促进者,并为许多行业出版物做出贡献。 www.BA-Cube.com www.BA-Squared.com Twitter:@WickAng

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