2017年11月29日星期三08:59

28个舞会森林管理技巧,每天做更多事情

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这些想法可以帮助您提高舞会森林管理效率。

我们所有人都在寻找一种舞会森林管理方式,使我们可以用更少的舞会森林完成工作,每天完成更多工作,浪费更少的舞会森林,找到更多的空闲舞会森林,掌控您的一天,改善您的声誉并减轻压力。这里有28种舞会森林管理措施,可以帮助您正确地思考,充分利用舞会森林。

  1. 维护主任务清单。 列出您需要或想要完成的所有任务。为“主任务列表”中的每个条目分配截止日期和优先级(1-4)。
  2. 使用一种技术为任务分配优先级。 尽管有很多技术,但我还是选择了斯蒂芬·科维(Stephen Covey)的《舞会森林管理矩阵》,该矩阵在他的著作《高效人的七个习惯》中有名。
    舞会森林管理矩阵表示为带有四个象限的框,用于区分重要性和紧迫性。重要性是指有助于实现目标的任务。紧急是指需要立即注意的任务。

      紧急 不紧急
    重要 象限1:
    紧急& Important
    象限2:
    不紧急& Important
    不重要 象限3:
    紧急& Not Important
    象限4:
    不紧急& Not Important

    注意,四象限矩阵框由两行和两列组成,将用于分配任务的值。第一行中的两个象限与被视为“重要”的任务相关联,也称为高价值任务。第二行中的两个象限与被认为“不重要”的任务相关联,也称为低价值任务。
    第一列中的两个象限与被视为“紧急”的任务相关联。第二列中的两个象限被认为“不紧急”。
    换句话说:
    • 象限1代表 优先级1 任务 紧急而重要的这些任务需要立即关注,例如紧迫的重要期限。例如紧急事件,上级或客户的要求,现在应完成的计划任务,会议,约会和消防。
    • 象限2代表 优先级2 任务 那不是紧急的,但很重要。这些任务很重要,但不需要长期关注,例如长期发展和制定战略。这些是您计划执行的任务,例如计划,设计,测试,培训和建立关系。
    • 象限3代表 优先3个任务 紧急但不重要的事情,例如高度紧迫的分心。 Covey建议尽量减少或消除这些任务,因为它们对您的高价值成就没有帮助。这些任务可能是委派任务的候选人。例如,来自他人的琐碎要求,明显的紧急情况,临时的打扰和干扰,毫无意义的活动和会议以及老板的异想天开。这个象限中的任务也可以由一个人的自我驱动。
    • 象限4代表 优先4个任务 不紧急也不重要。这些浪费舞会森林的任务几乎没有价值,甚至没有价值,应予以消除,例如计算机游戏,网上冲浪,八卦,社交,白日梦,涂鸦,长舞会森林休息,阅读无关紧要的材料和过分修饰。
  3. 在一天的开始或晚上创建一个每日任务清单。 如果有优先级为1的任务,则这些任务应显示在“每日任务列表”中。如果有足够的舞会森林来执行优先级2的任务,则应该在“每日任务列表”中包括选定的优先级2的任务。
  4. 确定您每天应该执行的前三项优先任务。 这些任务可以从“主任务列表”中指定为优先任务1或2。可视地显示三个优先任务,以鼓励您专注于它们。

  5. 广告

  6. 花大部分舞会森林-从一天的早开始-处理优先级1和2的任务; 这些都是高价值的任务,对于定义您对组织的贡献和价值以及您的整个职业生涯至关重要。
  7. 抵制允许低价值(优先级3和4)任务占用大量舞会森林。最小化,消除或委托优先级3的任务。消除优先4项任务;但是,在放松时,可能会愉快地从事这些任务。
  8. 在您的日常日历上保留一些舞会森林来完成不开会的工作 例如您需要为今天参加的会议做准备的舞会森林,打出和打回电话,服务电子邮件以及完成今天待办事项列表中列出的其他任务所需的舞会森林。预留的舞会森林还可能包括全天可能发生的计划外但重要或紧急项目的应急准备。
  9. 预计会受到干扰 但要做好专业管理的准备。
  10. 寻找一个度假胜地。 如果您在尝试着重于完成任务时无法或不愿意中断打扰,请找个地方放开至少30-60分钟的舞会森林。这是您的生产力达到最佳状态的时候。
  11. 在开始新任务之前,请先问问自己这是否是您舞会森林的最佳选择。请记住,您的舞会森林有限,但几乎无数任务在争夺您的注意力。
  12. 管理电话。 安排返回电话的舞会森林。通话时,保持手头的话题,避免切线。考虑在您的注意力特别重要的时期使手机静音。
  13. 减少多任务-通常会导致生产力下降。尽最大努力在开始另一个任务之前完成一个任务,或者在切换到另一个任务之前尽可能长舞会森林地停留在同一任务上。
  14. 掌握您的一天 您在哪里度过舞会森林和舞会森林。拒绝让他人控制您一天中的某些舞会森林。
  15. 避免或限制使用社交媒体工具 (例如Facebook®和Twitter®),除非您使用这些工具实时运行。
  16. I花几分钟回顾一下您每天如何度过舞会森林,并确定浪费舞会森林的舞会森林; 在每天结束时或第二天做第一件事。然后考虑如何更好地处理这些时刻。将这些课程应用于第二天的计划和管理。
  17. 学会接受“足够好”。 当您执行某项任务时,有时任务已足够完成以满足其需求,因此继续进行任务以使其达到完美状态并不能为您的额外舞会森林和精力投资带来足够的回报。
  18. 减少您参加的会议数量。 仅考虑参加会透露您需要的信息或您掌握其他人需要的信息的会议。在后一种情况下,请考虑将该信息提供给正在参加而不是亲自参加会议的会议负责人或同事。
  19. 创建,分发和执行会议规则 因此它们有效运行。
  20. 将每天检查电子邮件的次数限制为3-5次。 例如,您可以决定在一天中的早,午饭后和一天结束时检查电子邮件。如果您的舞会森林允许,您可以选择检查电子邮件的上午和下午。电子邮件是最大的舞会森林管理干扰因素之一。
  21. 关闭在收到电子邮件时通知您的警报。 如果您不动心,您将不太可能窥视。
  22. 电子邮件尽量简短 是否发送或回复。
  23. 将较大的任务分解为较小的任务。 较小的任务将更容易安排,并且由于任务是单独完成的,您会获得成就感。
  24. 学会说“不。但这要负责任地做,并因公平竞争而赢得声誉。
  25. 不要拖延执行高价值的任务。 拖延可能会在您的整个职业生涯以及一生中造成巨大的错失机会。
  26. 每天保留一些“我的舞会森林”。 利用这段安静的舞会森林放松身心,保持精力充沛。即使是短短5分钟的舞会森林,也可以帮助您收集思想并振兴自己。
  27. 知道如何以及在哪里度过舞会森林 因此您可以做出更好的舞会森林管理选择。记录您整整一周的舞会森林。以30分钟为间隔跟踪您的活动。在本周末结束时,请寻找课程。
  28. 午睡。 如果有帮助,找10-15分钟左右的舞会森林在午间到午后小睡。精力充沛将帮助您的下午更加富有成效和愉快。
  29. 征求舞会森林管理导师。 找到一个您认为在舞会森林管理方面擅长并愿意在此方面指导您的人。

舞会森林管理不是要忙。这是有效的。知道每天如何安排最重要的工作的优先级并完成工作,可能是纯职业和勉强维持生计之间的区别。良好的舞会森林管理并不需要付出过多的努力,但确实需要认真的纪律。有效的舞会森林管理可以对您的余生产生重大而积极的影响。

尼尔·惠顿

杰出贡献者尼尔(Neal)是领导力,项目管理和个人领域的热门演讲者,培训师,顾问,导师和畅销书作家。 发展。他为专业杂志撰写了150多篇文章,为PM Network杂志撰写了80多篇文章,并且是七本书的作者。 Neal拥有40多年的一线项目管理经验,已经开发并指导了数百个讲习班,网络研讨会和移动学习课程;并向来自数百家公司,机构,公共组织和专业会议的数十万人展示。

电子邮件:  [email protected]
网站:  http://www.nealwhittengroup.com

 

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