2018年11月12日,星期一14:03

与利益相关者互动的3个技巧

撰写者

业务分析师面临的最常见挑战之一是使利益相关者参与各种启发活动。

利益相关者的有效参与主要基于人的意识,清晰性和抵抗变化的因素。本文探讨了引发会议准备阶段缺乏参与和补救措施的常见原因。注意,在进行启发时,此处讨论的某些主题也可能适用。

参与使利益相关者能够激发思考,感受和回应的动机,从而将其与准备会议的目的和目的进行深入联系,以进行启发。让我们研究一些导致利益相关者无法成为项目合作伙伴的常见原因。这些原因使业务分析师很难在没有太多延迟的情况下收集初步信息,并要求利益相关者在进行启发会议之前进行一些初步分析。这种准备活动对于从启发会议中获得最佳结果是必要的。

  • 抵抗变化
变更的技术和社会变量可以被视为同一枚硬币的两个方面。前者是指执行工作的方式进行更改,后者是指这种更改正在更改组织中已建立的关系的方式。社会变量决定了相关利益相关者对它的接受程度。
当团队不清楚变更对工作的影响,不清楚变更的必要性以及不参与导致变更的决策时,团队通常会抵制变更。持续的参与和信息共享对于使团队保持不同主题至关重要。
  • 缺乏对变化的认识

可以提出一项更改,以提供简化和更快的客户体验,以实现运营效率,解决投诉或法规,增加市场份额等。此更改可能会导致业务流程,IT系统或这两者的修订。这通常意味着此更改将影响某些利益相关者的“一切照旧”。如果受影响的利益相关者不知道此更改的内容,原因,时间和方式,则他们更有可能将正在进行的工作优先于业务分析师要求的任何准备任务或工作。因此,不断重申业务价值对于提供清晰度和透明度至关重要。


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  • 角色和责任不明确

明确定义单个团队成员的角色和职责以及少数团队成员之间的共同责任可以提高责任感,并可以更快地解决障碍和决策。不解决这个问题会导致混乱,沮丧,并可能在共享项目上花费重复的精力。

现在,让我们尝试了解几种可能的解决方案来吸引利益相关者。

  • 应对变化

如前一部分所述,必须解决变更的技术和社会变量,以减少对变更的抵制。解决此问题的主要责任将由相关业务部门负责。业务分析师可以为发起人提供支持,以确保有关变更的信息以及支持措施已正确传达给受影响的利益相关者。当利益相关者知道变更,变更的需求,知道谁可以帮助他们回答问题,如何提出自己的担忧以及如何记录问题时,他们就会更好地了解变更,甚至可能有助于使其更加有效和高效。保持简单,轻松和易上手是关键概念。例如,与其发送多封电子邮件和关于变更的各个方面的过多会议,不如转向一些特定且有限的论坛,这是值得的。

  • 提供有关变更的可见性

变更可能意味着新的工作方式,新的团队结构,新的流程,新的程序,新的工具,新的技术等等。部门或公司的新战略,愿景和使命可能会推动变革。如果利益相关者知道此变更对单位或公司的影响范围,优先级和影响,则他们将处于更好和更明智的位置,以将其优先于其他BAU活动。他们不会将与变更相关的工作请求视为负担,并且会受到激励&善于实现既定目标。

  • 明确角色和责任

重要的是,利益相关者必须意识到自己的角色和责任以支持变革,包括要求他们主动或被动参与的程度。 RACI(负责–负责–咨询–知情)矩阵是记录和与团队共享的好方法。角色和职责不清晰会导致兴趣减少,并给任务分配错误的优先级。

总而言之,清晰的沟通是使利益相关者参与各种活动(包括实施变更)并使每个人走上正确道路的关键。业务分析师支持营造一个协作和安全的环境,使团队得以蓬勃发展并朝着共同目标努力。

 阿迪蒂·沙玛(Aditi Sharma)

阿迪蒂·沙玛(Aditi Sharma) , CBAP 和 PMP, 在业务分析和项目管理方面拥有超过10年的经验。她在与金融服务不同地区的利益相关者合作方面拥有丰富的经验,主要在印度的人寿保险领域工作。 目前,她在澳大利亚悉尼工作,是最大的全球一般保险公司。

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