2018年6月28日星期四09:12

5项目沟通错误。

撰写者

业务分析师可能会在项目的细节中迷失方向,以至于我们忘记告诉受影响最大的人。

或者,我们尝试告诉他们,但他们不太了解。或者,我们只是与高级利益相关者交谈,而忽略其余部分。 

这是通讯出错的五种方法。

1. 像对待奢侈品一样对待通讯

如果确实是在招聘人员上进行了投资,则变更经理或大型计划的专门沟通人员通常是最先被裁员的。这里的逻辑是,进行良好的沟通操作是交付活动的第二要务,在一个令人难忘的案例中,我听说客户将“步行人数”称为“行走人数”,这意味着他们的工作日已被编号。
但是,正如许多团队很快发现的那样,在项目中几乎没有属于沟通官员权限的项目:显而易见的工作(例如使最终用户了解项目的进度和可能的影响),但也很重要,但更细微的工作(例如管理)不同类型的利益相关者,在消息传递中达成一致,获得支持和支持。没有这些,大多数BAs经理很快就会发现自己下沉了,不得不将大量时间投入到这项工作中—从而使他们脱离了“交付”。 

2. 无法有效管理棘手的客户

每个承包商,顾问或内部广管局都知道,利益相关者可能是一个困难的人群。个性各不相同,与资历无关:一个人喜欢细节和每周更新,一个人只是想成为头条新闻,每个季度都需要指导。另一个拒绝阅读电子邮件,但声称没有被告知;其他人则在争夺政治优势,而牺牲了所有其他议程。
处理这些情况的无效策略包括忽略差异,试图顺应每个人或亲自处理该情况,而不是将其视为沟通挑战。通过这种视角,可以减轻人际间的所有摩擦,并可以管理每个利益相关者。实际上,唯一的失败是放弃并停止尝试新的方法。


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3. 创建信息真空,允许八卦 

许多项目变成了自己的世界,常常会看到众多利益相关者,这些利益相关者最终将受到事后想法的影响。好吧,人们的闲聊和信息的缺乏将通过八卦解决。在不知不觉中,利益相关者会相信您的项目有邪恶的目标,或者甚至更糟的是,您将使组织的所有问题都消失。
清晰的沟通是管理此问题的唯一方法,理想情况下,是由客户利益相关者提出的,与受影响的群体保持良好关系。 

4. Being boring

我们去上班,并且无论出于什么原因,我们都认为其他所有人突然都想被他们的头脑所打扰。因此,我们用疲惫的行话来填充电子邮件,或者对同事进行冗长的PowerPoint演示,或者装满热情,希望我们的项目团队会感到有动力。但是,我们在办公室的大脑与在办公室之外的大脑是一样的:相同的注意力跨度,相同的兴趣,相同的智力。如果不使用这个事实,并以与我们在办公室外的习惯相似的方式进行交流,这是一个错误,一定会导致您的消息丢失或被忽略。
业务分析师尤为重要。有时候,我们对利益相关者既愚蠢又无礼,或者试图注入“趣味”,使旁观者麻木。最好的方法往往是传递简单的消息,理想情况下不超过一两个幻灯片。有了这么多免费的第三方工具,我们许多人还可以考虑使用格式良好的html电子邮件,信息图表,视频演示;但是很少有这种媒体能够取代扎实而有影响力的演讲的力量。 

5. Being slow

许多确实有专门的变更人员负责沟通的项目都花了很长时间来制定策略,从而确定在哪些时间与哪些人进行沟通。从原则上讲,这是有用的,但通常使他们受困于必须从不可用的利益相关者或过于雄心勃勃且代价高昂的策略(最终从未实施或在最后一刻匆忙完成)中批准计划(或个人沟通)。从本质上讲,通信具有新闻价值-新闻必须在仍是新新闻的情况下传递。
各种规模项目的业务分析人员都需要针对这些问题的修复程序,以使他们能够将更多精力放在项目的日常运行上。如果您想探索解决这些问题的方法并管理您的通讯,从而有更多时间进行更高价值的项目活动,请随时与本文作者联系。

马修·庞特尼

马修·戴维·庞特尼(Matthew David Pountney)拥有超过六年的经验,致力于为全球组织进行大规模的技术和业务变更,转型和参与。他拥有从快速消费品包装和游戏到电信和制药行业的客户的学士学位和项目经理的背景,致力于持续改进和交付高影响力的解决方案。来自新闻业的背景,所有这些项目的共同点之一就是沟通方面的挑战,他希望与该行业的同仁分享经验。

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