2017年8月24日星期四08:14

6个浪费时间与6个节省时间

撰写者

时间管理的概念不是一个新概念,但该术语会误解一个人的能力。

时间不能被“管理”,时间是无法控制的,我们只能管理自己和时间的使用。时间管理实际上是自我管理!

重要的是要知道我们的个人管理的哪些方面需要改进,以便时间管理流程能够正常工作。确定浪费时间的人将确保您不会在不必要的活动上浪费时间。考虑以下一些浪费时间的人:

  1. 移动电话: 您一天要拿多少部手机来回应消息或查看社交媒体?请勿将手机放在桌子上,将其放在抽屉或书包中,仅检查休息时间。
  2. 通过电话,消息或个人访客打扰:评估每个中断(如果不是紧急且不重要);询问是否可以稍后讨论。如果使用即时消息系统,请将自己标记为“忙”或“请勿打扰”,以便向用户提供有关您当前状态的指示。这可能不是万无一失的证据,因为有些人可能会忽略这一点。如果您正确使用这些状态更新,并且未将其不断标记为“请勿打扰”,大多数人将尊重这些状态更新。
  3. Procrastination 和 indecision:避免决策是最常见的时间浪费者之一。停止拖延,采取行动。为您的计划添加更多时间以处理犹豫不决,并在人们的日记中放置时间,让他们讨论决定并提供批准。确保为任何基于项目的工作维护RAID日志,并且浪费时间会导致犹豫不决。
  4. 目标和重点不明确:这是我们浪费大部分时间作为业务分析师的地方。这会导致时间花费在次要事物上,而不是花费在重要的重要事物上。当要求您完成一项任务时,请确保您对期望的结果和到期日有明确的指导方针和目标,以便计划优先级。
  5. Stress 和 fatigue:睡眠不足和担心个人事务会降低生产率。大多数成年人每晚需要6-8个小时的睡眠时间。确保您的工作/个人生活平衡良好。
  6. 服务台管理和人为分散:您花费多少时间在办公桌或计算机上寻找东西?最有效率的人使用清晰的办公桌和井井有条的文件。

广告

幸运的是,有一些策略可以更好地自我管理,以便能够掌控一切并减轻压力。

  1. 写待办事项清单: 创建一个每周工作量清单,列出可完成的任务,您可以在完成任务后将其选中,并加以介绍。不要写项目标题或太高的任务,以至于您在工作周内实际上无法完成。在日记中为任务分配一个特定的时间限制,不要超过此时间。有时,我们需要学会停止做某事并继续前进,如果我们花太多时间在活动上进行思考,那最终可能会浪费时间。
  2. 优先事项: 您处理的大多数紧急项目都是其他人的优先事项。确保您确定预期的完成日期,并阐明重要任务和紧急任务之间的区别。然后,您可以使用简单的字母标识优先级:
    1. 必须做
    2. 应该做
    3. 能做
  3. 规划: 不要让自己从计划中分心,首先要处理优先事项。想一想您一天中什么时候最活跃/警报,并在此时间范围内完成必须做的任务。安排会议以避免因计划外访问或快速提问而浪费时间。然后计划会议以充分利用它。这个简单的每日计划程序可以帮助您计划好自己的一天,以充分利用自己的一天。旨在完成“必须做的事情”,如果您达到了“应该做”和“可以做”的标准,这将是一项奖励。
    简单的每日计划
     里德08242017a
  4. 目标: 借助您的每周待办事项清单和优先事项,设定每日目标,这样您就可以知道早晨要实现的目标并做到具体。了解何时对任务说不,并授权给他人。
  5. 电邮: 我们将大部分工作时间用于处理电子邮件,大多数电子邮件的优先级较低或不相关。考虑减少发送电子邮件的数量,并要求不要参与与您无关的电子邮件。通过先按发件人然后按收件人对电子邮件进行排序来优先处理传入电子邮件,然后首先阅读直接发送给您的电子邮件,然后阅读抄送的电子邮件。删除新的电子邮件通知,以避免在执行其他任务时分散注意力,并在一天中分配的时段内处理电子邮件。
  6. 会议: 您在离开的地方参加了多少次会议,感觉“那是在浪费时间!”请保持简短的会议状态,并在会议之前提供议程和所需的信息。为议程项目设置时间限制,以避免冗长的讨论并首先处理重要项目。尝试一次站立会议,因为这样往往会花费更少的时间,并且可以更快地做出决定。如果您被邀请参加会议,参加会议是否至关重要?您可以委托他人吗?

您需要认识到您不能做所有事情!简单地做更多重要的事情,让琐碎的事情落空。在速度上追求重要性,在数量上追求质量。多任务处理是不可能的!它不仅降低了效率,而且还损害了内存。

不要分散您的计划!有效性的关键是完成计划程序中安排的工作。这涉及承诺和自律。

 吉莉安·里德(Gillian Reid)

我目前在苏格兰格拉斯哥的特许公认会计师公会担任业务分析师。我在教育领域的5年经验是为学生提供解决方案,使他们可以在线学习并摆脱传统的纸质考试。 我目前在苏格兰格拉斯哥的特许公认会计师公会担任业务分析师。我在教育领域的5年经验是为学生提供解决方案,使他们可以在线学习并摆脱传统的纸质考试。 

//www.linkedin.com/in/gillianreidglasgow/

©BA Times.com 2020

麦格雷戈徽标白色网站