2016年7月19日星期二09:15

战略重点:制定共同语言和交流计划的8个想法

撰写者

在拜访一家大型公用事业公司的企业分析总监时,我们开始讨论他们的主要挑战。

他们有很多,但我们磨练的是需要一种通用语言和一项沟通计划,以改善利益相关者之间的沟通。

对于大多数组织而言,这是一个挑战。

那么,如何创建通用语言和沟通计划来使您的工作更轻松?

以下是为您的倡议创建通用语言和交流计划的8个想法。

1.沟通图或计划

作为流程的一部分,您需要尽早从内部和外部角度讨论交流。无论您要传递什么消息,都必须保持一致。在当今按钮信息和通信传播的世界中,没有不一致的消息传递的余地。我们再也不必编写复杂的通信计划了。如今,通讯地图必须在一个地方以单一视图包含消息和所有通讯渠道。

2.单词和术语的明确定义

这是我所做的每项工作所要完成的工作,而且并不总是那么容易。在我的一项培训计划“收集和记录业务需求”中,我让参与者建立了一个决策网格,以便在一天结束时去一家餐馆吃晚餐。每个团队必须选择三个地方,确定他们的标准,并应用评级系统(由我提供)进行决策并达成共识。参与者认为,这在开始时就很容易做到,但是当他们在整个过程中工作时,发现并不总是那么容易。为什么?缺乏通用语言。

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通常,选择的标准变成了诸如餐厅必须关闭,交通便利,美食,良好服务,有品格等词语。我总是必须请参与者定义他们的词语。例如,可访问性可能意味着:a)餐厅位于街道的右侧,因此没有人需要左转弯进入交通区; b)您可以在街道上停车然后下车并步行或c)坐轮椅的人可以轻松前往餐厅和所有设施。一个具有不同解释的单词需要您创建一种通用语言。

3.它会以一种或多种方式发生

无论您从事什么工作,交流都将以一种或另一种方式发生。因此,您需要提出一种方法,使您能够领先于沟通曲线。我一位非常成功的业务伙伴上周告诉我,要超越沟通曲线,您需要“无处不在”。从他们的角度来看,您需要制定一个社交媒体计划,在您的业务环境的内部和外部,对消息和单词进行清晰的定义,确定的时间和一致的位置。要记住的是,无论如何交流还是会发生的。人们会说话。因此,您需要确保在那里到处传递消息。

4.给人们他们想要的东西

有趣的是,管理层认为激励人们的想法和员工所说的很少是同一回事。管理层倾向于认为工资和工作安全对人们来说是最重要的因素,但是许多员工更喜欢包容,参与和对工作的重视。这种情绪可能会有所不同,具体取决于正在审查的工作一代,但总的来说,人们希望交流。他们希望您与他们进行对话,而不仅仅是告诉他们正在进行的事情和做什么。由于缺乏沟通,人们会发明自己的想法。作为专业人员,请务必带头,并确保为人们提供正确数量和正确水平的沟通。

5.关注观众

如今,了解您的受众尤为重要,尤其要考虑到所有可能的沟通渠道和可用媒体,以及每个目标受众和子受众群体的特定需求。为避免猜测,您需要创建一个以受众为导向的有效交流程序。您需要返回到利益相关者分析,并重新考虑利益,目标,动机,影响和影响。这将允许您设计一个内部和外部与您的受众连接的交流平台。您的通用语言和沟通地图应区分内部和外部利益相关者,并与利益相关者建立联系。不过,重点是要确保您满足听众的需求。

6.知道你需要什么

除非您知道要实现的目标,否则没有通用语言和沟通计划的目的。是高层的还是您要与负责工作本身的人进行沟通?负责的人就是行动者,他们把事情做好。负责任的人是责任的终结。这些是具有不同信息和交流需求的不同受众。另一个不同之处是,您将需要与某些人进行协商,而仅使其他人知道。确保您清楚谁是谁。

7.要考虑的核心项目

在查看沟通计划和制定沟通地图时,需要考虑很多因素。确定并找到与受众交流的最佳方式将是成功实施计划的关键。沟通分析和计划过程与您作为业务分析师或项目经理所做的整体工作相似,您仍然需要考虑利益相关者的需求。您还需要找到合适的工具来传达总体目标和目的,计划的特征,收益和价值,并找到解决利益相关者问题的方法。

8.遵循结构

通用语言和沟通计划遵循一个结构。从尽早定义语言开始。您可能需要一些人来帮助您。您可以尽早开始为不同的利益相关者群体填写交流计划。确保定期或每月两次(定期会议的一部分)定期检查您的沟通计划。但是,请确保在六个月后重新评估它,并将其作为您汲取的经验教训进行审查的一部分。事实是创建一种通用语言,并且一种沟通方式已成为一种实时文档,您需要对其进行审阅并保持最新状态,以确保您在业务组织中进行适当的沟通。它需要保持生命。

最后的想法

作为参考,本博客改编自SET SET for Success以及有关通信计划和地图的章节。在沟通方面,我们每个人在工作和业务中都需要通用的语言和沟通计划。这是难题的最后一部分,并且是从头到尾的分析,计划和实施周期的一部分。更重要的是,它是实施和过渡过程的一部分,可确保您的计划得到成功实施。如果您想要我的通讯模板的副本,请告诉我。我会发给你。

记得,

尽力而为

投资他人的成功,以及

记下您的旅程。

理查德

理查德·兰农

理查德(Richard)带领观众走上一段强大的旅程,与人们互动,弥合差距并建立业务头脑,以为组织制定更好的决策和解决方案。理查德(Richard)是一位屡获殊荣的演讲者,国际出版物撰稿人,业务作家和广播人物,他研究,撰写和演讲如何通过战略规划和领导力发展为全球的业务分析师,项目经理,企业家和专业人士构建,吸引人和改变业务。除了跨行业的经验外,他还具有厚脸皮和有趣的个性。理查德讲话时,准备接受教育。理查德(Richard)运用无废话的方法,故事和示例,引导您获得新的视野,共同的方向以及为您的业务成功制定的行动路线图。 

理查德·兰农(Richard Lannon)可以通过他的 网站 , 电子邮件, 推特, 要么 领英 

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