2020年11月18日星期三09:00

BA生产力提示:管理那些IFRA

撰写者

作为业务分析师,通常感觉就像我们一生都在花时间去打板。我们通常必须在非常紧迫的时限内平衡所有任务,会议和其他利益相关者的互动。

仅仅发现一项关键任务就无意间忽略了它是很容易的,这时旋转的盘子就会崩溃。对我们来说不幸的是,解决这个问题并不像更换一块破损的盘子那样简单-缺少关键要求或使关键利益相关者烦恼可能会持续数月或数年。

随着事业的发展,重要的是我们必须善于管理工作量。这里有很多方法,我个人是David Allen的“ Getting Things Done”方法的粉丝。我十年前第一次阅读David的书,而今天我仍在使用它的核心元素(如果您还没有读过,我强烈建议您索取一本。)但是,在本文中,我想讨论一个我采用的特定做法确实有所作为,我相信这是受“完成工作”方法启发的。

忙碌而被打扰的世界

今天令我震惊的是许多组织的一件事是:

  • 重要但并非紧迫的任务常常被忽略。仅当它们变得“紧急”时才拾取它们(到那时通常这些选项会减少)
  • 打扰和个人时间表的变更很正常

让我们先探讨其中的第二点。在过去的几个月中,我怀疑我们中的许多人都花了很多时间在家里工作,并且倾向于在开会之后再开会。鉴于通过物理会议,我们需要及时安排旅行,吃午餐等活动,而虚拟世界给我们带来了真正的背靠背会议的幻觉。

当然,事实并非如此。一些关键的利益相关者被耽搁了,所以即时消息到达:“对不起,我们需要将会议延迟20分钟。”这意味着我们有20分钟的意外生产时间,但这给我们带来了挑战:我们该怎么办?

因此,让我向您提出这个问题:如果该即时消息落在您的设备上,您将怎么办?

这是一个棘手的问题,不是吗。像20分钟这样的时间片足以执行某项操作,但又不足以执行大量操作。常见的回答是“我会看电子邮件”。这是可以理解的,但是花20分钟盯着无人回复的电子邮件却很容易,而实际上并没有完成任何“处理”。也许您最终会阅读一些内容,弄清楚它们太复杂了……所以您稍后再回到它们并重新开始。

或者,也许您查看自己的待办事项列表-但一切都太大了,因此您回到电子邮件框中,情况再次发生。或者,也许您只是喝茶,喝咖啡或放松一下(坦率地说,这可能是所有选择中最好的!)


广告

引入IFRA

我开始的一种做法是编制IFRA列表。 IFRA代表“如果资源允许”。它是一小部分重要但并非紧急工作的清单。这可能包括“工作”以及个人工作。如果我今天在IFRA清单上查看,我将:

  • 即将发布的博客文章的头脑风暴标题
  • 向利益相关者发送特定的电子邮件查询(这是一个简单的查询,但是措辞需要一些思考)
  • 致电我的保险公司以获取续保费用(电话号码&保单号写在上面,所以我不必查那个)
  • 站起来伸展(坦白说,我需要提醒我很多,我的后背会为此感谢我的)
  • 写下会议的个人笔记
  • 查看我的专业发展日志并计划下一步的工作
  • 等等…。

现在,关于IFRA列表的事情是,无意实际完成它。有点像“积压”;所有事情都需要完成,而今天就不需要完成。但是,如果出现20分钟的空档,我已经决定了如何使用它。我会从列表中选择排名靠前的一个,然后执行此操作。而且,当然,如果其中一些事情没有完成,那么他们最终将进入主要工作清单。

我发现这种做法有助于避免“前列腺瘫痪”。您知道这种感觉,有太多事情要做,什么也没做。当我感到“被创造性地阻止”时,我也发现它很有用。您知道当您从事详细且费力的工作时,会经过3个小时的时间,但是突然之间一切都变得停滞了吗?我喝了一杯咖啡(嗯,在我的情况下是茶……),快速做IFRA,然后再回到上面。我发现刻意的上下文切换让我耳目一新。

希望您发现这些想法很有趣。我很想听听最适合您的方法。在社交媒体上给我留言,让我们讨论一下!

阿德里安·里德(Adrian Reed)

阿德里安·里德(Adrian Reed)是分析行业的忠实拥护者。在日常工作中,他担任Blackmetric Business Solutions的首席顾问和总监,为不同行业的众多客户提供业务分析咨询和培训解决方案。他是IIBA®英国分会的前任主席,并且他在有关业务分析和业务变更的主题上发表国际演讲。阿德里安(Adrian)于2016年撰写了《成为大问题解决者…现在》一书,并于2018年撰写了《商业分析师》(Business Analyst)

您可以在以下位置阅读Adrian的博客 http://www.adrianreed.co.uk 和 follow him on Twitter at http://twitter.com/UKAdrianReed

©BA Times.com 2020

麦格雷戈徽标白色网站