2017年7月6日星期四08:03

更好,不会更大!

撰写者

在同一个组织中担任IT分析师20多年后,对我来说显而易见的是,每年我们的项目负担越来越大。

就在您以为有人要停止疯狂的时候,每个新的一年我们最终都超过了前一年的项目负荷。不仅仅是出现在现场的闪亮新举措。当上一年的一些项目溢出时,就会产生累积效应,从而产生很好的重叠效应。意外的体系结构更改暂停了项目进度并影响了截止日期。最终结果是大量的项目堆积如山,这些项目过度消耗了资源并使许多人沮丧。

年复一年,就像土拨鼠日,我们重温了同样的恶性循环。尽管确实进行了战略规划,但战略项目的选择却是基于此而获得高层管理者最多的选票的。在启动项目之前,大多数时间IT资源都看不到项目需求。

此外,战略项目不包括系统或应用程序升级,而这些升级消耗了大量IT资源。

我的麻烦是,我知道有更好的方法来管理项目容量负荷,从而避免无情的混乱。实现更多目标的方法就是不要增加更多!在过去五年里学习了业务分析的任务和技术之后,我知道存在一些抵消和避免我们面临的各种问题的方法和要素。

想象一下,上述组织选择聘请业务分析师来帮助解决项目混乱的问题。凭借业务分析师可以提供的技能和纪律,该公司本可以将其混乱的项目生命周期转变为运转良好的机器。通过改造其项目流程,该公司应该能够更好地专注于提供最大价值的优先战略计划,而不是将自己分散在大量项目中。实际上,通过适当的容量规划,他们可能具有更大的能力或敏捷度来应对机会,例如比竞争对手更快地提供新产品或服务。此外,他们甚至可以打开一个新窗口,以对其操作功能进行流程改进。

您可能想知道这种惊人的转变将如何发生。该业务分析师将使用哪些特定的任务和技术来实现该公司的巨大变化?我认为,最戏剧性的变化将来自启动和计划阶段的开始。


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在启动阶段,我们有才华的BA可以采用预测性方法,并使用以下技术来最大程度地减少不确定性并减轻“意外”架构的变化,并更好地确定所需的资源:

  • 商业案例 –应该用来概述进行该项目的理由,以及它将提供的价值。商业案例说明了问题或机会实现后将带来的价值。在设置时间表之前,业务案例还将概述约束条件(即,需要安装安全设备,升级服务器等)!
  • 企业分析 –这样可以将环境的当前状态与期望的未来状态进行比较,从而说明差距。
  • 需求分析 –这将概述解决方案设计的特定需求和特定技术。此过程还将发现所需的任何非功能性需求,然后最终发现所提出的解决方案是否满足需求。为了提供适当的容量计划的好处,请在项目的分析和设计阶段而不是在启动阶段捕获此信息!
  • 功能分解 –如果将项目范围分解成较小的部分进行分析,则可以大大减少项目资源和时间表的不确定性。
  • 估算值 –通过分析需求,可以更好地估算项目的工作量和所需资源。
  • 优先次序 –通过确定每个项目的价值(或ROI),复杂性和风险,我们可以为每个项目分配自定义等级。该排名应指导公司确定按适当顺序进行的项目。
  • 利益相关者分析 –通过概述可能受解决方案或解决方案实施影响的人员,这将指导资源容量规划。
  • 待办事项的优先顺序和管理 –通过定期检查整个待办事项列表,以确定优先级或需求是否已发生变化,对于使公司专注于为他们带来最大价值的项目至关重要。

我敢肯定,有一个最终工具会彻底改变公司的目标和战略制定和优先次序:“业务模型画布”。

表A- BABOK V3 –商业模式画布

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表B-BABOK V3 –业务模型画布定义

“业务模型画布可以用作有关战略和计划的诊断和计划工具。作为诊断工具,画布的各种元素用作了解当前业务状态的镜头,尤其是在组织当前在各个领域投资的相对能量,时间和资源方面。作为一种计划和监视工具,画布可以用作理解团体和计划之间的相互依存关系和优先级的指南和框架。

业务模型画布允许将程序,项目和其他计划(例如,招聘或人才保留)映射到企业战略。以这种身份,可以使用业务模型画布查看企业投资的位置,特定计划的位置以及任何相关计划。

可以使用业务模型画布来演示各个部门和工作组的工作在哪里适合并在线进行,以符合企业的整体战略。”

  • IIBA BABOK版本3.0

最后,在对繁重的工作负担了多年的挫折之后,我终于发现我不适合这种工作方式。对我来说幸运的是,最近我能够找到领导新成立的业务分析部门的完美新工作!能够指导他人使用业务分析实践提供的技术和框架就像把它推到彩虹的另一边一样!我等不及要为新组织的转型而努力!

参考书目
BABOK V3,《业务分析知识体系指南》。国际商业分析研究所。

凯伦·斯凯梅尔(Karen Schemmel)

第一贡献凯伦(Karen)在信用合作社行业拥有超过25年的经验。 她曾担任过各种IT角色,例如系统分析师,IT支持经理,IT架构师和业务分析经理。 多年来,她有很多机会可以服务于项目团队。 此外,她在系统支持领域工作了多年,这使她对IT资源的许多需求有了很好的认识。

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