2014年10月27日,星期一01:00

更好的工具2:Microsoft Word中的自动标点

撰写者

这篇文章介绍了两个工具,这些工具可以自动在Microsoft Word中对表格和项目符号列表进行格式化和标点。它是对早期版本的补充- 更好的工具:高效的表管理 其中介绍了Word工具,这些工具可将内容快速记录到表中并为条目编号。

一个主要目标是演示如何使用Office的开发语言来自动执行手动任务,并鼓励读者为自己的技能组添加创建简单,省时的宏的功能。

文章结尾提供了免费下载工具的链接。

设置场景

作为业务分析师,我经常需要准备大量文本文档,例如需求陈述,风险评估,业务案例等。内容必须简洁明了,易于读者阅读,并且准备快速,容易。

为了实现这些目标,我大量使用了表格和项目符号列表。两者都使我能够快速捕获内容,并且在滚动浏览时,经常会发现我没有正确格式化或标点内容。如果我放慢脚步,对演示文稿变得挑剔,那么我可能会失去对试图捕捉的想法和信息的关注。

我准备好了一些工具,可以帮助我更正演示文稿。我使用了Microsoft Office附带的开发工具VBA。我将描述这些工具,并提及它们涵盖的一些开发概念。

格式化表格内容

该工具将“。”所选表格单元格中每个段落末尾的字符。仅当不存在其他标点字符时才执行此操作。

这意味着您可以将很多想法放在表中,而避免了繁琐的检查每个条目并稍后添加标点的任务。您可以选择整个表格并通过一次按键来处理所有表格,并确保它不会更改您已经输入的任何内容。

同时,它会删除所选单元格末尾的空白行。这些空白行很容易意外添加,并且很难发现。如果不删除它们,可能会使行间距看起来很奇怪。

在此之前和之后的图片中,您会看到“。”已添加字符,并删除了单元格底部的空白行。现有标点符号“:”已保留。 

冷库Img1 Oct28从编码角度来看,此例程简单演示了VBA允许代码逐步遍历表中单元格范围的方式。然后逐步浏览各段 在给定的单元格中,然后通过给定段落中的字符。您可以使用相同的概念浏览文档并检查某些内容并进行必要的更改。 

该代码还显示了如何访问有关表中当前位置的信息,以及如何跳过标题行和不太可能需要标点的第一列中的内容。最后,代码显示了如何使用文本操作来更新单元格内容。

自动标点符号列表

除了频繁使用表格外,另一种有效捕获文本文档中信息的方法是使用项目符号列表。我喜欢使用项目符号列表,因为Introduction或前一个语句为列表条目设置了上下文,这意味着读者可以专注于关键消息而不会分心。

我在项目符号列表中发现的问题之一是客户期望的各种标点符号标准。有些人想要语法上正确的从句和分号,并使用“和”来使列表成为正确格式的句子(如果有点长)。其他客户喜欢“。”每个列表条目末尾的字符,只需要一个“。”最后输入末尾的字符。

这种风格上的变化给我带来了两个主要问题。首先,我倾向于尽可能快地抛弃想法,并且必须稍后正确打断。其次,我经常喜欢对条目进行重新排序,因此需要更改标点符号,尤其是当我在底部添加条目时。

我决定创建一个可根据所选样式对列表进行标点的工具,并在我选择其他样式或更改条目顺序时更正现有的标点。

使用的标点样式为:coomberImg2 Oct28

这是该工具如何使用“分号”样式添加标点符号的示例。您不必选择列表,只需将光标放在文本中的任何位置,就会自动选择整个列表。 coomberImg3 Oct28
coomberImg4 Oct28 这是更改输入顺序时工具如何纠正标点符号的示例。请注意,“和”已移至正确的位置,最后一个“。”已移至添加。

我已经构建了用于处理表内项目符号列表的工具,因此您可以使用本文开头介绍的工具来应用项目符号列表格式并填写其他标点符号。

该工具还将处理使用带编号段落的文档中的项目符号列表,这些项目具有列表的许多内部特征。

从编码的角度来看,此工具使用一些特殊的逻辑来确定项目符号列表的范围。一些可用的更优雅的方法不能处理表格单元格边界的复杂性和编号段落的存在,因此我决定在每个列表条目中进行一个相当无聊但可靠的步骤,以查找以确定列表的开始,以及向下查找列表的末尾。这种方法允许代码测试表单元格边界和格式样式的更改。

确定了定义列表边界的段落编号后,代码将简单地逐步遍历每个段落,进行更改并使用简单的文本处理方法添加所选样式所需的标点符号。 

为了简单起见,该代码首先去除了所有现有的标点符号。这似乎效率不高,但具有简单的优点,并且执行速度足够快。

如果启用了“跟踪更改”,则可能不必要地进行这些文本更改的缺点是可能创建大量更改指示。因此,我添加了逻辑,以在应用样式时暂时关闭音轨更改处理,然后再将其打开。

结论

我每天都经常使用这些工具,它们为我节省了时间,并鼓励我充分利用有效的文本输入,并允许我通过几次击键以一致,可靠的方式进行演示。

我希望所使用的编码技术也能提供一些有用的指导。

下载工具

表格工具可以下载(免费) 这里。通常,您还可以找到有关VBA的更多信息,以及有关设置工具以供使用的更多具体信息。我每天都在使用它们,但是您应该彻底对其进行测试,以确保它们对您有用。请随时调整工具以适合您自己的需求。

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马丁·库伯

马丁·库伯 是位于新西兰惠灵顿的文学士。他是一位经过认证的业务分析师专业人士,为IIBA研究小组提供辅导,并为其他BA提供指导。他的 文件生产力 该网站向BA社区提供了文档编辑工具。 可以从此处下载本文提到的工具。

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