2016年3月22日星期二07:18

更好的工具5:管理Word文档中的反馈

撰写者

SmartExtract是一种工具,可以将其他人提供的修订,评论和类似反馈提取到表格中,以便您可以查看和回复它们。

该表包含舞会森林的上下文,因此您可以解释反馈,通常无需参考源文档。

它补充了我以前的文章,这些文章描述了Word工具,这些工具可将内容快速记录到表中,自动执行项目符号列表的布局,以及用于Visio的手绘过程建模模具。最后一篇文章是“更好的工具4:Visio中用于过程建模的生产力工具”,其中提供了一组Visio工具,用于在过程模型中调整形状的大小和重新对齐。

智能提取

SmartExtract允许您总结Word文档中收到的注释和修订。它将反馈提取到一个表中,该表允许看起来非常专业的快速逐点响应。提供详细的响应是确认审阅者付出的努力的一种好方法,并且使用此工具很容易。



通过在更广泛的上下文中显示每个评论或修订,您自己对反馈的审阅可能会非常有效,从而使您可以略微浏览微小的舞会森林,并专注于重要的舞会森林。如果确实需要引用源,则可以使用快捷键将您从摘要条目直接转到文档中进行注释或舞会森林的页面。

如果有多个审阅者,则将所有舞会森林的摘要整理到一个表中是准备文档审阅会议的好方法。
如果您在自己的文档中记录占位符以留出空白并突出显示需要重做的区域,则该工具还可以用于汇总要完成工作草稿要完成的出色工作。

总结报告

下面的示例显示摘要摘录。每个舞会森林或注释均按在文档中出现的顺序显示,并编号以方便参考。

库伯1

语境

给出了舞会森林或注释的上下文,并在其中突出显示了特定的舞会森林或注释。在大多数情况下,上下文足以做出有关反馈的决策。
如果舞会森林或注释在文档的正文中,则上下文包括前面的30-40个单词。如果注释或舞会森林在表中,您将看到整个单元格的内容。

显示舞会森林或注释的页码和行号,并提供对任何表中表行的引用。如果单击此标题行并按快捷键,您将直接进入源文档中的相关页面,以检查注释或进行进一步舞会森林。
插入和删除舞会森林显示为通常在曲目舞会森林中看到的颜色,不同颜色,删除删除显示在删除线中。注释以灰色突出显示。

SmartExtract仅记录插入和删除舞会森林;格式舞会森林将被忽略。

一个大表可以由返回给您的多个反馈文档组成。上下文条目标题中有一些细微的布局规则,可让您对该列进行排序,并将所有响应合并到一个正确排序的列表中。

评论或修订

显示舞会森林或注释的文本。除了显示评论和修订,SmartExtract还包括突出显示的文本,因为一些审阅者喜欢将其用作指示空白或其他关注领域的工具。

审阅者通常会进行一些小的舞会森林,例如,纠正标点符号或舞会森林短语的时态。 SmartExtract将有关整个段落的微小舞会森林合并到单个条目中。否则,摘要表将包含许多分散注意力的低值条目。

作者

作者专栏允许查看来自多个人的修订。

行动

“操作”列允许您记录对反馈的响应。由于上下文和注释或舞会森林已经存在,因此响应不必太冗长,并且在许多情况下,可以从上面的条目中复制相同的响应,从而节省了大量时间。
灵感

我经常收到有关所产生文件的反馈。整理并响应它是一件很麻烦的事。在收到一份冗长的文档的12套反馈后,我决定编写此例程,而该文档必须为审查会议提供摘要。

对反馈进行逐点响应的能力对我而言非常重要。过去,我所做的任何答复都必须非常笼统,因为在做出响应之前需要指出每个舞会森林。这种例行程序省时省力,使我能够非常迅速地提出专业的回应。

了解Word和VBA编程

Word将舞会森林和注释存储在单独的对象中。将它们列出在表中非常简单。但是,我想要一个列表,以其自然顺序显示所有类型的所有反馈。这意味着要进行一些预处理和分类,才能以正确的顺序获得商品。我使用数组和冒泡排序来做到这一点。
我也想包括上下文。这意味着确定反馈项的位置并提取周围的段落。我必须使用字符和段落信息来理解和操纵文档和范围的位置。它还必须将源文档切换到正确的模式,以便上下文复制过程以正确的格式提取文本。

另一个并发症是微小变化的治疗。我想将这些合并为每个段落的一个条目。这意味着要预读即将发生的舞会森林,检查它们的大小并整理它们是否较小,然后从正确的位置开始恢复正常处理。

与Word编程一样,对表的特殊处理是一个额外的麻烦。

马丁·库伯

马丁·库伯 是位于新西兰惠灵顿的文学士。他是一位经过认证的业务分析师专业人士,为IIBA研究小组提供辅导,并为其他BA提供指导。他的 文件生产力 该网站向BA社区提供了文档编辑工具。 可以从此处下载本文提到的工具。

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