2020年7月1日星期三08:00

项目交付中的变更管理

撰写者

转型项目中业务分析的关键交付成果是成功实施变更。

推出“变革”实在是太遥不可及了,说起来容易做起来难。在大型组织中,与项目中的其他可交付成果堆叠在一起时,以可接受的方式推出变更以及有关变更交付的相关沟通也同样重要。过去,人们已经注意到,当组织不能按他们希望的那样成功地完成转型时,主要原因之一是有效的变更管理和变更交付不是最优先考虑的事情。

它导致Change的最终用户,对即将到来的Change感到失望。很多时候,这导致了人们对采用变更的抵制,在极少数情况下,组织不得不还原变更。搁置变更部署后,将其撤出并重新部署所需的决心和毅力超出预期。自暂停之日起,时间在流逝,优先事项和资源也是如此。

我在下面列出了业务分析师/变更分析师可以遵循的一些最佳实践,以便在变更推出和相关的沟通方面获得更成功的结果。

影响分析: 首先,进行影响分析,以查看更改的内容,更改的规模,并评估更改将对更改的组织和消费者产生的影响。影响分析的结果可以与业务需求一起记录在案,也可以基于项目交付方法进行单独管理。

作为影响分析的一部分,第一步将是进行高层审查,以确定受影响的接触点。建立接触点后,下一步就是确定影响。用简单的话来说,确定系统,流程,抵押品,组织结构或人员中正在发生什么变化?或任何其他影响,例如增加或减少的工作量。

情绪调查: 启动此评估过程的绝佳方法是确定人们如何看待即将发生的变更,调查将提供一个起点。需要注意的重要方面是,研究不得超过3个问题(理想情况下为1个问题)和一个可选的评论部分。分析结果并将其分为五个类别,即兴奋,快乐,舒适,担心,悲伤。

当最后两个类别中有一定数量的反馈时,即“担心”或“悲伤”,这将为项目团队提供合理的考虑。这些反馈意见将清楚地说明即将到来的挑战,并将为该项目定下如何克服这一挑战的基调。这种方法更具预防性,而不是侦探性。这项调查完成后,便为下一步做好了准备。

确定受影响的人口: 下一步是确定受影响的变更使用者。此练习必须在初始阶段完成,理想情况下应作为项目启动阶段的前奏,并将为将来的工作范围设定基准。但是,您可以在项目交付的生命周期中继续完善此结果。

原样分析: 定义基线后,下一步就是按原样建立准状态定义。按原样评估对于设定基调,以了解当今变化的背景和当前所进行活动的内容,并确定与未来状态相比变化的幅度,更为重要。除非明确说明,否则当我们从当前状态A转移到未来状态B时,无法确定消费者/利益相关者将会发生什么变化。


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利益相关者参与: 这是活动集中的下一个逻辑步骤。与作为变更最终用户的利益相关者/代表进行互动,以了解如何最好地无缝无中断地交付变更。努力确保这些对话与整体组织战略保持一致。项目利益相关者和代表对于认可最终用户的反馈至关重要。获得正确的利益相关者的认同是实现成功项目成果的必要条件

变革策略:目标 此步骤的目的是花费变更交付策略。该策略应呼吁1.受灾地区2.利益相关者3.发生了什么变化? 4.将如何感知推广,5.变革的推广方式,6.需要哪些提升-需要告诉谁,以及7.需要说些什么。 8.更改内容,然后9-更改交付工具。

精心制定的变更策略有助于建立下一组可交付成果和工作项目。

变更内容: 在这个空间中有两个主要的人工制品。 (a)变更沟通和(b)变更内容。交流是关于您如何向消费者说变革。它可以是一种或多种形式。变更分析师必须确定适合其项目交付时间表和预算的最佳方法。

很少有通信媒介是

  1. 电邮
  2. 短信
  3. 通知,
  4. 传单
  5. 内部/外部网站上的公告
  6. 领导团队关于即将到来的变革的视频消息

同样,对于内容,信息共享的方式也很广泛。再有一些库存标准介质

  1. 帮助文件
  2. 动画影片
  3. PowerPoint包
  4. 参考指南
  5. 常见问题
  6. 字典/程序

8.培训: 在某些情况下,对用户进行即将进行的转换/更改培训可能变得至关重要。通常有几种方法可以实现这一目标。

  1. 培训培训师:当变更的复杂性很高或受影响的人员很多时,跨地区和地域培训人员的合理方法是提高一组选定的人员的技能,然后逐步向下层叠,直到每个人都受到培训为止。
  2. 培训最终用户:当最终用户有限时,请使用此方法,但是必须为他们提供某种形式的培训,让他们可以参加,以更好地理解和参与即将到来的变革。
  3. 学习模块:如果上述方法被认为不符合目的,则可以考虑发布培训课程或学习模块。学习模块提供了提高人们技能所需的灵活性和创造力。可以将其设置为通过/不通过测试,并且可以根据更改的范围和规模将其设置为强制性或可选性培训。

总而言之,变更的推出对于成功交付项目至关重要。投资于变更管理的项目更加注重确保项目与其目标受众之间的诚意握手。与不考虑变更管理的项目相比,这些项目通常有望取得更大的成功。

 Dip Bhattacharjee

Dip是金融服务公司IT转型项目的高级业务分析师和顾问。他在成功执行变更和IT转换计划方面拥有14年以上的业务分析经验。他曾与全球的组织合作,采用过瀑布式,敏捷和混合方法,并且对运用敏捷心态在保持简单性的同时提供更好的业务价值怀有浓厚的兴趣。

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