2011年6月14日星期二10:32

商业分析师扮演促进者的角色常见的错误

由史蒂夫沼泽写

在敏捷项目中,业务分析师通过促进会议而不是单独访谈利益攸关方,可以更有效地引发业务需求。以下是BA可以遇到的一些常见问题。

会议中的问题

未能与参与者联系:这是促进者最常见的错误,通常通过审查参与者的背景并对其进行分类时,当促进者没有为会议做好准备。每个参与者都有一个不同的背景和不同的特征。促进者无法对待同一或作为普通人的参与者。

未能专注于会议内容:当在本集团对话期间正在交换太多信息时,将难以指导参与者关注讨论的关键点。促进者必须为每个点标识关键词,作为内容的摘要,以帮助可视化讨论。如果这不是这样做,那么该团队可能会受到沮丧,特别是如果讨论发生在周围,导致混乱的状态。辅导员必须识别每个点,捕获它,组织,合成并清楚地记录它。人们希望会议过程得到很好的管理,这些步骤将有助于满足这种期望。

未使用组内存: 人们只能容忍如此多的纯粹讨论,而不会倒下一些东西。如果促进者鼓励讨论和倾听而不写下任何东西,参与者可能会开始觉得这是一个非正式的讨论。辅导员必须至少每十五分钟创建或参考视觉记忆。随着会议收益,书面文件的金额将继续发展。在会议期间或之后使用任何支持材料也很重要。请记住,书面文字和图表比口语更令人难忘。

与会者的问题

会话期间的一些参与者可能会有一个小问题。但是,可能存在可能影响整个团队的个人参与者的一些严重问题。所以让我解释我遇到的内容。

蓝天: 蓝天参与者是逐步和乐观的人,他们认为他们可以完成复杂的任务。他们倾向于将他们的目标视为本集团作为寻求新信息的使命,发现新的业务方式和冒险,在任何其他团队之前没有冒险。这种类型的人想尽可能多地接受,尽可能地改变,并通过新的和先进技术完全重新设计业务。问题是,组织可能无法准备好这种剧烈的变化。这种类型的参与者的意图是好的,但协调人必须通过将问题指导给所有其他参与者来控制这个人。促进者应确定讨论中的思想是否在界限和项目范围内的预算范围内是现实的和可实现的。促进者应该涉及团队确定对话的方向而不是试图切断讨论点。

雪球: 这种类型的参与者喜欢不断为讨论添加一个项目。他们通常会说,“虽然我们这样做,让我们也这样做......”蓝天和雪球参与者的区别在于蓝天参与者将谈论一下子,而雪球参与者补充说一心一意。在会议过程中,这种技术可以在讨论点中添加很多。促进者需要认识到以这种方式确定的添加项目不是直接努力的一部分。如果讨论点在团队范围内和团队目标的一部分,则协调人应与本集团一起验证。

徘徊: 这种类型的参与者在讨论点期间喜欢蜿蜒或谈论与主题无关的事情,也不遵循正在进行的对话。流浪者享受切线和上题。他们倾向于在他们想到他们的想法之前开始说话。促进者必须在太多时间浪费和/或一旦促进者认识到讨论点与主题无关之前,必须停止漫步者。促进者应该考虑是否是题名而不是为了回到主题。这些点通常可以放在“停车场”上,以停止讨论并返回手头的点。

哲学家: 这种类型的参与者喜欢将学者注入每个讨论主题。这个人的语言技能是先进的,通常使用大的困难和往往无法辨认的词汇。更实用的参与者会发现与哲学家难以合作。促进者将需要重新上市,或总结,哲学家所说的是为了让所有参与者理解讨论点。如果讨论点中表达的想法对本组织的思想进行了实际和可行的,则需要与该组进行核实。促进者不得允许哲学家随身携带,而不会在集团内存中记录。

交往者: 这些参与者通常更加社会,倾向于寻求其他共同特征的其他参与者。他们表达的大多数想法都没有直接与主题相关联,尽管它可能会在开始讨论时似乎这一点。它们类似于Wanderer,也喜欢切线和上题。然而,随着漫步者所在的话,它们与主题不远。促进者需要倾听交往者的想法,评估它是否涉及该主题并限制该人的说话时间。协调人应该确定他们的想法是主题的一部分或与其他人有关。协调人必须比其他人更密切地监控这个人的贡献,以便让其他参与者对似乎不必要和浪费讨论的似乎不必要和时间的兴奋感到沮丧。

魔鬼的倡导者: 在表达他们的想法时,这个人总是消极的。他们倾向于说明事情永远不会有效,即无法做到的事情或者技术太复杂了。这些悲观的人可以成为另一个参与者的真正越来越小的,因为它们将被视为与团队的其他部分相比。促进者必须要求这个人对表达的想法保持开放思想,只有当他们尚未确定的否定方面时,他们应该指出这个方面。这种类型的人对整个团队的动机变得非常有害。太多的否定主义可以将会议过程转化为所有参与者的令人沮丧的经历。

追随者: 这些人喜欢遵循其他人的领导,尤其是他们自己部门的其他人。他们总是与他们的经理或集团的有影响力的人一致。它们始终与该人同意,并不愿意表达他们的个人观点。这可能是由于以前的经验与他们的经理或这种有影响力的人在会晤时。促进者需要认识到这个人不断重复别人所说的事情,并应该试图提出一个具体的问题,使他们能够表达他们对这个话题的真正感受的内容。促进者可能需要站在追随者和他/她的经理之间阻止他/她的观点。

我只列出了我对本文所经历的一些问题,我会对一些您持久的问题感兴趣 - 所以请随时留下您的意见或直接与我联系。

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史蒂夫抨击 是一家经验丰富的IT专业顾问,提供业务和技术领导,指导和愿景。他的经验领域包括业务流程改进,业务分析,商业智能,数据分析,项目和IT管理。

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