2018年6月14日,星期四10:42

你听到我听到了吗?

撰写者

想象一下,一组业务分析人员聚集在会议室中,与利益相关者讨论新功能。

会议结束后,他们对笔记进行比较,并对所收集信息的差异感到惊讶。

每个业务分析人员都有针对利益相关者的问题列表。它们都很相似:

您想通过该功能实现什么?
它将如何支持您当前的业务流程?
您多久执行一次此任务?
您是否收到其他人或文档的输入?
完成的输出如何处理?
您今天如何做到这一点?

客户回答了所有问题,并讨论了一些可行的解决方案。指派的业务分析师进行了深入的讨论,讨论了什么对利益相关者有效,什么不起作用。询问并回答了有关优先级,必须具备哪些条件以及应首先交付的内容。每个业务分析师介绍其最初的调查结果后,此过程重复了几次。利益相关者提供了大量信息。

业务问题

利益相关者描述了他们的问题并给出了具体的例子。这不是全新的信息。这可能是召开会议的原因。他们重申了业务问题和方案。他们陈述了他们需要做的以及原因。

目前的工作流程

他们详细介绍了当前的流程。他们从这段数据开始。他们查看文件和文档,并查找特定信息。关键指标被定位,计算并输入系统。生成报告,开始分析并提出建议。

频率

当被问及执行这些任务的频率时,我们发现这是他们一周的大部分时间。这是他们的主要工作职能之一,他们可能会在早上开始此过程,停下来开会或午餐,然后再继续。我们对同时进行两个项目的需求有了更多的了解。

期望

利益相关者告诉我们,当前流程令人沮丧的是什么,哪些变化可以使其变得更好。一些请求很大,而另一些则很小。他们中的任何一个都会改变他们的日常工作。有些人会让他们比其他人更快乐。

比较笔记

会议室中的每个人都听到了此信息,但会议记录中并未反映所有信息。收集的内容从每人几行到几段不等。这是为什么?可能有多种原因,包括:


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重点是针对特定问题的答案

如果您已经完成了一些初步的调查,那么您将获得利益相关者需要回答的问题列表。您可能正在听这些答案,并过滤掉其余的答案。在您提出的问题与利益相关者提出的新主题或问题之间切换并不总是那么容易。

深吸一口气,尝试暂停对话以“记下来”。您也可以请队友在讨论过程中充当抄写员,直到您变得更有经验为止。

陈述明显或容易记住

大多数人不会写下他们以前听过的声明。这似乎是浪费时间或重复工作。实际上,您需要知道什么对每个利益相关者重要,哪些问题对多个利益相关者重要。这将有助于获得优先级。

每个人都认为自己拥有美好的回忆,直到没有。事实证明,与在笔记本电脑上打字相比,写下(手写在纸上)东西对帮助您记忆更有效。当您不凝视屏幕时,保持眼神交流更加容易。

用所讲内容写出发言者的姓名缩写。当您查看笔记时,您会知道谁最热衷于某些功能。

当时似乎并不重要

听到声音时,您将永远不会知道什么是重要的。在调查的后面,当试图将利益相关者必须拥有的东西传达给开发团队成员时,它可能会提供见解或清晰说明。

似乎无法捕捉到所有所说的话,但是如果您仅写下几句话,将有助于您记忆力的增强。

谈话是关于分配给其他人的要求

这一点不太明显,而且执行此操作的人并不多。在整个会议期间,您应该记笔记,而不仅仅是在寻找答案时。

成为团队的一员意味着您应该知道队友正在做什么。在他们主持讨论时做笔记不仅会帮助您保留此信息,而且以后与他们共享笔记时也会对他们有所帮助。

玩游戏

成为一名出色的倾听者是成功担任业务分析师的最重要技能之一。能够快速准确地检索您听到的信息同样重要。写下已说过的所有内容,即使您以前从未听过,也可以让您从业务问题和用户故事上抢先一步。用利益相关者的话解释时,它更具吸引力。

考虑可以改善听力和记笔记技能的方法。尝试所有会议,而不仅仅是收集需求。看看这对您回忆重要事实的能力和工作效率有何影响。如果您希望从个人贡献者转变为团队负责人或经理,这是一项磨练无价的技能。展现领导能力是获得额外责任和晋升的第一步。

黛博拉·麦克劳克林

Debby McLaughlin,MBA,PMP,PMI-ACP,PSM-1在软件行业拥有丰富的经验。 她曾担任过各种职务,包括业务分析师,产品负责人,项目经理,发布经理,技术产品经理和替代Scrum Master。她的个人资料可在LinkedIn上找到,网址为: //www.linkedin.com/in/demclaughlin/

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