2017年12月20日星期三10:37

有效的舞会森林

撰写者

睁大你的耳朵,你会听到类似的声音,“嗯,这是一次很好的舞会森林,我得到了我想要的,以后的每个人都清楚了!” ...

或“我们花了一个小时,但我的问题仍未得到解答,没人知道下一步该怎么做。只是浪费时间!”。听起来很熟悉?您听到周围的声音还是听到自己在利益相关者舞会森林上说类似的话?是? …继续读。

首先,这些利益相关者是谁?他们为什么重要?我们为什么需要见他们?为什么这样的舞会森林如此重要,以至于我不得不写一篇关于它的文章?利益相关者或一组利益相关者对业务或项目或解决方案具有既得利益,并且可能会影响它或受其影响。他们可以承担许多角色,例如客户,中小型企业,项目经理,产品所有者和赞助商。利益相关者是业务分析领域中的重要实体,因为它们可以成为需求,决策,假设或约束的来源。

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业务分析师可能会直接或间接地与利益相关者进行交互,而每个这样的交互都非常重要,不能掉以轻心。有了一点准备和结构,业务分析师就可以从这些交互中取得很多成就,但是如果没有准备就可以很快证明是浪费时间。

以下是业务分析师可用来确保他们从利益相关者舞会森林中获得最大收益的一些技巧。

  • 利益相关者图: 仅生成项目的利益相关者列表是不够的。对于业务分析师来说,了解他们的特征,影响力和兴趣水平也很重要。事先对您的涉众进行一些调查。利用利益相关者图,这将有助于描述利益相关者与您正在使用的解决方案之间的关系。拟定利益相关者矩阵将有助于您将他们的影响力水平与他们的兴趣水平相对应。
    粉末12202017b洋葱图将帮助描述他们对正在使用的解决方案的参与程度以及它们在组织内或组织外的位置​​。粉末12202017c
  • 了解您的利益相关者: 加倍努力,以了解您的利益相关者。我记得在进行一个复杂的Intranet实施项目时,我不得不与两个非常资深的利益相关者一起工作。两者都有不同的工作风格。第一个需要非常高层的信息和建议,并会提供高层的方向,决策和要求,我有信心找出细节。第二个利益相关者恰恰相反,所有事情都必须精打细算。我很快意识到了这种差异,除其他外,我量身定制了音调,内容,幻灯片和讨论。我的方法略有调整,这对我进行了重点讨论和全面有效的舞会森林很有帮助。
  • 制备: 在大多数“互联”工作环境中,普遍使用生产力办公工具,例如电子邮件客户端,计划程序和其他工具。为利益相关者舞会森林准备方法。通常,这将从电子邮件日历邀请开始。一封写得不好的电子邮件邀请可能会被忽略,质疑或变得更糟–由于缺乏清晰度而被拒绝。考虑以下几点来传达全面的信息:
    • 提供背景并说明舞会森林的主要目的-例如“我正在与您联系,讨论如何在ePublic门户上批量购买6星级徽章。”
    • 阐明您的主要期望。详细说明利益相关者采取的行动是什么。例如。 “作为这次舞会森林的一部分,我们需要审查选项分析练习中提供的建议,并确定启用批量购买功能的最可行选项。”
    • 帮助他们了解他们的行为的任何含义。 “在最可行的选择方案上做出及时的决定将有助于在圣诞节季节开始之前为该部门启动潜在的120万美元收入来源……”
  • 预读: 如果您要在舞会森林上演示幻灯片或参考文件,最好将其附加到日历邀请中作为预读。我们希望并祈祷我们的利益相关者承担起责任并阅读材料,以便他们准备就真正重要的事情进行有价值的讨论。为此,需要一点勤奋。确保预读材料仅包含重要且相关的信息,而不包含您打算提供的整个幻灯片包或文档。为人们提供足够的时间阅读预读内容,而不是在前一天晚上发送出去,您将树立不切实际的期望。提供有关预读将要执行的操作的特定信息–是信息,是您在寻求有关期权分析的建议还是其他建议。

  • 广告

  • 舞会森林当天: 好的,希望您睡个好觉,现在该开会了。从根本上讲,要早。确保舞会森林室已准备就绪,可进行任何必要的技术设置,例如启动投影仪,挂接舞会森林服务,投影幻灯片包,放置白板等。预定场所至少30分钟。
  • 设置舞台: 在深入探讨舞会森林的细节之前,请准备好利益相关者以使他们了解他们。提醒他们关于背景和目的的原因。帮助他们了解舞会森林的某些部分只是辅助信息,还有其他需要特别关注的项目需要处理。使这些部分更具交互性可能是有效的。提醒他们您的关键期望,无论是要寻求的决定还是需要的投入。
  • 关闭: 在您结束舞会森林的过程中,请确保您简短地列出了后续步骤,无论是舞会森林还是表演。&告诉会话或后续舞会森林或脱机讨论以关闭所有待处理的项目。在舞会森林结束时,请先生/女士。诚挚的感谢,热情的握手和良好的目光交流,真是无与伦比。
  • 等待,还有更多事情要做: 记住我在本文开头所说的内容:“利益相关者是业务分析领域中的重要实体”。请记住,他们满足了您的舞会森林要求并投入了宝贵的时间。继续担任尼斯先生/女士,发送一封感谢电子邮件。确认他们的贡献并强调舞会森林的主要成果。确保附上舞会森林记录,详细记录舞会森林记录。使其成为惯例,使您的利益相关者了解舞会森林上每个操作项目的进度。按照这些简单的步骤进行操作,您将拥有许多快乐的涉众,他们期待着您的更多舞会森林邀请。利益相关者管理愉快!
苏尼尔·普尔(Sunil Powle)

Sunil是Business Analysts Pty Ltd的业务分析师顾问。他是获得SCRUM认证的硕士,拥有工商管理(市场营销)硕士学位和商务学士学位(经济学和财务管理)。

Sunil拥有超过14年的职业生涯,主要担任能源分析师的大型转型和系统实施项目的业务分析师顾问。&遍布澳大利亚,英国,新加坡和欧洲的公用事业,电信,BFSI,IT服务,运输和政府组织。

Sunil利用AGILE方法论,BPMN标准,BPM工具,需求管理工具和COTS CRM应用程序,在需求管理,流程发现,现状文档和未来流程设计方面拥有丰富的经验。
Sunil利用业务分析知识体系(BABOK)作为他的指导力量,不断壮大并为他所服务的业务和与他一起工作的人们增加价值。他热衷于创建和促进业务关系,并通过使用技术,流程和人员来驱动可测结果的业务解决方案。

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