2008年11月17日,星期一04:27

促进发现会议;准备好

由理查德·兰农(Richard Lannon)撰写

当我还是一名童子军时,我们有一个简单的座右铭:“be prepared”。同样的座右铭适用于促进与利益相关者的发现会议。通常,人们对参加会议和发现会议感到厌倦。在商业世界中,业务分析师,项目经理,高级经理和所有其他利益相关者都是忙碌的人,应该明智地利用自己的时间。您可以使用以下一些技巧来获得参与,达成共识并利用利益相关者参与发现会议和会议。

  • 从参与者那里获得重要收获,从而建立起您的介绍。这有助于协调人使会议目标与利益相关者的期望保持一致。 
  • 建立“rules of engagement” and “他们是谁”. The 交战规则 provide a context for the session structure and acceptable behaviours. The team question helps establish how the participants see themselves. 
  • 要清楚“business problems”正在解决和“solution context”. Clear business problem definition should be created in partnership with the sponsors and senior stakeholders prior to the session. The 解决方案上下文 provides a framework for the participants to frame their thinking in addressing issues. It does not mean the facilitator is providing solutions. 
  • 使用各种人员和小组动态工具和技术。例如,
    集思广益 以非判断性的方式来捕捉个人和团队的思想。确保遵循头脑风暴法则。
    嗡嗡声组 在主持人确定的10到20分钟内讨论指定的主题。
    团队豆荚 可以将人们分组到彼此面对面的共同餐桌上,使他们订婚。
    玩游戏。不要害怕玩游戏。游戏提供了一种参与参与的方式,以及成功举办会议所需的信息。这就是您发挥创造力的地方。玩得开心!
    66技术。六个人讨论主题六分钟。通过分配主席,抄写员和审核员来提供小组结构,以提供有关小组的反馈’ efforts.
    持久性有机污染物。获取POP(痛点),并使它们与组织的成熟度保持一致。
    标称群法. Use the 标称群法 to have team members identify their best solution to 商业问题 through a process of rating and elimination.
    成本,便利,收益。使用成本,缓解,收益分析来使参与者清楚地定义和理解建议的影响。
    苦战。获取SWOT,即优势,劣势,机会和威胁,并确定团队需要关注的外部和内部事物。
    鱼骨。给他们扔一个 鱼骨 (图表),以激发关于业务问题根本原因的想法和思考。
    辩论队。创建辩论小组,让小组讨论问题的各个方面。确保有结构,并且一切都按时进行并记下。
    智能物镜。让小组制定目标 聪明 通过确保它们是特定的,可测量的,可实现的,相关的和及时的。
    实施计划。建立具有分配任务,核心职责和时间表的实施计划。确保有后续机制。
  • 在会议结束时,主持人还需要做其他一些事情。考虑以下项目:
    总结与回顾 所说的一切都是为了确保清晰度和与会议关键目标的一致性。
    FUDs。 获取FUD(恐惧,不确定性和疑问)。让利益相关者将这些内容写下来,并在会议结束时上交。没有什么比知道利益相关者的关注更好的了。
    通讯。 制定跟进计划。交流是了解参与者期望的关键。明确期望并遵循。
    正数和增量。请求有关会话的肯定和增量。复查这些内容,因为它们将为促进者提供改进领域的见解。
    缩放 请参考图1至5,并询问利益相关者对决策,建议和总体倡议的看法。您可能会发现他们将事情视为去年的另一番阴影。准备利用收集到的信息。
    评估自己。你需要成长。

您可以应用许多方法,工具和技术来创建发现会话和会议,从而为参与者和利益相关者提供价值。

你的工作?做好准备!


理查德·兰农 是国际商业和技术行业的资深人士,成为公司演讲者,主持人,培训师和顾问。他擅长使企业和技术技能与共同的业务目标保持一致。理查德帮助组织和专业人士确定什么’重要的是,确定方向并建立积极影响其底线的技能。他为您的组织提供了设置蓝图(结构化,参与式和培训化)。他的客户称他为 可设置性专家。可以通过以下方式与他联系 [email protected] 或403-630-2808。

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