2015年9月25日星期五09:10

映射业务流程的五个非常好的理由

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Process Mapping是由主题专家团队执行的小组活动,这些专家聚集在一起绘制分步图来记录工作的处理方式(参见图1)。 顾问和业务专业人员通常使用这种无价的工具来捕获当前的业务运营状态,以准备业务改进计划。

 但是,过程映射在帮助提高员工生产率,实施或退役系统,简化过程以及保护知识资本方面也可能非常有益。   让我们看一下如何在业务改进计划中使用流程映射以及如何将其用于业务的其他领域。 

盖拉德塞普 

图1 –跨功能流程图示例

1.启动业务改进计划

公司的战略计划和目标通常会推动对变革的需求。 但是,在进行更改之前,应先确定要进行改进的基准。 花时间了解流程当前的工作方式可以使您:

  • 利用现有流程中的最佳实践
  • 汲取经验教训–学习不重复的内容
  • 衡量改进的有效性
  • 确保您正在解决问题而不转移或制造问题
  • 优化现有流程,而不是从头开始创建新流程

将流程图视为一种调查工具,可以帮助您了解问题的根本原因。 它还支持了解工作如何完成所需的透明度,并从“全能”利益相关者的角度鼓励团队创新以改进流程。 如果您花时间了解什么是有效的,哪些无效,那么您将不太可能重复旧的错误。  

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2.提高员工生产力

流程映射可以帮助组织消除员工之间的混乱和混乱,从而提高生产力。 经过适当培训的人员像运转良好的机器一样运转,可以提高生产率并带来利润。 但是,在许多组织中,流程不佳以及缺乏培训和沟通会导致混乱,从而导致绩效低下和员工士气低落。 

流程映射需要一种“ parley”(排序),将所有感兴趣的参与者带到表中,以哈希出工作方式。 在会议桌上,确定利益相关者,明确每个小组的角色和职责,并记录过程的顺序步骤,然后最终协商以优化工作流程。 

流程图也可以用作员工的培训辅助工具,并且可以轻松地转换为标准操作程序,以描述有关如何执行所确定的每个任务的详细步骤。 

3.实施新的或退役的旧系统

技术的变化与我们的需求一样频繁。 保持竞争力要求我们使用最新技术来保持竞争优势并实现公司的战略目标。 这种频繁的更改要求始终需要评估生产中使用的系统并执行管理职责。 如果对系统造成影响,系统更新,安装和系统停用可能会非常昂贵。 不考虑组和过程。 在没有先确定所有用户组及其使用方式的情况下实施新系统可能无法满足业务需求。 退役系统过早会导致用户组无法处理或产生可能导致操作停止的数据。 

详细的流程图可以深入了解企业如何使用其系统。 在描述过程并确定系统后,您会无意间收集所有使用过的系统的清单,并了解谁在使用它们以及如何使用它们。 该信息为IT提供了满足企业技术需求所需的相关信息。   

4.快速简化业务流程

您还可以使用流程映射来确定整个业务流程中遇到的“痛点”。标记过程中发生的问题的步骤可以帮助您将精力集中在需要改进的特定领域。 

在分析地图时可以使用“精益”工具来寻求简化流程的方法。 精益是一种业务方法,涉及使用一组工具来帮助识别和稳定消除流程中的浪费。 手工流程,多余的工作,瓶颈和返工只是几类可归类为浪费的活动。 流程图使识别这些活动变得容易,因为流程的每个步骤都清楚地记录了有关流程执行方式的注释和符号。 应当考虑将被认为是浪费并且不会为最终产品的开发或生产增加价值的步骤消除  

5,保护知识资本

知识资本是一种无形资产,但与公司的有形资产一样有价值。 知识资本的定义是员工分享的有关如何执行支持生产所需的任务或步骤的技能。 通常,没有记录如何在组之间和组内部执行任务的详细信息。 由于人员流失或其他原因而丢失这些重要信息可能会导致工作停顿,生产缓慢或导致混乱,从而破坏运营效率。   

流程图可捕获保持操作正常运行所需的所有重要信息。 记录了功能区域,角色,职责,系统以及流程的输入和输出,以提供有关业务运营的关键流程如何发生的清晰信息。 流程图还可以作为一种交流工具,从360度的角度对员工进行教育,从而提高知识资本的价值,从而提供竞争优势。 在没有关键人员的情况下,这些流程图可以供备份人员使用,以保持操作的顺利进行。

流程映射有许多有效的用途,但是当用作活动文档时,它们是最有效的,可以定期对其进行检查和更新以监视和改进业务运营。 最佳实践是学习通用标准,以了解如何开发流程图,记录关键的核心和支持性流程以保持业务正常运转,并建立一个“持续改进”团队,该团队可以每季度开会一次以不断改进流程。 这将确保您的业务在各个可能的水平上得到优化。 Happy mapping!

切尔西·盖拉德

MyLeanBusiness的成立是为了为公司和非营利组织提供专用资源,以帮助他们建立精简而精简的业务运营。创始人和总裁切尔西·盖拉德(Chelsea Gaillard)在制药和媒体行业的财富100强公司中成功工作了16年以上,并热衷于利用业务流程改进方法来支持业务和财务目标。

作为六西格玛黑带认证者,她节省了超过1700万美元的领先流程改进和IT计划,以支持运营,法规等功能领域&合规,财务和营销。她绘制了数百个流程,发现了改进的机会,从而为许多跨职能团队带来了持久的变化和改进。

MyLeanBusiness提供有关过程映射和精益6 Sigma的培训,辅导和咨询。

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