2010年8月10日,星期二,01:00

管理成功会议的五个步骤

由Serena Williamson撰写

5分步管理1挑战

三年前,肖以新的工程学位从中国移民到加拿大。肖认真对待她的工作。她没有花很多时间与同事进行社交,而是专注于自己的工作。在很短的时间内,Xiao被任命为项目经理。作为矩阵环境中的项目经理,肖不得不召开会议,而她却惨败。

首先,错误的人出席了她的会议,这些人本来不需要出席会议,而肖所需要的人(决策者或具有相关信息的人)没有出席会议,也没有做好准备。肖还感到与会者没有尊重或关注她。他们将使用自己的PDA或彼此进行边聊。萧觉得这是因为她害羞,说话安静。她还比参与该项目的许多人都要年轻,这是她在主持的会议中缺乏尊重的另一个原因。

此外,有两名固定参与者不断打扰她,并引导对话朝着不同的方向发展。一位与会者是一个“想法”人物,似乎无法保持专注。另一个人,比肖大两岁的女人,对肖是项目经理感到不满。那个女人似乎是故意破坏肖的会议。最后,会议似乎无济​​于事,尽管它们似乎永远拖延时间。

模仿成功

肖注意到,其他项目经理之一拉克(Lak)在成功举办会议方面享有盛誉。 Lak的会议如期进行,并被认为很有成果。太害羞地问Lak他的秘密是什么,Xiao会参加他的会议以确定她如何模仿Lak的成功。很快,Xiao就建立了五个规则列表来总结Lak的成功会议策略。

肖开始应用这些规则来促进会议。通过提前发出战略议程,Xiao找到了合适的人选参加她的会议,而不必参加会议的人则对此表示感谢。肖为她的会议建立了新的基本规则,例如没有PDA和没有旁谈,并且通过同意将会议时间减半(从60分钟减少到30分钟)来达成合规,前提是人们同意遵循她的规则进行为期一个月的试用期。

肖还开始控制自己的情绪。例如,当有主意的人或破坏者试图接管时,肖静静了下来,保持了信心,并利用议程使会议按计划进行。几乎一夜之间,肖的会议变得更加有效。这种变化是如此神奇,以至于当她将规则传递给另一位努力保持有效会议的项目经理保罗时,她称其为“五个神奇步骤”。

成功召开会议的五个步骤

1.提前通过电子邮件发送战略议程
战略议程具有四个关键要素:

  • 它具有特定的主题行。如果电子邮件主题行显示“ Project X”,则参与Project X的所有人都会来。指定会议要处理的Project X的哪个方面将与会者限制为实际需要的人员。
  • 它仅发送给需要在那里的人,而不发送给参与项目的每个人。
  • 它包含会议的操作项目列表。
  • 它包含负责每个项目的人员的姓名,以便可以进行准备。

如果在会议上需要高级决策者,则向他们发送个人电子邮件并通过电话跟进是一个好主意。

2.建立基本规则
无论您的组织有什么规范,如果会议有效,您都可以制定其他基本规则。例如,您可以在房间内禁止使用PDA(但允许在房间外拨打紧急电话或电子邮件);在其他人讲话时禁止边谈话;希望与会者做好准备;然后按计划的时间开始和结束。一旦您建立了这些规则,并且您的会议变得更加有效,新规则的价值就会得到增强。

3.练习自我意识
在会议开始之前(以及在必要时进行),请控制您的情绪状态:

  • 深呼吸几次以使自己平静。
  • 像专业运动员一样看到自己,自信并控制会议,进行积极的自我交谈和可视化。
  • 提出重要观点时站起来,给自己带来更多身高和力量的感觉。
  • 如果人们难以理解您,请说慢一点,经常总结一下,并经常检查与会者是否了解议程。

4.权威
太多的会议主持人都不敢开车,而是让乘客开车。像安排路线和约定的停留地点那样,将您的会议当作公交路线一样对待。预先设置为每个主题分配的时间,并使会议按该时间表继续进行。如果人们不愿意离开主题,则同意在会议之外或在单独的会议上讨论主题。

5.使用会议议程模板
不要使用您寄出的战略议程来管理会议。而是使用一页的横向图纸:

  • 在顶部,具有会议目标,日期和时间。
  • 在左侧下方,列出议程项目。
  • 顶部有以下五个标题,应在会议开始之前将其全部填写:
    • 目的
    • 负责人 (填写,除非会议的目的是指派一个人。)
    • 时间
    • 结果
    • 截止日期/后续行动 (填写,除非会议的目的是指定截止日期或后续日期。)

随着会议的进行,请填写所有空白单元格并更新需要更改的单元格。议程使您可以跟踪自己的时间和成就。这可以向您自己和他人证明您的会议富有成效和价值。请记住,议程与会议记录是分开的,会议记录是由他人进行的,因此您可以集中精力管理会议。

别忘了在下面留下您的评论


Serena Williamson博士,是专门从事人际交往的演讲者,作家,研讨会负责人和教练。她教授了一些学习树课程,包括292课程“沟通技巧:通过协作取得的结果”,244课程“断言技巧:与权威和影响力进行沟通”和344课程“有效时间管理”。自1974年以来,共有13,000多个公众和私人组织信任Learning Tree来提高190万员工的专业技能。有关更多信息,请致电1-800-843-8733或访问 www.learningtree.ca.

©BA 时间s.com 2020

麦格雷戈徽标白色网站