2018年10月16日,星期二08:37

充分利用会议资源:提高自己的主持技巧

撰写者

业务分析师应善于协助,这是我们的关键技能之一。

但是,与我网络中的许多BA交谈时,便利化是他们认为他们可以做得更多的领域。我想便利化的困难之一是,您不一定总能获得切实的成果。这样一来,就很难确定所获得的价值。不,一个人想参加两个小时的会议,他们围坐在桌子旁,一遍又一遍地讨论同样的事情。人们常常说,他们发现会议真的没有用,甚至说他们阻碍了事情的完成。  

我不同意这一点,最近我参加了IRM业务分析会议,主题演讲嘉宾克莱夫·伍德沃德(著名的橄榄球教练)表示,他无法弄清人们为什么不喜欢开会的原因。我同意他的观点,会议本来是一种工具,如果不以富有成效的方式利用该工具,那么它将成为更多人事的话题。与其责怪该工具,不如问自己是否以最有效的方式使用它。

因此,为了避免您的会议变得陈旧和无聊,我们创建了一些重要提示,使您可以在自己的舒适区域之外思考会议。我不会说显而易见的事情,例如确保您有一个确定的会议议程或要实现的明确结果。作为业务分析师,我希望您在您召开的任何会议上都这样做。

提示

1.尝试一种新型的会议形式-精益咖啡

  • •这是我最喜欢的会议类型之一。因此,如果您之前没有做过,那么遵循这个概念很容易。会议中的每个人都在便利贴上写他们想讨论的项目。将便签纸放在墙上。进行无限排序,以了解是否围绕人们想要讨论的内容提出了任何关键主题。
  • •选择最受欢迎的项目-如果您没有,则我会随机选择一项。在5分钟内讨论该项目,然后在开始的5分钟后询问所有人是否要进一步讨论。如果是,再讨论5分钟,依此类推
  • •最重要的提示-我建议您讨论的时间不要超过15分钟-我个人发现15分钟后人们开始与主题失去联系。如果您在15分钟后仍未收到结论,建议您将其移至停放区,并在需要时稍后再返回。重要的是15分钟后,您将转到另一个主题-避免为了说话而说话。

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2.选择其他位置

  • •除非您在Google办公,否则您的办公室将是典型的办公室-人造光,如果您幸运的话,您会拥有很多玻璃,否则,您将拥有白墙。如果您总是在同一地点见面,那么根据人的天性,您倾向于将该空间与某些情感相关联。因此,如果您的会议平淡无奇,那么人们往往会将这种情绪与办公室中的会议室联系起来。
  • •因此,不时离开办公室去当地的咖啡店在那儿举行会议。风景的变化很棒,因为它使人们以不同的方式思考。另外,步行到当地的咖啡馆会让人精神振奋,新鲜的空气也会焕发活力。

3.观察人们坐在哪里

  • •如果召开例会,您会注意到人们要么坐在同一把椅子上,要么坐在同一个人的旁边。坐在同一个人旁边,您将不可避免。每次会议都扮演相同角色的人们。为了避免这种情况发生。在您的会议中将其混为一谈,我不建议您为会议创建一个座位计划。我建议的是,您要轻轻地引导人们坐在不同的位置。
  • •顶部提示-如果可能的话,将家具在房间内移动,这自然会迫使人们坐在与平常不同的座位上。另外,请确保您坐在与通常坐姿不同的位置。

4.给被统治者一个任务

  • •我们所有人都参加过会议,每次都有一个人讲话。我建议,让那个人给他们一支活动挂图笔或白板笔,让他们记下每个人在说什么。通过写作,他们自然会专注于倾听房间中的每个人。如果那不可能,那么我建议您让他们阅读上次会议的操作。通过赋予他们这个角色,您可以使他们专注于会议室中的其他人员以及他们在会议中所扮演的角色。

5.避免多任务

  • •禁止在会议上使用智能手机和笔记本电脑。当人们同时从事多项工作时,他们将不能100%地为这两种事情提供任何东西。为避免对人们产生半点兴趣,请禁用笔记本电脑。在我的团队中,如果我们召开团队会议,那么每个人都必须将手机和笔记本电脑留在办公桌前。这意味着人们在会议上投入了更多的精力,并且通过让他们更加专注于团队讨论,您更有可能更快地做出决定。

因此,下次您打算召开会议时,请尝试上述提示之一,看看它对您的会议有何影响。

罗海拉·劳夫(Rohela Raouf)

BusinessAnalysisHub的高级业务分析师

©BA Times.com 2020

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