2010年12月14日,星期二11:05

您如何使团队成员准备参加会议?

撰写者

问题:

We'所有参加过的会议,要求参与者阅读文档,进行一些研究或进行其他一些事情"homework" 之前 会议,但实际上很少有人参加。显然,分配前功的目的是确保所有与会者都准备就绪,这应该导致快速,高效的会议……对吧?错误!!!某些与会者经常无法按要求完成任务,从而拖累了整个小组。在主持下一次会议之前,请考虑以下有关分配前功的提示。

考虑这些建议。

  • 给小组一个关于如何完成准备的选项(在会议外部还是在会议内部)。你可能会说 “每个人都需要在进行讨论之前先阅读需求文档。我们可以作为一个小组来做,并计划开会一整天,或者每个人都可以离线阅读它,小组将开会2-3个小时来讨论变化。该小组更喜欢哪种方法?” 大多数小组将选择较短的会议。这种技术之所以会奏效,是因为该小组可以在会议期间查看文档,并且 他们 选择了 要做到这一点。
  • 指定特定的团队成员来领导会议的某些部分(这将要求他们完成准备工作)。当他们知道将要求他们主持讨论时,与会人员更有可能完成了作业。没有人想显得毫无准备!
  • 尽量使准备工作简短。它越复杂,参加者完成它的可能性就越小。
  • 在会议开始前几天,请团队成员通过电子邮件将问题或意见列表发送给您。这是一个确认,让您知道他们确实已经审查了该文档。如果您没有收到团队中任何人的反馈,请尽快致电他们,要求他们提供反馈。
  • 给与会者足够的时间来完成前功。如果您要求他们在会议开始前三天审阅冗长的文档,则可能不会提供足够的通知。理想情况下,让团队选择完成工作的截止日期。这种购买大大增加了遵守的可能性。
  • 讨论在会议汇报中没有准备好与会人员的问题,并鼓励团队确定解决该问题的方法(例如,激励措施,“惩罚”等)

别忘了在下面留下您的评论


达娜·布朗利(Dana Brownlee) 是专业精神发展公司培训公司Professionalism Matters,Inc.的总裁。她的公司经营 www.professionalismmatters.comwww.meetinggenie.com,这是一个在线资源,用于满足简化提示,培训和教学DVD。她的最新出版物是“您是在开会还是在混乱中溺水?”和“将会议时间缩短一半的5个秘诀!”可以通过以下方式与她联系 [email protected].

此类别中的更多内容: «变革的冠军-业务分析师 需求管理101»

©BA Times.com 2020

麦格雷戈徽标白色网站