考虑这些建议。
- 给小组一个关于如何完成准备的选项（在会议外部还是在会议内部）。你可能会说 “每个人都需要在进行讨论之前先阅读需求文档。我们可以作为一个小组来做，并计划开会一整天，或者每个人都可以离线阅读它，小组将开会2-3个小时来讨论变化。该小组更喜欢哪种方法？” 大多数小组将选择较短的会议。这种技术之所以会奏效，是因为该小组可以在会议期间查看文档，并且 他们 选择了 不 要做到这一点。
- 指定特定的团队成员来领导会议的某些部分（这将要求他们完成准备工作）。当他们知道将要求他们主持讨论时，与会人员更有可能完成了作业。没有人想显得毫无准备！
- 尽量使准备工作简短。它越复杂，参加者完成它的可能性就越小。
- 在会议开始前几天，请团队成员通过电子邮件将问题或意见列表发送给您。这是一个确认，让您知道他们确实已经审查了该文档。如果您没有收到团队中任何人的反馈，请尽快致电他们，要求他们提供反馈。
- 给与会者足够的时间来完成前功。如果您要求他们在会议开始前三天审阅冗长的文档，则可能不会提供足够的通知。理想情况下，让团队选择完成工作的截止日期。这种购买大大增加了遵守的可能性。
- 讨论在会议汇报中没有准备好与会人员的问题，并鼓励团队确定解决该问题的方法（例如，激励措施，“惩罚”等）
别忘了在下面留下您的评论
达娜·布朗利（Dana Brownlee） 是专业精神发展公司培训公司Professionalism Matters，Inc.的总裁。她的公司经营 www.professionalismmatters.com 和 www.meetinggenie.com，这是一个在线资源，用于满足简化提示，培训和教学DVD。她的最新出版物是“您是在开会还是在混乱中溺水？”和“将会议时间缩短一半的5个秘诀！”可以通过以下方式与她联系 [email protected].
