2018年2月27日,星期二08:51

我如何使用五个为什么

撰写者

IIBA的《商业分析知识手册》(BABOK)将“五个为什么”描述为“一个探究问题性质和根本原因的提问过程”。

尽管“五个为什么”技术起源于对问题的根本原因分析,但它也是收集信息并学习新业务,项目或过程的绝佳工具。

两年前,我加入了一家新公司,担任高级业务分析师。我负责在一个紧张,快节奏的环境中为所有关键文档提供过时的支持关键业务部门。在短时间内,我必须全面学习业务部门:流程,人员和技术。这个角色对我来说是一个巨大的飞跃。在最初的几周里,我变得不知所措和焦虑。

这就是“五个为什么”技术拯救了我的方式。

我从关于业务部门的五个基本问题开始

  1. 业务部门(BU)做什么?
  2. 该事业部有哪些关键流程?
  3. 该事业部使用什么应用程序?
  4. 该事业部系统的上游是哪些系统,下游是哪些系统?
  5. 该事业部最大的痛点是什么?

对于这些问题中的每一个,我得到的第一个答案都是一两个陈述。对于每个答案,我都反复提出“为什么”的要求,该要求建立在我收到的信息的基础上。在平均询问了五次原因之后,我能够获得每个原始问题的连贯且详细的信息。

例如,考虑第一个问题:

业务管理业务部门做什么?

业务合作伙伴回答:“我们分析代理商的财务数据并报告公司和代理商的业绩。”

我的第一个理由:‘为什么这项分析很重要?’

业务答案:‘经过分析后,我们将几种类型的报告发送给四个主要部门:高级主管领导,市场代表团队,激励小组和现场经理。其他小组可能会不时要求我们提供分析和报告。如果我们以前没有做过,我们会进行必要的研究并报告分析数据。然后,业务伙伴继续描述他们发送给每个部门的各种报告。


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我的第二个问题是伪装的-为什么:‘如果C-suite无法及时获得结果或报告会怎样?’

企业的答案:领导力需要企业和经销商绩效报告(CPR,DPR)来评估获利能力,年度绩效,财务趋势,特定的商务中心绩效等,以便随时掌握业务动向,到一个月。如果没有这些关键数据的可见性,领导层将无法及时做出能够避免危险或无法利用正在打开的机会的决策。领导层也使用我们的数据来满足法律和法规要求,例如创建年度报告,向董事会,利益相关方或政府(在查询中)发布信息。业务继续提供了有关如何使用业务管理小组的分析的更多详细信息。

我的第3个理由为什么在我查看了DPR之后:“为什么这个DPR有价值?”

业务继续说明Field和市场代表团队主要如何使用此报告,以深入研究一个或一组经销商未达到销售目标的原因以及如何帮助他们改进。他们需要更多培训吗?设施是否妥善保管?经销商是否在营销上花了足够的钱?该地区的人口统计是否正在变化?我们应该准备终止该经销商吗?可能还有许多其他问题,具体取决于经销商的销售地区和贸易区域。

我的第四个理由可能是学习特定于业务部门的术语或了解业务所使用的计算或报告中的计算。我还可以获得为什么要计算参数的原因。在其中的一些对话中,我们发现一些计算是以不同于基准组织准则的方式进行的。因此,对于这些参数,与竞争对手的比较类似于苹果与桔子的比较。

如果在到达“第五个为什么”之前得到了我需要的所有信息,我可能会用它来问“为什么我们现在不去吃午餐?”只是在开玩笑,但您会明白。不过,我可以这样说:对于广管局而言,重要的是创造性地询问“为什么”,而不是严格遵循在每个问题之前都加上“为什么”一词的技巧,这将变得单调。

在四个星期结束时,使用“五个为什么”技术缓解了我对新角色的恐惧,并帮助填补了我刚加入时看起来像大鞋的问题。建立我在IT和业务部门中的信誉,这是一种满足感和一种胜利感。在业务分析师的角色中,我们所有人都想学习并且必须快速学习。除非我们找到一种使我们每个人都可以根据自己的需要对其进行自定义的方法,否则了解技术对我们没有多大用处。另外,请记住–在项目或程序的哪个阶段可以使用哪种技术没有限制。祝您在找到自己喜欢的技术时一切顺利。

Sudha Ganesh

Sudha Ganesh。 MS,PMP,CBAP是汽车行业的高级业务分析师。她的职业生涯始于应用程序开发,后来进入业务分析和IT项目管理。她拥有20多年的经验,并且喜欢指导初级业务分析师。她的个人资料可以在LinkedIn上找到。

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