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2015年7月15日星期三13:59

如何促进成功的过程映射会议

撰写者

流程映射通常是业务流程改进的第一步。这是一项必要的活动,它提供了可用来衡量改进的基准,并且是识别和定位改进机会的关键。因此,重要的是,协调员必须获取正确的信息,以帮助将过程改进计划引导到正确的方向。

为了成功进行地图绘制,主持人必须具备领导(指导会议方向),管理人员(应对冲突和转移注意力)的能力,并说服参与者开放并分享他们所拥有的知识。

当处理大型团体和复杂的流程时,这可能是具有挑战性的。为帮助确保成功进行过程映射会话,请遵循以下准则。

注意范围蠕变

脱口而出的谈话或旁白谈话可能会导致范围的蔓延,而这会浪费时间为会议设定的原始目标。它还可能导致捕获不相关的数据。在任何会议中都很容易摆脱话题。在进行过程映射会话时,还存在其他挑战。

映射会议旨在将中小型企业和各种团体聚集在一起,以记录任务的执行方式。但是,这些课程通常作为学习经验,第一次揭示有关流程及其挑战的详细信息。因为每个参与者对流程的理解程度可能不同,所以这可能会导致有关问题的扩展讨论。这些讨论可能很有启发性,有时甚至是必要的,但也可能使会议脱离主题。例如,假设A组正在使用手动过程来计算步骤的输入,并且发现B组正在使用可以由A组实施的工具。该工具可以消除对手动过程的需要。当然,这引起了A组的兴趣,并引发了有关工具的讨论,而不是会议的总体目的。这些类型的附带或脱口谈话通常在发现过程问题时发生。主持人必须有能力对这些讨论设置时间限制,并能够确定相关对话和无关对话之间的差异,以保护会议的目标。请记住,过程映射会话并非用于解决问题,而是用于识别和记录潜在问题的目的。

映射会话还可以通过迫使参与者记录过程的“原样”,而不是记录它们在当前状态下的状态来摆脱话题。映射会议通常从记录“现状”或“当前状态”过程以识别改进机会开始,然后在团队解决问题后结束“待成为”或“未来状态”过程的设计。虽然这是与会者在会议上认识到更好的做事方式的好兆头,但在为改进工作建立基准之前过早记录“未来状态”会适得其反。协调员的工作是确定何时发生这种转变并恢复正常。

捕获适量的信息

作为协助者,您必须能够确定要捕获的正确信息级别。无论您捕获的信息太多还是太少,这两种极端情况都可能浪费时间,并且无法解决项目的总体目的。

过程映射标准将级别0或SIPOC中确定的步骤标识为大多数映射工作的起点。 SIPOC(供应商,输入,过程,输出,客户)用于标识角色,输入和输出以及过程的高级步骤。 (要了解有关SIPOC的更多信息,请参阅文章“成功进行过程映射会议所需的四个协议”)

最好从一个高级地图(0级)开始,并确定需要从那里充实哪些主题。可以相应地映射其他级别(请参见图1)。各个级别可以描述如下:

  • 级别0 –列出六个或更少步骤的流程的高级核心步骤。
  • 级别1 –深入研究核心步骤,并在下一级别描述流程中涉及的步骤。
  • 级别2 –描述流程的分步详细信息。

您可能需要进一步细化以发现流程的瓶颈和效率低下,但是从中小企业获取有关所捕获数据的相关性的输入并定期将项目目标与流程映射工作进行比较以确保您是以正确的方向指导会议。

盖拉德July21 1图1 –流程图的级别

确保合适的人进入房间和/或可供参加

就像在成功的映射会话中突然停顿一样,这是因为会议室中没有人确切知道下一步会发生什么!如果发生这种情况,您根本就没有会议室中所有合适的人。 SIPOC揭示了您的供应商和客户或应参加会议的代表团体。但是,有时没有选择合适的个人参加。相反,当实际的处理器应该在会议室中或在会议期间可以联系时,选择经理和/或流程所有者代表部门。赞助商通常不愿意从核心工作中释放关键资源,但是值得游说与赞助商为映射会话提供适当的表示以正确捕获信息是值得的。

主动解决冲突

定期参加会议的业务专业人士具有第一手的知识,即当与会者造成破坏性会议时,如何进行无效的会议。个人,部门和/或组织之间存在的冲突可能会进入您的过程映射会话,并阻止您捕获过程的关键细节或阻碍进度。

重要的是要发现在映射会话期间可能出现的潜在问题,并在会议之前进行积极响应。会议之前,您如何准备应对这些挑战?在会议之前,根据变更管理原则实施工具,并进行简单/修改后的风险或变更准备情况评估。事先了解小组在流程中和/或小组之间面临的挑战将有助于您准备响应并管理会议中的行为。

在开会之前,您应该了解以下五件事。向每个发起人和/或流程所有者询问以下问题:

  1. 你支持这项倡议吗?
  2. 对此工作有什么担忧(如果存在)?
  3. 您的中小企业有时间和精力参与这项工作吗?
  4. 中小型企业是否有动机参加测绘活动?
  5. 您是否与外部小组保持良好的关系/融洽的关系,从而使您的团队在制图会议期间高效地工作?

如果存在冲突,最好公开和诚实地处理。从赞助商开始。重申项目的总体目标,重申目标,并在此过程中保持中立。站在一边会导致其他一边关闭,您将立即失去参与,从而无法准确捕获数据。有关流程的透明性和勇于解决问题的勇气将使协调人能够实现映射会议的目标。

组织会议以对中小企业和团体产生最小的影响

漫长而连续的过程映射会话可能会导致支持减少。有几种方法可以组织会议以保持与会人员的参与。主持人可以举行“跨职能会议”或“职能会议”。每种类型都有其优点和缺点,但是每种类型都可以解决与参与者参与有关的问题。

  • 跨职能会议–这种会议聚集了跨职能部门的所有团队,参加相同的整天或半天的研讨会,以制定流程。
  • 职能会议–允许职能小组独立聚会,以映射与其执行的职能有关的流程。如果一个过程涉及六个小组,则将举行六个单独的会议以捕获每个职能的过程。合并各个功能图,以创建流程的整体图,然后在审核会议上展示,所有SME和组将聚集在一起审核和批准最终流程图。

有关每种会议类型的利弊,请参见图2。

盖拉德July21 2

总之,大力推动是成功举办过程映射会议的关键。但是成功的真正衡量标准是在整个过程改进计划中如何有效地利用捕获的数据。如果使用过程图识别问题导致持久的变化,从而降低了成本并增加了利润–您举办了一次成功的映射会议。在这种情况下,恭喜!

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切尔西·盖拉德

MyLeanBusiness的成立是为了为公司和非营利组织提供专用资源,以帮助他们建立精简而精简的业务运营。创始人和总裁切尔西·盖拉德(Chelsea Gaillard)在制药和媒体行业的财富100强公司中成功工作了16年以上,并热衷于利用业务流程改进方法来支持业务和财务目标。

作为六西格玛黑带认证者,她节省了超过1700万美元的领先流程改进和IT计划,以支持运营,法规等功能领域&合规,财务和营销。她绘制了数百个流程,发现了改进的机会,从而为许多跨职能团队带来了持久的变化和改进。

MyLeanBusiness提供有关过程映射和精益6 Sigma的培训,辅导和咨询。

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