2010年11月30日,星期二,09:58

作为业务分析师,如何处理最后期限

由谢尔盖·科班(Sergey Korban)撰写

BA_Nov30_FeaturePic当您被分配一个具有较短时间框架(经常发生)的复杂项目时,这可能会令人不知所措-我从经验中知道这一点。它's like driving a racing car - you have to push close to the limits but any error can throw you completely off the track.

获得这样的项目时,我要做的第一件事就是考虑截止日期的原因。出于各种原因,您可能会面临期限紧迫的情况。截止日期可以由管理层规定。可以通过项目之间的相互依赖性来确定。可以由市场合规性规则定义。在其他情况下,它是使用项目的工作分解结构进行估算的,但由于错误的假设而最终太短了。

那么,作为业务分析师,您如何确保情况不受您和您的团队的控制,并且您成功地交付了项目?请记住,即使您未达到原定的期限,有时您也会成功!

这是截止日期原因及其处理方式的直观摘要:

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让我们更详细地研究处理截止日期的方法。

管理经理

管理层有时会设置一个具有良好“缓冲”的截止日期,以使他们有时间在项目结束时做出决策,或者是因为他们不希望按时取得结果,而是希望通过将截止日期提前来推动事情发展。与管理层保持良好沟通可以最大程度地缓解这种情况。

但是,如果您的经理确实设定了不合理的短期限,您该怎么办?找到您的项目发起人(管理层)和可能影响发起人的主要利益相关者的容忍度。与最终用户交谈,以了解不按时交付的严重性。可能会有谈判的余地。

随机依赖

如果您的截止日期受到依赖性的限制,则可以与上游和下游项目的项目经理交谈,以更好地了解互连。您也许能够找到一种方法来重新组织事情,或者更早地获得项目需求,或者移动自己项目的截止日期。

对合规期限保持精明

如果您正在从事合规项目,则市场机构可能会设定一个明确的截止日期。在这种情况下,请确定是否存在过渡期。通常会提供此信息,因为市场参与者的合规性水平不同,并且没有相同的资源来进行过渡。您还可以评估违反截止日期的影响(例如对违规行为的罚款),并确定优先考虑的项目部分,如果这些部分逾期将对财务产生最大的影响。

仔细检查估计

对于通过估算定义的截止日期,最好仔细检查一下估算。询问最初估计任务时考虑了哪些事实和假设。

当心变化

项目启动后,您必须注意项目环境中的更改。更改将影响项目的完成时间,因此请与团队和利益相关者一起更新WBS和进度表。

截止期限的项目组织工作

在应用了上述实践并且确定可以做的一切之后,可以为项目争取一个合理的截止日期,下一阶段将以最好的方式组织您的工作,以达到截止日期。

我发现以下做法有助于我按时完成项目:

  • 确定将受现状变化影响的业务环境
  • 定义满足已确定的业务需求所需的解决方案的范围
  • 计划简短的迭代以验证项目方向
  • 使解决方案与现有业务流程和IT基础架构保持一致

下面将详细讨论这些实践中的每一种。

确定业务环境

成功完成此步骤通常会确定项目的成功或失败。

许多在竞争环境中运作的组织都具有定义明确和标准化的流程。但是,许多其他人没有,所以准备发现它们。探索可能受新解决方案影响的业务流程。了解企业在这些流程中使用了哪些系统。应彻底考虑将新解决方案嵌入这些业务领域,以减少对变更的抵制,并排除项目管理,解决方案交付和过渡到新状态中的冗余。如果做得正确,它也使业务分析师有机会找到增加业务价值的方法。

项目的理由应由项目经理确定,而业务分析师应确定业务驱动因素和实际业务需求。

定义解决方案范围

这是项目中令人兴奋的部分,但是定义解决方案范围从来都不是一件容易的事。在项目期间可能发生的时间紧迫和技术变化,使其更具挑战性。

通常,为了完成此任务,项目团队需要扎实的基础-记录良好的流程和良好的基础架构。了解和使用最佳行业实践通常可以指导您定义可持续的解决方案,并节省勘探和研究时间。

在定义解决方案范围时,我的方法是仅对“初始”解决方案使用“必须”要求,并将其余的“应”要求优先考虑到随后的分阶段发布中(“最终”解决方案)。

您必须与解决方案架构师紧密合作,并在探索可用选项中发挥积极作用。通常,业务分析和系统架构之间的重叠会节省大量时间-通过确保架构师可以将我的文档用作生成详细解决方案设计的有用起点,我节省了多达三分之一的项目时间。

计划短迭代

关于敏捷方法,我仍然束手无策。它的价值在软件开发中很明显(至少对于某些类型的项目而言),但是在业务分析方面,我不确定。但是,短迭代是敏捷中一种有用的技术,可以减少项目时间。使用它们来获得已完成和未完成任务的摘要,评估项目范围的更改并确定可行的快捷方式。

项目经理和业务分析师需要在与业务利益相关者打交道时表现出统一的立场。面对面的交流对于使短迭代有效地分析当前情况,所需的更改以及对下一步的决策至关重要。非正式的沟通方式也有帮助-确实,如果您想把事情做好,就没有时间进行严格的手续了。对于项目经理而言,安排一个“绿色走廊”以便与主管部门接触并为团队清除专注于交付而不是为官僚作风扫清道路非常重要。

作为业务分析师,您还必须尽自己的一份力量,通过对所有活动(行业研究,合规性要求等)保持专业和积极的态度来快速交付结果。确保参与项目的每个人之间的沟通良好。

调整业务和IT基础架构

大多数时候,新解决方案都嵌入到现有环境中。最好充分利用现有的组件和流程,以减少新解决方案的引入,并最大程度地减少临时补丁和业务中断的次数。

我尝试通过交互服务来实现该解决方案。我将对应用程序和系统的业务引用转换为服务,并展示了它们如何进行交互。这种方法使我可以向业务用户展示业务的各个部分(包括外部方和外包服务)如何融合在一起,以及新解决方案如何提高整体效率。

结论

每当您得到的项目的截止日期很短时,请不要忘记有两个主要注意事项:可以做什么来更改截止日期,什么是组织工作以达到截止日期的最佳方法。

本文介绍的实践应有助于您解决所有这些注意事项。

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谢尔盖·科班(Sergey Korban) 是Aotea Studios的业务分析专家,Aotea Studios是为业务分析师提供创新性视觉学习资源的发行商。我们认为业务分析应该很容易学习!我们以可视化的方式提供实践知识,最少的文本内容,因为这是一种有效的学习方法。了解更多 http://aoteastudios.com

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