2013年4月30日星期二08:41

如何防止不良要求带来的负面影响

撰写者

有大量失败项目的故事。研究表明,美国IT项目失败的原因表明,项目成功率仅为34%,其余项目则以某种方式“受到挑战”或完全失败。

损失可能非常巨大。例如,英国食品零售商塞恩斯伯里(Sainsbury)必须注销其在自动供应链管理系统上的5.26亿美元投资。美国联邦航空管理局(Federal Aviation Administration)在1990年代花费26亿美元试图升级其空中交通管制系统,但未成功。福特汽车公司在斥资4亿美元之后,于2004年放弃了其购买系统。此后的8年中,情况可能没有太大变化。

从项目管理的角度来看,技术项目如果不满足以下成功标准,则会失败:

  1. 项目按时交付
  2. 预算内或预算内完成的项目
  3. 交付的解决方案按舞会森林利益相关者的要求进行工作。

任何特定的项目失败都涉及许多因素。最常引用的因素如下:

  1. 缺乏利益相关者的参与
  2. 不切实际的时标
  3. 要求不佳
  4. 范围蠕变
  5. 不受控制的变更
  6. 测试不足。

需求的质量会对项目的结果产生很大的影响。克莱斯勒综合薪酬系统是一个受需求管理流程影响很大的知名项目,该系统原本可以为克莱斯勒的87,000名员工提供薪水,但经过几年的发展后被关闭。

随着BA从高级别需求向功能性和非功能性需求转变,其影响被放大。功能需求的返工成本最高,因为这些需求定义了技术规范和解决方案的设计。

这是影响的直观摘要: 
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项目影响 

项目由企业承担,以实现战略目标。较差的需求会对项目产生以下影响(并随后影响舞会森林的战略目标):

  • 范围爬移会对预算和完成时间产生负面影响
  • 资源利用率低,开销高
  • 舞会森林流程设计不足(由于有关活动的详细信息不足)
  • 用户界面的设计和人机工程学差,导致生产率降低
  • 软件规格不足,导致开发人员生产力降低
  • 规范不佳会放大要求不佳的软件测试带来的负面影响,从而导致更高的成本和更低的解决方案质量
  • 耗时且昂贵的代码返工
  • 解决方案集成方面的困难。

舞会森林/组织影响

更一般而言,整个舞会森林会因舞会森林执行的项目的不良要求而受到多种不同方式的影响。这是我目睹的受到负面影响的地区的简短列表:

  • 失去商机 
  • 相对于竞争对手失去优势
  • 违反法规
  • 利益相关者参与度差和信任度下降
  • 由于解决方案设计不佳而降低了舞会森林流程效率
  • 繁琐的UI设计带来负面的用户体验
  • 由于集成不良,缺乏统一的IT环境
  • 一般来说,对底线产生负面影响。

如何防止需求不佳

根据我的经验,任何给定项目中都有两个要素可以帮助我满足质量要求。一个要素是我对舞会森林和项目的了解。另一个是我用来确保取得出色结果的技术。 

在这一点上听起来似乎很含糊,所以让我们深入研究细节。 

质量要求所需的知识

创建未来解决方案的基础是对当前状态的良好理解。无论采用哪种方法,都必须从这里开始。你需要了解什么?

  1. 了解企业运营的环境

    该舞会森林在两种情况下运作。一种是外部环境,市场力量定义了企业如何运营和维持其可持续性。这包括法规要求,竞争对手和合作伙伴。

    第二个上下文是内部的。它实际上更加复杂,因为它包括组织结构,舞会森林流程,流程周围的治理(舞会森林规则),流程中涉及的人员,内部政治,组织文化以及您所从事的舞会森林领域内总体变革的步伐。

  2. 了解舞会森林问题或机会

    这是项目的实际驱动程序。在不了解实际舞会森林需求的情况下,您将无法找到解决该问题的解决方案。 

  3. 找出需要弥合的差距

    明确舞会森林问题和利益相关者的担忧后,您可以起草未来状态。与利益相关者确认未来状态后,进行差距分析。您的重点是在项目范围内解决已发现问题的方法。考虑到该项目可以为企业带来的额外价值也很不错。

当您清楚地了解组织中正在进行的变更以及您所从事的项目如何适应变更情况时,可以带来额外的价值。

满足更高要求的技术

我在实践中掌握的技术使我能够有效利用利益相关者的时间,并清楚地了解当前状态。让我与您分享。 

  1. 做你的作业

    在让利益相关者参与需求收集活动之前,我阅读了有关舞会森林流程,使用中的舞会森林应用程序,法规要求(如果有),有关组织变更的内部沟通以及可能与该项目相关的其他项目的所有可用文档。在。

    我还将探索与整个行业相关的信息,以识别可能可以重复使用的良好做法。 

    我将此练习称为“作业”。家庭作业的好处是我知道与利益相关者交谈时将使用的“语言”。我也知道要明确确认不清楚的信息。我对自己在项目中的工作充满信心,并且知道我可以为企业提供帮助。

  2. 通过视觉效果增强交流

    没有什么比图表更好的方法来探索当前状态并了解所需的未来状态了。使用视觉效果可以节省大量时间。您花费多少时间定义未来状态?如果您目前不使用图表,则可能会节省大量时间。

    概述组织边界,他们使用的流程和数据,在需要的地方添加使用的应用程序,流程和技术接口,最后添加流程中涉及的角色。现在,您可以获得当前状态的快照。

  3. 使用模板来支持您的工作

    必须组织任何舞会森林分析任务,以节省您的宝贵时间。模板在这里有很大的帮助,因为它们使您可以重用文档的公共部分并根据需要进行自定义。它们还可以用作所需文档的清单,并确保您不会错过任何内容。

    我最喜欢的模板是“当前状态分析”。它包括分析结果,确定的舞会森林需求,可视化的当前状态(包括外部环境)以及关于功能方面解决方案的建议。

  4. 避免常见的陷阱

    当需求混合了与项目相关的任务,关于未来状态的声明,应用的规则和解决方案设计时,需求变得很模糊。

    避免这些常见项目陷阱的好方法是计划舞会森林分析,并在舞会森林分析计划中记录计划的活动和可交付成果。这是项目计划不可或缺的一部分。但是,舞会森林分析计划不处理项目任务。

    将来的解决方案必须采用分层方法。首先,列出所需的解决方案功能。它们既可以包括对舞会森林流程的更改,也可以包括支持这些流程的技术服务。

    其次,将这些功能转换为支持技术服务的舞会森林流程设计和舞会森林需求。如果更改用于支持流程的软件,则始终需要调整舞会森林流程。

    第三,添加相关的舞会森林规则以证明未来的舞会森林逻辑。 

    接下来,与利益相关者一起验证舞会森林流程设计和指定的舞会森林需求。

    最后,将经过验证的需求转换为功能需求。这些将指导解决方案的开发和实施。不要忘记描述将在解决方案中使用的舞会森林数据(以及数据类型)。

添加用户界面的原型将使功能要求更加精确,也有助于建立在解决方案中使用的新术语。

这些步骤以迭代方式执行,因此它们与诸如敏捷和Scrum之类的现代“快速”方法非常吻合。

概要

要求不佳可能会导致项目失败。功能指定不当,实施不必要的功能,流程不佳,开发时间浪费,项目截止日期错失,文档质量低下–影响清单可能会持续不断。

我相信,作为舞会森林分析师,我们可以做好我们的工作并为舞会森林成功做出贡献。有时我们没有足够的时间停下来思考为什么我们的要求很差。
在上面的文章中,我列出了改善需求的关键方法。我已经在许多项目中测试了这些方法,它们始终会产生积极的结果。

希望他们也能帮助您!

别忘了在下面留下您的评论.

谢尔盖·科班(Sergey Korban)

谢尔盖·科班(Sergey Korban)是的舞会森林分析专家 奥提亚影城. 他的目标是使舞会森林分析师的工作更具生产力和乐趣。他认为,这可以长期帮助企业成功。 奥提亚影城发布了高质量的培训资源和文章来实现这一目标。

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