2012年7月24日,星期二,08:00

如何促进利益相关者的所有权

撰写者

7月24日项目经理在项目启动时要做的第一件事之一就是编译一个项目计划,该计划除其他事项外还包含一个RACI,RACI是一个矩阵,显示了不同项目涉众的角色和职责。但是有一项责任从未在任何文档中阐明。利益相关者有责任自行决定。您所看到的任何地方都有利益相关者必须承担的某些责任,这些责任大部分是社会责任和道德责任,但是出于某种原因,项目的利益相关者忽略其对成果成功的责任被认为是可以接受的。

现在有人会争辩说,在项目的不同阶段存在这些制衡,以执行某种所有权(即,规范的批准,测试结果的接受等),但是所有这些通常都在正如任何业务分析师可以告诉您的那样,在实现这一目标之前,有很多水在桥下流过。

因此,除了对需求,规范或测试计划的正常批准之外,利益相关者还应该拥有什么所有权?我相信我们所有人都处于负责举办启发研讨会的情况,众所周知,启发任务之一是准备工作。当会议主持人或讲习班的主持人忽略了适当的准备工作时,结果从一开始就注定要失败,但对于参与者而言也是如此。参加者应充分准备参加会议或研讨会,但不幸的是,并没有做很多事情来强制执行。

如果您主持了多个会议,那么您很可能会听到有人说“因为您是专家,所以您应该告诉我们该怎么做”,而这通常来自参加者,他只带着手机来。尽管此声明有一定道理,但它经常被用作不做任何事情或承担责任的简便方法。只要利益相关者忽略了要准备的计划A,“告诉我们我们不知道的事情”就用作计划B。

就像让孩子吃蔬菜一样,有多种方法可以使利益相关者承担责任,但是对于前者而言,这绝非易事,而且可能会流泪。这部分是促进技巧,部分是利益相关者管理和心理。这是使您的利益相关者承担责任的方法指南。

  • 提前开始将消息传递回家。不要等待最后一分钟,但要提醒参与者他们有责任提前两周或更多时间做好准备。最好将他们应该带到会议桌的所有内容都包括在议程中,顺便说一下,也应尽早分发这些内容。

  • 确保分发任何演示材料,并附上需要完成的指示(即作业)。

  • 在会议开始之前,始终尝试从利益相关者那里获得尽可能多的投入。这将使您有时间了解利益相关者的想法,并希望提供有关如何指导会议的有价值的信息。

  • 获得利益相关者对出席和参与的承诺。

  • 确保议程中有一套清晰的目标,这是利益相关者可以考虑的,但对他们也有特殊的价值。您想确保有一种期待感,即“他们将在讨论这一点,而我不会被排除在外。”

  • 认识您的利益相关者,这样您就可以与他们交谈,确保他们有主人翁感。在那里发表一般性声明是有其用的,但是在解决问题时,没有什么比在别人眼里说“您拥有这个”了。

  • 积极吸引利益相关者做出口头承诺。任何会议或研讨会的结果之一就是行动清单,但是在利益相关者面前与他的同伴取得口头协议总会带来“ 现在### @# 我负责任的时刻。

  • 关于他们。我们都知道这就是我们这样做的原因,但是在很多情况下,利益相关者参加会议是因为他们被告知,而且没有什么比不接受这个想法的利益相关者更好的了。如果他们觉得您在那里尝试为功能增加价值(而不仅仅是因为它是可交付的合同),您可能会对他们如何开放感到惊讶。

但古老的格言“你不能一直让所有人满意”仍然存在。有时候,利益相关者会在到午睡的途中带着懒惰的热情来到这里,并在整个过程中保持这样的状态,但是总有机会让您唤醒野兽,作为促进者,这是您应该寻找的一部分对于。

您必须减轻这种行为的最重要且功能最强大的工具是……您!当利益相关者说我们[BAs]是专家并且应该为他们提供指导时,他们是100%正确的。如果我们不能做到这一点,那么我们就没有地方站在客户面前。为了有效地管理利益相关者,您需要从授权的角度进行管理。与流行的看法相反,可用性不是一种技能,没有什么比占位符更令人烦恼和破坏信任,因此,如果您看到这种情况,请运行!

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安东·奥斯特维曾(Anton Oosthuizen)

安东·奥斯特维曾(Anton Oosthuizen) 一直在计划管理和业务分析学科领域工作近20年,涵盖从IT,银行,保险到机场管理的各个领域。目前,他在机场解决方案业务部门的SITA Inc.担任高级业务分析师,负责几乎全球每个大陆的项目。 

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