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2015年9月4日星期五09:15

这不是个人的-只是业务

撰写者

作为业务分析人员,我们通常都处于文档同行评审的过程中。结构合理,专心的同行评审过程不仅是为了保持健康的文档操作而进行的健全性检查;还包括而且,对于业务分析人员而言,这也是一次持续不断的出色培训,以学习处理文档的新方法,并从同行的经验中学习经验。它提供了整个企业可以在何处进行改进的脉动,并为存在优势的地方提供了有力的证据。 

一般而言,业务分析师对文档审阅非常谨慎,会发现最小的错误或不一致之处,并使用它来将文档有条不紊地拆开。除草稿版本外,其他所有内容均已涂上红线更正和空白处的注释气泡。这是我们所有人都有的礼物。在不是我们自己的文档中查找错误的能力比编写其他人不会发现错误的文档要容易得多。 

不要亲自去做

根据我的经验,对同行评审的批评最常见的回应之一是文档作者认为评审评论在某种程度上是个人的,这使他们感到沮丧和愤怒。作为业务分析专家,我们永远不能认为文档批评是人身攻击,也不能认为批评是针对先前违法行为的仇杀。已知或未知。作为业务分析师,这是不健康的做法,只会导致您和您的同伴之间不断的沮丧和紧张,并且不会给团队或您的业务分析进步带来任何价值。改善的机会很多。同行评审是其中一种形式;即使这些注释有时会揭示有关文档弱点的困难事实。 

一个真实的例子

当我刚开始工作时,我非常渴望做好工作,并证明雇用我担任业务分析师职位是正确的举动。我不遗余力地完成自己的第一项任务,每个“ i”都打点,每个“ t”都打点。当我发送第一份文档进行审核时,我认为自己做得很好,并对自己所做的工作感到自豪。直到我收到同龄人的评论。有些人非常积极。其他人只是澄清问题,而其他人(当时我以为是)是彻头彻尾的意思。我从当时的老板(现在是同事)那里收到了一些不可思议的建议,他们建议我重新评估并考虑一下,而不是从我的角度,而是从审阅者的角度。我这样做了,意识到他们的评论都不可能是私人的,而且我完全是非理性的。我重新评估了我的文件并发表了评论。我某些人同意并纠正了这些错误,另一些人则以合理的理由回答了为什么不应该更改它们。我自己的自我,虚荣心和渴望做得好的愿望使我看不见他人所作贡献的真实性,并给了我最初的感觉,即我以某种方式失败了。 

同行评审如何提供帮助

既然我已经进入分析师领域一段时间了,那么我希望通过同行评审我的文档的其中一件事情就是我从那些可能在此游戏中待了更长时间或具有不同背景的其他人获得的经验和见解。或可以添加到我自己的观点,或为我提供其他信息以添加到我的文档中。文档读者的理解力范围很广,因此文档越简洁,对任何文档内容的误解就越少。在担任业务分析师,系统分析师和解决方案分析师的那几年,我从未见过一份草案初稿经过同行评审,而没有遇到任何评论,问题,语法更正或对内容的建议。没有分析师是完美的,也没有任何文档会是完美的。有人总是对文档有话要说。无论是内容,布局还是字体类型等琐碎的东西,总有一种改进的方式或需要细化的东西,总会有人看到负面的东西;即使很小。  

如何为成功做好准备

作为分析师,我们可以采取许多步骤来避免那些次要的批评,并确信我们的文档在初次使用时是高质量的。同时保持对评论和批评不可避免的理解。 

  1. 拼写检查–如果您使用的是MS Word,则只需单击即可。 
  2. 语法检查– MS Word具有功能;它并非始终都是准确的,但会遇到常见错误。 
  3. 制作一份清单,以备人们忘记更改文档的常见事项并开始检查项目。一些常见的错误是:
    1. 版本号
    2. 页码
    3. 修订记录
    4. 目录
    5. 格式化
  4. 考虑您的听众–有时您必须将文档调整到不同的级别;更高或更低。您正在使用哪种声音?被动,果断?
  5. 通过质疑每个需求的过程来处理您的文档。清楚吗?它是明确的吗? 
  6. 避免在不先定义首字母缩略词的情况下使用首字母缩略词
  7. 您的流程是否符合您的要求(如果适用)
  8. 客观地查看您的文档
  9. 9.放下一会儿,做点其他事情然后重新访问它。崭新的胸怀可为您带来远见

我们无法确定的清单可以帮助我们编写出完美的文档。虽然我们可以一遍又一遍地回顾我们的工作,但我们总是有可能遗漏某些东西。有时,这是一件很小的事情,几乎不值得一提,而在其他时候,这是一项有效的贡献,我们必须考虑修改文档,制作出质量更高,更简洁的最终产品。我们必须记住,总会有一些人有更多的经验,或者是一个激进的语法警察,甚至是一个不太了解并且需要澄清的人。我们总是可以做得更好,我们必须不断寻找新的更好的方法来完成工作并获得成功。从每次同行评审会议中学习并记住对未来的评论和评论,表明我们正在不断改进,并努力成为业务分析师。我敢肯定,本文中有很多事情被遗忘了,并且这个话题在分析师界也得到了很好的哀叹。通过与同行进行文档审查会带来的所有危险,我们不能让自己相信它永远是个人的。这不是个人的,只是业务。 

克里斯托弗·戈恩斯

克里斯托弗·戈恩斯是与系统现代化,业务流程改进和业务/系统分析有关的业务和技术顾问。他曾在政府和金融行业工作,并且是《失业保险法》的专家。凭借超过18年的经验,他帮助高级管理人员实现其现代化潜力。可以到Kristopher到达 [email protected]

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