2017年7月11日星期二10:38

了解你的观众

撰写者

作为业务分析师,有效的沟通对于有效,高效地确定需求至关重要。

以适当的细节和同理心进行沟通可以在业务分析师和业务之间建立更牢固的关系。

我经常开玩笑说,作为分析家,我们有时是心理学家,甚至是思想读者。提出需求时,您应该注意并寻找需要提出更多问题的细微(有时不是那么细微)的线索。

观察并吸引观众

与一群主题专家及其管理人员一起在一个房间里想象自己。会议的目的是与在此过程中知识渊博的主题专家团队一起了解并记录端到端的过程。您会注意到其中一位经理正在进行大部分谈话,而其他所有人则保持沉默。经理正在描述一个相当简单的过程,该过程运行非常平稳。当他或她说话时环视房间时,您会看到一个团队成员翻白眼。另一个人的脸庞很惊讶。这些都是重要的线索,故事的内容还有很多,您需要除经理之外的其他人交谈。

在这种情况下,我感谢经理提供的所有重要信息,然后解释是时候让其他人参与进来了。我看着那个举止惊讶的女人,问她的角色。然后,我要求提供一些示例,说明该过程不那么简单。有什么例外?怎么了?她起初犹豫,但随后开始描述五个异常情况,其中过程采用了完全不同的路径。当她完成后,我要感谢她并描述她的信息在帮助我记录端到端流程方面的重要性。我继续在会议室中选择其他人,促使他们并鼓励他们分享更多。


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让每个人都感到舒适

让人们感到舒服的谈话很重要。如果他们看起来不舒服,他们可能会害怕与经理所说的相抵触,或者可能会在团队面前讲话时感到不舒服。在这种情况下,我尝试抛出一些示例,这些示例表明了我所认为的正在发生的过程,或者在我可以看到的地方出现问题,从而提示同意或不同意开始对话。在某些极端情况下,我结束了小组会议,并要求与团队中的一些成员一对一地坐在一起,他们可能更愿意分享。

表示感谢

不要忘了表示赞赏并认识到每个人的贡献对理解这一过程至关重要。他们感到参与和欣赏的越多,他们以后再提供帮助的可能性就越大。确认他们的时间很有价值并且对项目很重要。

适当的详细程度

我在查看需求时遇到的一个常见错误是,它针对目标受众包含了错误的详细信息级别。尽管我想最大程度地减少项目所需的文书工作量(这就是为什么我是Agile Scrum的粉丝),但有时在瀑布式项目中无法使用一种适合所有需求文档的文件。

如果需求的批准者将是一个非常繁忙的客户服务区域的高级副总裁,那么他们不太可能需要150页的需求文档,其中包含技术细节,代码示例和XML文件。对于那个人,我需要提高自己的水平,并给他们他们所需要的东西,以使他们确信自己将满足他们的需求。他们想知道我理解他们,并将正确地传达给IT团队,培训团队和其他利益相关者。我需要了解和使用他们每天使用的商业术语。如果我可以通过屏幕打印和更改的基本模型来补充这些描述,那就更好了。

通过合适的受众获得技术

对于开发人员和质量检查团队来说,这种详细程度也是有用的(如果他们花时间阅读它!)。对于这些观众,我们经常需要添加更多的技术要求。包括哪个数据库包含数据或哪个脚本需要更新对于获取正确的结果至关重要。根据组织及其分析师的技术水平,可能会导致分析师将所需的技术变更记录在文档与开发人员定义和记录的文档之间的距离。

如果您打算逐步了解需求,请考虑将技术和非技术利益相关者包括在同一个房间中的优点和缺点。我见过很多次业务副总裁在房间里打呵欠或在手机上阅读电子邮件,因为业务分析师在谈论代码更改的细节太多了。发生这种情况时,您会失去他们的注意力,您将失去在流程早期发现不正确需求的机会。在相反的情况下,开发人员正在睡着,听商人对法律免责声明的确切说法有异议。

计划您的参与

了解您的听众关于您提供的文档以及如何召开会议。计划确保为您的听众提供正确的细节水平。制定清晰的议程计划会议。对会议的预期结果明确设定期望。通过关注注意力,提示反馈和澄清陈述来保持听众的参与,以避免不确定性。有时贿赂他们以新鲜的咖啡和小吃也不会造成伤害!

规则例外

当然,我这里所描述的总是有例外。我曾与一位曾经担任该系统主题专家的高级经理一起工作。我知道我必须为他们提供技术资料,否则他们会回来问我。这一切都回到了解您的听众和了解他们的期望上。如有疑问,请问他们偏爱什么;或同时提供商业版本和技术版本。

安妮·艾尼

第一贡献我有超过10年的业务分析师和BA经理经验。我拥有精益六西格玛Greenbelt认证和Scrum Master认证。我的经验包括Waterfall和Agile项目(包括成为产品负责人)。

我相信不断学习和自我完善。我喜欢阅读有关心理学的书,并且坚信通过Myers-Briggs(我是INFJ)之类的概念来理解情绪智力和人格的重要性。

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