2018年10月24日星期三08:31

经验教训或机会丢失?

撰写者

预先说一句,在一项重大计划或项目完成时进行一个“经验教训”过程是一件非常可取且令人钦佩的事情。

但是,在对要管理或参与的经验教训过程感到不太满意之前,请考虑一些可能困扰该过程的陷阱。

少即是多

一次成功的经验教训(LL)练习的衡量标准不是确定的“经验教训”的数量,而是可以传递给未来读者的建议的相关性,质量和影响。

三到五个关键建议的影响将远超过两百行电子表格。该练习的目的是提取重要的经验教训,以供将来在类似的项目中使用。

LL练习无疑会产生大量的经验教训,但是需要对这些经验教训进行审查并确定其优先级,以便最终产出。考虑对课程草案评分,以突出那些具有足够重要性和相关性以值得纳入的课程。在最终分析中,丢弃与您的项目高度相关的,不太可能重复的课程或大多数贡献者不支持的项目。

合适的参与者

理想情况下,应邀请参与者从战略,计划,流程和交付领域的各个层面参与项目的各个方面做出贡献。然而,在邀请民主的参与者时,有些行为需要被理解和补偿。

战略家可能希望专注于项目的政治和抽象方面,而忽略实施的实质。

计划者和流程人员可能希望专注于流程的有效性而不是结果。

交付人员,尤其是交付团队内部的人员,可能视野有限,只专注于可能仅与该项目相关的特定问题。

因此,在准备邀请名单,简化LL流程以及总体管理因每个参与者的角色和观点而产生的不同观点时,需要格外小心。

清晰的流程指导

精心计划的LL流程将减少每个参与者所需的时间,并且还会创建一个对于每个玩家在心理上都是安全的,易于理解的流程。

通常,LL过程将包括:

  • 确定LL流程框架;
  • 确定LL类别–基于时间,基于过程或基于输出;
  • 寻求LL事件以供考虑;
  • 标识每个提供的事件:
    • 标题;
    • 对事件的解释;
    • Possible causes; 和
    • 可能的建议。
  • 在LL事件的重要性,原因和最适当的建议方面,获得参与者的共识;
  • 优先考虑产出;
  • 准备并发布LL报告。

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心理安全

每个参与者的心理安全非常重要,因为您希望每个人都“开放”并发表诚实的意见,而不必担心其他成员会嘲笑或谴责他们。

初级会员需要感到自己处在安全的环境中,并且他们的贡献不会在以后再次困扰他们。他们还需要相信他们的同事和老板会在研讨会期间尊重他们的贡献。

在这方面,协调人应寻求所有与会人员的保证,以保证在与会人员之间保持联系。

参与者需要放心,并且应该放心,最终建议的表达方式应保持每个贡献者的匿名性。

平衡正面和负面

不幸的是,LL团队倾向于仅识别和发展负面的LL事件。这是因为对于我们来说,回忆和分析负面事件要比识别正面项目的影响要容易得多。也许积极的项目只是被视作是现状?也许还因为正项目往往与没有情感的过程相关,而不是与当时可能引起情感的实际负面事件相关?

识别关键的积极事件或过程非常重要,因为这些对于将来的读者来说将是无价的。这也是在建议之间保持平衡,并认可和赞扬成功的一种方法。

如果在LL流程的早期阶段似乎没有产生积极的属性,那么促进工作必须包括一个特定的反思会议,以认可项目的关键积极方面以及应公开这些方面的程度。

最终报告应首先介绍总体的积极方面,以从整体意义上说明该项目或事业相当成功,以及为什么会这样。 (当然,除非该项目是一场彻底的灾难,而且所有人都知道!)

避免谴责

不幸的是,一些参与者可能将其参与LL过程视为批评其他个人或“管理”(通常称为“他们”)或重复其特定木马的理想机会,可能会排除任何其他考虑因素。

因此,参与者的选择至关重要,仔细促进互动过程也至关重要。但是,应该选择LL参与者组作为广泛的参与者,并且一定程度的可对抗性可能是值得付出的代价,以确保所有相关观点和看法都得到了探讨。

优化资源时间

最常见的方法是在制定LL流程和议程后邀请玩家参加研讨会。但是,这种方法可能会导致某些参与者(尤其是关键企业高管)花费大量时间。

另一种方法是,首先通过结构合理的问卷调查从参与者那里获得建议的LL事件,解释和建议,然后邀请主要参与者参加为期较短的研讨会,以根据问卷调查的结果制定并同意关键建议。这种方法还具有将交互式个人批判的机会降至最低的附加优势。

问卷方法在繁忙的环境中可以非常有效地工作,尽管它需要组织者和主持人更多的准备时间。另一种方法是在办公室或电话中采访时间匮乏的高级管理人员,并增加他们对研讨会的贡献,但这又需要主持人花费更多时间。

Publishing 和 archiving

除了LL流程和报告可能会对参与者产生任何宣泄影响外,真正的主要目标是为即将从事类似项目或事业的读者传递相关建议。

因此,重要的是报告要简洁明了,并易于阅读,并在报告正文中合并关键建议,格式应以将来的读者保留为准。所有支持信息都应归为一系列附件。

归档的方式也很关键,并且由于大多数组织现在都在使用某种形式的信息管理系统(IMS),因此需要对LL报告进行适当的标记和存储,以便于检索。

保证未来的读者

仅依靠该组织的IMS依靠被动检索技术还不够。所有LL参与者都应非正式地监视组织的活动,充当倡导者,并准备在情况出现时提供相关参考材料并与将来的参与者建立联系。

保罗·塔普林

保罗·塔普林(Pau​​l Taplin)是一位土木工程师,在基础设施建设和服务交付方面拥有40多年的经验。作为Utilibiz的主管,Paul一直积极参与战略项目和采购计划以及与基础设施所有者的合作合同的开拓性开发,包括项目联盟,计划联盟,早期承包商参与(ECI)合同,长期服务安排以及一系列定制的混合动力车。

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