2015年10月19日星期一08:00

确定完成意味着完成

撰写者

您已经结束了漫长的技术项目,并且正在向客户及其最终用户推出解决方案。 也许是交接;也许是培训课程或某种演示犬和小马表演。 

但是,您正在寻找最终签署,以便在从交付转换为参与度支持时继续进行最终的结算和结帐。  您要做的最后一件事是从现在起四个月内找到一张未结的发票,因为您未能通过获得批准的签字而无法最终完成一个特定的项目。 对于项目经理和业务分析师(他们经常领导文档的实际开发以及为用户验收测试(UAT)观点进行准备)而言,这可能有些尴尬。

任何未完成的事情都会使您看上去完全掌控了项目。 这很糟糕,因为任何未完成的项目都可能使客户担心项目的其他方面是否彻底。 您希望此客户对您和您的团队已经完成的工作充满信心。 您已经测试并交付了客户期望的解决方案,当您挥手告别并按下开关时,一切都会正常工作。 简而言之,您还需要全额末期付款。 我知道,在客户关心的情况下,我参与的是其中一个充满问题的项目,因为快要结束时出现了很多问题,他们确信还会有更多问题。 获得最终的接受和付款是非常痛苦的。

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为了确保项目完成,这是我列出的四个关键领域,以及在项目结束时应采取的行动。

1. 查看所有发票以全额付款。  在业务分析师的帮助下,项目经理可能需要领导这项任务。 用会计核算所有发票,并确保已全额支付所有发送给项目客户的发票。 如果有未付款的发票,请与客户联系以查看是否有任何原因。 可交付成果是否存在问题? 这只是疏忽吗? 我曾在一个项目上发生过这种情况,没有任何问题。项目发起人只是没有将发票交给他的会计部门付款,而我联系他后,他们立即付款了。 在非常大的项目中,这并非罕见。

2.查看项目进度表,以确保所有可交付成果都显示完整。  项目经理和业务分析师应仔细检查项目进度,以确保所有任务均已正确更新并完整显示。 使用分配给这些任务的资源查看任何问号。 这里的关键是您要确保可以将修订后的项目进度表移交给项目客户,该客户将所有任务准确地描述为100%完成并已签字。

3.与客户联系,以了解他们是否还有其他未解决的问题。  项目经理和业务分析师需要与客户举行会议,以高级别讨论项目,并确定客户是否对任何未解决的问题或未完成的工作有任何担忧。 这次会议与经验教训会议不同–这次会议的目的仅仅是确保就最终解决方案的完整性和口头接受达成一致。 虽然口头接受是一件好事,并且您在进行项目完成情况的最终检查时想要做的事情,但不要忽略正式的最终签收和客户接受。 它可能最终成为整个项目中最关键的文件!

4.查看验收测试文件。  最终接受的一个巨大标志是最终客户的批准和用户接受测试的批准。 客户处理测试用例和测试方案。 该项目的业务分析师和其他技术人员可以根据需要提供帮助。 但是业务分析师无法为他们做。 如果广管局这样做,可能会引起利益冲突,因为交付组织(作为解决方案的开发者)在进行测试时可能会有偏见。 真正需要的测试人员是解决方案的未来最终用户。 测试完成后,我们将知道该项目已准备就绪,可以接受并签字(只要记录的需求(由客户批准并签字)与最终用户的需求之间没有空隙)。 如果有差距,那么您将草拟一个很大的变更单。 项目客户需要确保最终用户可以在参与开始时就接受文档要求和项目范围。 现在任何工作都将是昂贵的。

摘要/要求输入

永远不能保证您已涵盖所有内容。 我曾经与客户达成为期一年的协议,然后意识到我已经同意为可交付成果分两部分计费,以便给他们更多的付款时间。 取而代之的是,我完全忘了记帐第2部分并收取费用-仅在我准备在第一次订婚结束时为新工作开具发票时才记住它。 客户知道他们欠了。但是,正是我在处理帐单方面的草率导致了延误。 虽然我最终确实收到了发票的第二部分,但花了一段时间,因为它不是一个小数目。 至少在那种情况下,我没有将球投在可交付成果上,而只是在发票上。

那我们的读者呢? 您是否在任何令人尴尬的部署中意识到(或客户指出)某些事情被跳过了? 可能是从未产生可交付成果,还是从未根据反馈对文档进行修订并以最终格式交付?

 布拉德·埃格兰

布拉德·埃格兰  是业务解决方案设计师和IT / PM顾问和作家,在制造,政府合同,创意设计,游戏和酒店,零售业务,航空和航空公司,制药,初创企业,医疗保健,高等教育,非营利,高科技,工程和一般IT。布拉德(Brad)已婚,有10个父亲,现住在内华达州阳光明媚的拉斯维加斯。访问Brad的网站,网址为 http://www.bradegeland.com/.

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