2017年6月14日星期三16:21

舞会森林促进新兵训练营

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舞会森林促进是一项软技能,这是您的业务分析师工具包的重要组成部分。很少成为业务分析师并且不方便开会。

在项目管理或业务分析师的职业生涯中,您将参加,安排,计划许多舞会森林。

作为主持人,您必须保持中立。您负责舞会森林和工厂车间,这些舞会森林和车间负责发现和揭示需求,富有成效并提供促进开放式沟通并使所有利益相关者能够达成协议和共识的环境。您可以做到这一点,当然可以!您是舞会森林的超级巨星。

即使是超级巨星,也需要不时地进行复习,所以它满足了新手训练营的时间!

1.规划您的物流

物流是流程中何时何人的一部分。以下列表将帮助您进行后勤准备:

  • 谁是您的参与者?确保邀请正确的利益相关者参加舞会森林。
  • 您的舞会森林将在哪里举行?确保您的舞会森林空间适合要参加舞会森林的利益相关者人数。当我有15位与会者时,请不要犯我早期的新秀错误,并预订一个适合8人使用的舞会森林室。您想确保您的利益相关者感到舒适,并且有足够的空间容纳任何演示材料。
  • 是否有时区注意事项?贵公司是否有人员在不同时区的远程办公室工作?如果是这样,则在预订舞会森林时间时需要考虑到这一点。确保在所有参与者都可以参加的合理时间。
  • 预先预订所需的任何资源,例如共享的电话舞会森林线路,舞会森林室,投影仪,笔记本电脑或网络共享软件。
  • 确保您熟悉舞会森林期间将要使用的所有设备。为了安全起见,请在舞会森林前安排空转,以便您解决任何技术问题,以确保事情不会成梨形。
  • 打印出您的涉众所需的任何文档或讲义。如果您的舞会森林需要笔,纸,便笺或更大的书写纸,请确保在舞会森林前准备好这些用品并准备就绪。
  • 谁来做笔记?如果您要主持舞会森林,您是否有时间做笔记或需要其他业务分析师或管理员的帮助?事先安排可以帮助提高舞会森林效率。
  • 您要提供食物或咖啡吗?如果是这样,请确保这些是您参加的预购商品。我发现一盒甜甜圈和咖啡可以很容易地引起清晨利益相关者的需求。
  • 始终制定备份计划。有时资源会失败,或者房间会被重复预订。确保您有备份计划。

2.设定议程

对后勤进行分类后,就可以发送舞会森林邀请并设置议程了。
您是否曾经收到过舞会森林邀请并不得不联系组织者,因为不清楚舞会森林的内容和期望是什么?通过向利益相关者发送包括以下内容的清晰议程,可以避免任何混乱:

  • 舞会森林目标
  • 讨论主题清单
  • 需要您的利益相关者做一些功课吗?不要忘记添加附件或预先阅读以供与会者查看。

3.破冰船和介绍

一旦您的利益相关者到达并安顿下来,请在舞会森林的前5分钟内让人们介绍自己以及他们在项目中的作用。这样一来,与会人员就可以了解其他人在项目中的角色和职责,创建上下文并让他们为舞会森林做好准备。

如果有时间,我想提出一个破冰的问题,与项目或舞会森林无关,以使人们在适当的顶空进行交流。该小组的一些破冰船示例问题是:

  • 小时候,长大后想成为什么?
  • 您吃过的最奇怪的食物是什么?
  • 您有史以来最长的清醒时间是什么?为什么?

4.查看议程并开始这个聚会!

现在您的参与者已经解决,请花5分钟时间查看议程。这建立了舞会森林准则和环境,这将使舞会森林更具生产力。

  • 审查舞会森林目的和议程
  • 重述项目目标,以使利益相关者复习。

这表明您正在召开的舞会森林或研讨会具有相关性,并且与项目目标和优先事项保持一致。

5.主持人不是参与者

请记住,作为舞会森林主持人,您是中立党。您的工作是领导讨论,并通过吸引观众来消除要求。您是项目发起人,利益相关者和软件开发团队之间的联络人。记住要保持中立,让您的利益相关者做出前进的决定。

6.管理分心

如果您的利益相关者在旁谈中感到束手无策或分心,或者偏离话题,那么作为主持人的工作就是将他们的注意力重新回到议程上。

7.停车场项目

有时,您的小组似乎可能会偏离主题,或希望讨论不在议程上的项目,或者有在有限的舞会森林时间内无法解决的问题和疑虑。我发现解决此问题的最佳方法是创建“停车场”项目列表。这使您的利益相关者知道您正在听他们的问题和疑虑,并且将来会解决这些问题,而不是在本次舞会森林期间解决。

8.使用可视业务建模工具

在舞会森林和研讨会期间使用可视化业务建模工具可以帮助消除需求或为利益相关者揭示流程。这些有助于识别和分析用户需求,系统需求并捕获业务规则。

9.结束后续步骤和行动项目

舞会森林结束或时间用完后,最好通过查看以下内容来结束舞会森林:

  • 停车场项目
  • 行动项目
  • 下一步

10.您还没有成为超级明星……跟上您的利益相关者

仅仅因为您的舞会森林已经结束,并不意味着您的工作已经结束。

  • 分发您的舞会森林记录,包括操作项目。最佳做法是在舞会森林后24小时内执行此操作。
  • 设定最后期限并跟进任何行动项目
  • 如果需要,设置并发送下一次舞会森林的邀请
  • 请记住要感谢您的利益相关者的参与。一个简单的谢谢你可以走很长的路要走。
随想白

随想白是BC Liquor Distribution Branch的经验丰富的业务系统分析师。

Caprice是BCLDB的第一个及后续敏捷项目的分析师。她努力教育其他分析师如何建立公信力并找到自己的声音来发挥自己的最大潜能,从而在其个人和职业生活中创造价值。

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