2017年3月23日,星期四10:14

认真管理高级利益相关者舞会森林

撰写者

管理与所有利益相关者的舞会森林对于项目成功至关重要。

管理与高级利益相关者(发起人和客户)的舞会森林尤为重要,并且通常具有挑战性。

管理舞会森林

舞会森林是动态的。它们涉及多个层次的交流-明确和隐含,口头,书面和隐含。舞会森林基于期望和回应。他们受到文化,观念,情感和社会智慧,意图和等级制度的影响。

认识到影响您的人际舞会森林的个人力量是有效舞会森林管理的起点。您所做或所做的一切都会被您周围的人所接受。他们根据自己的观点进行解释并做出回应。响应可能是公开的还是微妙的。通常,对双方舞会森林的长期健康最重要的是无法观察到的反应。

高级利益相关者是担任行政或高级管理职位的发起人和客户。使与他们之间的舞会森林变得具有挑战性的原因是等级,与之相关的恐惧和权力问题,有限的注意力范围和有限的访问权限以及您个人管理这些因素的能力的结合。

情况

想象一下这样一种情况,其中非常高级的执行官要求组织与客户和供应商交互的方式发生重大变化。他表示强烈希望在一年内完成。实现这一目标所需的工作包括采购设施,商品和服务,开发软件以更改现有系统和/或获取和集成新系统,开发和实施新程序,雇用和培训数百人并与所有利益相关者。您非常确定,仅采购过程就可能要花费几个月或更长时间。

您面临着来自项目发起人或高级客户的命令,通常由中介直接交付给您,中介可能是您的直接上司或高级利益相关者的代表。

如果您温柔地接受它,同时又对自己是否可以实现期望表示出微妙的怀疑,那么您可能会被视为恐惧和不信任。您可能会因为不说出您的想法而让高级利益相关者对获得他或她想要的结果具有虚假的信心,从而为失败做好准备。

同时,如果您通过提出使您无法兑现的风险和不确定性而退缩,您可能会被视为“反对者”,一个不致力于通过障碍使事情发生的人。

您阅读赞助商并做出回应的方式至关重要。

管理高级利益相关者和情绪智力

情绪智力-辨别和管理自己的情绪以及辨别和管理他人的情绪反应的能力-是至关重要的因素。当遇到层次结构并且处于较高位置的人在情感上很聪明时,他或她可以通过明确促进坦率的反馈,使下属更容易客观地陈述自己的情况。

作为项目经理,您从属于高级利益相关者。与老板或老板的老板直接接触时,确定您的感受很重要。随着恐惧的产生,您可以接受它并找到正确的行为方式-做出反应而不是做出反应。为了找到正确的方法,有必要阅读高级利益相关者的感受和风格。

当您感觉到利益相关者乐于听取您要说的话时,您可能会选择完全坦率或更加外交。您甚至可能不愿说什么,让自己和解,使自己又步入悲惨的结局。当然,通过不后退来避免对抗是最后的选择。只有当您一遍又一遍地尝试理性,客观和坦率地面对命令和威胁(例如“完成任务或我们会聘请其他可以做到的人”)时,这是一个选择。

通过将上级视为同级来突破层次结构

当您对因面对力量而后退所带来的不适感到更加自在时,您就可以开始尝试从侧面平衡运动场了。换句话说,将您的高级利益相关者视为同行。

这种观念上的转变使您摆脱了不必要的自我约束。这并不意味着您应该进门打耳光或背对他或她变得过于熟悉。这意味着要认识到,高级利益相关者只是我们中的另一个,与其他所有人一样,他的强项,期望,需求,压力,软弱,偏见,思维模式和先入为主的信念会影响他们的言行。

由于您将它们视为同级,因此可以将其命令解释为问题。例如,“我们需要在2018年9月之前完成整个组织变革。”变成“您认为有可能在2018年9月之前完成全部更改吗?”

从这个角度来看,您可以专心和客观地提出沟通,说服和普遍联系的最佳方式。

Attention 和 Access

除了等级制度及其对阻碍有效舞会森林的影响外,获得建立和维持健康舞会森林所需的时间和注意力的能力也受到阻碍。您需要能够陈述自己的立场并管理舞会森林。在我们的示例中,设定合理的期望值要求您说明可能使您无法获得令人满意的结果的风险和现实。您可能会发现,当您解释自己的职位时,高级利益相关者突然将您打断以接听电话或发短信,不耐烦地将您解雇,或者只是进行分区。

高级利益相关者很忙。他们有许多事情同时发生,并且可能会觉得与您有关的问题不在他们的优先列表上。他们的时间有限,在大多数情况下,他们对细节的兴趣也是如此。为了与高级利益相关者建立健康的舞会森林,您必须确保您的信息传递简洁(简明扼要,简明扼要)。如果您想传达的信息是,您在预期的时间内无法实现预期结果的能力存在不确定性,请从一个引人入胜的声明开始,例如“我很高兴地说,我们可以绝对致力于,但凭良心,我不能。”

让他问“为什么?”然后他被迷住了。要吸引他,您需要避免冗长的详细解释。从一到五个高级原因中识别出来,并说出它们是演示中的要点。暂停并询问他是否要进一步详细介绍并从那里继续进行。

重点是参与并为您的利益相关者提供选择。尊重她的时间,细节和需求。

当您向某人表明您关心他们及其需求时,坦诚并能清楚,简洁地表达自己的想法,很可能会与他们建立有效的专业舞会森林。

 
乔治·皮塔戈尔斯基

PMP的乔治·皮塔戈尔斯基(George Pitagorsky)整合了核心学科,并应用以人为本的系统和流程思维来实现可持续的最佳绩效。乔治(George)撰写了《项目管理,冲突管理和期望管理的禅宗方法》和《 PM基础知识》。他在NY Insight冥想中心教了二十多年的冥想,并创立了“自觉生活/自觉工作和舞会森林中的智慧”课程。他目前在纽约市教育局担任首席信息官。

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