2020年8月20日星期四22:27

克服压倒性:什么’消耗您的处理时间?

撰写者

不久前,我曾在一家大型公司工作。 我有一台由公司发行的笔记本电脑,该笔记本电脑经过高度加密和锁定。

这不是最严格的规范,尽管在大多数情况下都能正常工作,但有时 爬行 沿。 也许您有一个类似的工作用笔记本电脑,这种笔记本电脑内部风扇超速运转时突然停了下来。 只是 因为您意识到自己没有保存正在处理的文档,或者正试图访问需要在项目会议中提交的重要文档……。

由于它是Windows计算机,因此我将进行CTRL + ALT + DELETE随机播放。 您知道这笔交易,只需在紧急情况下按特殊的键组合,然后访问神秘的“任务管理器”,即可查看是否有应用程序或进程占用了我不需要的处理器。 杀死了几台之后,笔记本电脑通常至少在一段时间后仍能正常工作。 直到公司升级了笔记本电脑并升级了Windows版本之后,这一切才得以解决。此后,情况一直很好(我很幸运!)。

引导我们自己的内部“任务管理器”

当然,这个博客不是 关于笔记本电脑,但是我正在反思这些记忆,这让我震惊,我们如何陷入与从业者相似的模式。 您是否曾经到过办公桌前,并感觉到不舒服的压力让您知道自己有太多事情要做,远远超出了实际可实现的程度? 您正在执行20个项目,正在尝试计划需求引发会议,但是您的注意力已吸引到了其他数百项紧迫的任务。 具有讽刺意味的是,这导致 拖延: 有太多事情要做,那我们应该从哪里开始呢? 也许您发现自己已经百分百浏览了冗长的待办事项清单(我们都去过那里),但仍然没有选择要开始的任务。或者,也许您开始一项任务,而仅记住另一个任务就更为紧急。 然后有人立即向您发送有关另一项紧迫任务的消息,因此您的注意力再次转移了……因此循环继续进行。

这样的情况可能会带来极大压力。 当然,我们所有人都面临艰巨的截止日期,而且可以实现的截止日期实际上可以激励人(谁在庆祝实现雄心勃勃的截止日期时还没有体验到很棒的感觉?)。 但是,无法实现的任意期限似乎使我们陷入“恐慌”和“保存”模式。 当我们拼命切换任务时 扑灭所有最紧急的火灾,一切都需要更长的时间。 我们的注意力从任务A吸引到任务B,我们最终完成了95%的工作。 可悲的是,在许多情况下,“ 95%完成”是一种虚荣指标,实际上,它的意思是“未完成”。这通常意味着“未完成,并阻止了其他人”。 有时,这意味着“没有完成,人们不断地追逐……”,这使得事情变得更加难以平衡(因为现在也有消息要回应)。

我们有很多原因会感到不知所措,就像笔记本电脑一样,我们可能试图同时处理太多东西。 如果我们的待办事项清单上有太多东西,那么实际上,我们有几个不同的选择。对于每一项,我们将提供以下选项:


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  • 现在就做
  • 安排时间,以后再做
  • 商定完成时要满足的一组条件(例如,“当X团队完成任务Y后,我们将执行此操作……)
  • 让别人去做
  • 自动化或以其他方式进行
  • 不这样做(从列表中删除)

因此,当我们不时感到不知所措时,为什么不(隐喻地)在我们的计算机上按CTRL + ALT + DELETE 拥有 操作系统?为什么不花时间去呼吸,反思并问自己一个棘手(但很关键)的问题:“我在这里试图做太多事情吗?”而“我实际上是 无效的 通过沉迷于太多的任务切换?”。  通过为短期和长期内真正重要的事情保留我们的“处理能力”,我们可以增加注意力并消除噪音。 就像笔记本电脑上的“任务管理器”一样,我们可以选择关闭不必要的东西并拖慢速度。

从列表开始

如果您在笔记本电脑上打开“任务管理器”,您会注意到它显示了正在进行的所有操作的列表。 如果您感到瘫痪的不知所措,这是一个很好的起点。 您甚至可能要考虑创建个人 看板 看看您要做的是什么,正在进行中的是什么。 您可能会发现“正在进行中”的事情太多,而这些事情可能会促使您进行重点讨论(以及如何阻止将来发生的情况)的对话。   您甚至可以选择使用上面的列表(立即执行,安排时间,使其自动化等)来确定如何处理每个项目,同时又避免一次过多的“盘子旋转”。  从临床上看待办事项清单时,有几件事令人惊讶 实际上根本不需要做。 他们的时间已经过去,曾经需要他们,但现在已经不存在了。  

像这样的快速运动可以帮助您平静下来。这种方法可以帮助我们摆脱不堪重负的直接感觉,而专注于即时工作。我们还应该考虑 我们如何到达那里 并采取任何必要的纠正措施. 反思和变化可以确保我们减少将来变得超负荷的风险,并确保我们在日记中留出时间来处理“重要但尚未紧急”的项目。 诸如专业发展计划,确定您打算去牙医预约四个星期之类的事情可能还不紧急。 当您因小牙齿问题升级而感到痛苦时,或者由于多年忽视专业发展而突然发现某些技能被认为过时时,紧迫感就会增加,但选择却减少了。 具有讽刺意味的是,我们回到了“压倒性”

总结:如果您感到不知所措,为什么不想象按下CTRL + ALT + DELETE,暂停并查看正在占用您的处理时间呢?现在,短暂的呼吸暂停可以帮助我们优先考虑未来的马拉松比赛。

阿德里安·里德(Adrian Reed)

阿德里安·里德(Adrian Reed)是舞会森林行业的忠实拥护者。在日常工作中,他担任Blackmetric Business Solutions的首席顾问和总监,为不同行业的众多客户提供业务舞会森林咨询和培训解决方案。他是IIBA®英国分会的前任主席,并且他在有关业务舞会森林和业务变更的主题上发表国际演讲。阿德里安(Adrian)于2016年撰写了《成为大问题解决者…现在》一书,并于2018年撰写了《商业舞会森林师》(Business Analyst)

您可以在以下位置阅读Adrian的博客 http://www.adrianreed.co.uk 和 follow him on Twitter at http://twitter.com/UKAdrianReed

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