2018年1月2日,星期二08:20

使用7Ps技术计划研讨会

撰写者

计划研讨会是很困难的。有很多事情要考虑,有时很难知道从哪里开始!

我用于规划研讨会的最佳技术是7P。我在一本名为《 Gamestorming》的优秀著作中找到了它。

我使用7P来制定清晰的议程&确保我准备好参加研讨会。

运作方式如何?

该技术要求您考虑以下领域来计划研讨会:

  1. 目的 -为什么要参加这个会议?我倾向于写3-4个要点来总结目的。这是最重要的问题& worth starting with
  2. 产品 -我们想从研讨会中拿走哪些工件?您可以将其视为成果或可交付成果
  3. 处理 -议程将是什么?这应该与目的联系在一起。该过程需要确保您达到目的&随心所欲的产品
  4. -谁将会参加会议?同样重要的是-他们将扮演什么角色?他们将回答什么样的问题?一个人代表业务的技术方面吗?会有人在那里签字同意吗?
  5. 陷阱 -会议的风险是什么?例如。一个可能会困扰您的特殊问题,有些人会想详细研究。考虑这些陷阱&写下如何减轻他们的负担
  6. 制备 -会议前您需要做什么?例如。您是否需要创建一个演示文稿平台。您需要携带信息参加会议吗?
  7. 实际问题 -这些都是围绕物流的。会议在哪里?你有电视吗?谁会见访客等

工作实例

以下是我最近如何使用7P的示例。

我正在计划与新的供应商一起举办研讨会。我们希望全天开会以传达我们的最初要求&允许供应商反馈他们在第一个版本中可以提供的内容。这也是我们的启动会议,目的是就我们如何共同提供服​​务达成共识。

我草拟了以下7P,并将其发送给我们的团队以获取内部反馈。

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  1. 目的 -3-4个要点感觉像是正确的细节级别。上面的目的是我想从会议中得到的。但是我还考虑了其​​他人/供应商想要摆脱的困境
    它。总是值得考虑别人的期望。我先从本节开始-因为这会驱动其他一切
  2. 产品 -我觉得这是最难的部分。在此示例中,产品是范围的集体协议&如何交付范围。该产品是NOW / NEXT / LATER路线图,将在会议中进行更新。有时,该产品是无形的(例如,让所有人都了解您为什么进行更改)
  3. 处理 -这是我填写的下一部分。确定目标之后&产品,我考虑过议程可能是什么样/典型的运行顺序。这里的每一项都有助于实现目标,并确保我们提供合适的产品。将过程与上述内容联系起来,可确保议程项目是必要的并增加价值
  4. -这总是非常有用的。会话最多只能容纳10人。考虑谁需要在那里,以及他们扮演的角色是很有用的。角色可能是:回答技术问题,代表产品团队,回答有关运营的任何问题,或者可以是职务
  5. 陷阱 -我尝试考虑可能的陷阱。在我们的会议中,是将我们纳入到细节之中,并且会向我们询问一个具体的过程问题,但我们不知道答案。实际上,我们邀请了SME减轻这种陷阱。我们创建了一个问题委员会,可以在其中放置非常具体的问题
  6. 制备 -谁在研讨会之前创建资产?他们将创造什么& bring? I put names &本节中可交付成果,用于我们的研讨会
  7. 实际问题 -这些通常是人们忘记的事情。对于我们的会议,它是:安全地在现场预订人员,检查房间是否有电视,全天预订房间,以便我们可以提前进行设置。这成为检查清单,以确保我们已准备好举办研讨会

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概要

我发现7P是举办重点研讨会的一种非常好的技术。

通常,我通常会自己使用7P来制定议程,然后拍照并获得人们的想法。通过这种方式,与会者可以对议程进行反馈。我找到了“过程”&“人员”部分对于获得反馈特别有价值&共同设计一个议程。

我发现创建物理版本的7P意味着我可以解决所有问题&在各个部分之间轻松移动。我经常从一个部分移至另一部分,然后又移回另一部分,因为它们之间相互联系。

希望您发现本文有趣。这是您在计划大型研讨会时会考虑的技术technique

瑞安·休伊特(Ryan Hewitt)

瑞安·托马斯·休伊特 拥有超过5年的业务分析师经验,曾在印度,德国,美国,意大利和英国的蓝筹公司工作。 Ryan拥有scrum,lean,ITIL,变更管理和NLP的认证。

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