2017年8月15日星期二08:35

展示参与度,充分利用您的会议

撰写者

我们经常参加演讲,会议结束后我们问自己:

我为什么参加这次会议?会议的目的是什么? 我们经常参加演讲,会议结束后我们自问:我为什么参加这次会议?会议的目的是什么? 

工作人员参加会议需要支付薪金和时间。会议效率低下会浪费大量美元和时间用于其他活动的资源。项目经理和业务分析师将许多会议安排为日常活动的一部分。让我们讨论一下如何在您主持的每次会议中获得最大的收益。  

随想白 说:“会议便利化是一项软技能,这是您的业务分析师工具包的重要组成部分。很少成为业务分析师并且不方便开会。” 当会议室中的每个人似乎都在谈论一个不同的话题时,保持技巧的敏锐度可以使会议顺利进行。

“幸运的是,我们有一个会议规约,我可以在这里工作……您无法安排会议而不确定会议目的和预期结果,” 安德里亚·布罗克迈尔(Andrea Brockmeier)。 在邀请中明确指出您要参加会议的原因以及您希望从会议中获得的收获,以便与会议参与者明确。如果您的目的和结果不清楚,请不要举行会议。您的议程应支持结果。考虑将议程项目作为要回答的问题,以增强会议成果。

鲍勃·普伦蒂斯 提供建议:“通过正确的准备,您可以自信地走进任何房间,包括董事会会议室,并将其从公园中淘汰。了解听众的需求并讲一个好故事。”即使有明确的会议目的和结果,在不了解与会者需求的情况下,会议也可能无济于事。了解WIIIFM:对我有什么好处?每个与会者在会议的某个时候都会问这个问题。讲故事使WIIFM广为流传。数据很好,但是我们在会议结束后很久就记起了故事。数据支持您正在讲的故事。

创建出色的会议和演示文稿分为四个阶段,一个阶段将同时提供信息并进行有趣的对话。 

凯莉071017 1

规划阶段

计划阶段可以是对演示文稿结构(如果是重复出现的内容)的快速回顾,也可以是您在其中考虑会议关键方面的更详细的内容。第一个关键决策点是概述会议的目的。 接下来是概述您要实现的会议结果。概述结果将对会议的期望结果设定期望。

邀请角色或资源对确保会议取得良好结果至关重要。利益相关者分析或RACI可用于确定会议邀请。如果会议结果是一项决定,请确保与会者可以做出该决定。如果与会者无法帮助您实现会议结果或做出决定,则可能需要考虑将他们排除在会议之外。了解您的听众对于做出好的演讲很重要。同样重要的是了解为什么有人拒绝会议邀请。如果没有他们就无法举行会议,请一位可以代替他们做决定或促进对话的代表。 

如果与会人员是远程参加会议,则最好确保可以使用电话会议设备,电话和桌面共享应用程序,并且与会者可以使用。在会议邀请和所有会议通信中包括有关如何远程连接到会议的后勤信息。 


广告

不要跳过议程。哈佛商业评论杂志的Roger Schwarz谈到了会议议程的重要性,“我们都参加过会议,他们没有做好准备,参与者偏离了轨道,所讨论的话题浪费了团队的时间。这些问题(以及其他类似问题)源于不良的议程设计。”为会议获取清晰的议程并将议程项目列为需要答案的问题,而不仅仅是要点。议程应充分支持会议的目的和成果。

明确您对与会者的期望。如果需要阅读或需要材料,请在邀请中说明这些期望。会议的前一天,发送关于作业前的提醒。 

执行阶段

现在会议时间到了,您需要确保已设置会议室或虚拟会议。 在某些情况下,当会议室背靠背预订而没有任何时间可用于测试设备或系统时,有时无法进行设置。在会议开始前10分钟进行设置。 

作为演讲者或主持人,几乎不可能同时演讲和做笔记。 如果会议室中的音频麦克风的质量足够高,可以捕获所有问题,请考虑会议的录音。另一种选择是任命一个人作为会议的笔记记录者,以记录所有主要的决策要点,问题和停车场项目。

关注议程。如果讨论中出现的话题与会议目的和结果不符,请将其放在一边或“停车场”。会议结束后,发布并跟踪“停车场”项目。

总结阶段

该阶段在会议结束时进行。复查所有决策和行动项目。动作项的所有权可确保所有者在会议后处理动作项。设置参与者期望在操作项上做出回应的日期。 

演示后阶段

发送会议记录,演示文稿的副本,停车场项目和行动项目。会议后立即共享这些项目,使他们在会议参与者的脑海中焕然一新。如果记录了会议,则共享会议记录。您可以通过文件共享存储库(例如SharePoint,Google Drive或其他服务)共享会议中的内容。同样重要的是,将收货人的范围扩大到不能参加的人。 

结论

演讲是使您的项目团队和利益相关者参与其中以在项目活动中展示价值的一种很好的方式。认真周到地计划您的演示和会议。井井有条的演讲和日程安排使与会人员对您的沟通能力和组织能力有积极的印象。 

您还建议其他哪些技巧?

杰森·凯利

作者Jason Kelly在业务分析技术和流程的学术和专业应用方面具有丰富的经验。 20年以上的工作经验,为行业领先的全球性组织工作,以及在彩票,赌场和市政部门从事公共部门工作的经验。

他被授予并被认为是商业和业务分析领域的杰出思想家和主题专家。他积累了对业务的知识和理解,可以推动组织走向成功。

他的经验使他领导了多个项目的跨领域专家,包括转型业务项目。他为业务分析应用,设计和实施了新的动态方法。他曾指导和指导业务分析师,并在众多组织中实施了英才中心。他是有关许多业务相关主题的已发表的作者,博客,主题演讲者和演示者。

他具有丰富的学术经验,工商管理硕士,供应链学位,研究生领导力,六个西格玛黑带,行为经济学认证,用户体验设计等等。

以下是他从事的项目的示例:
策略目标运营模式
-IT替换(业务案例,建议书,-选择和实施)
-用户体验(UX)设计,包括客户旅程映射
-更换管理层
-需求收集(当前状态)
-燃烧的桥梁(概述需要改变的地方)
-能力成熟度评估(CMM)
差距分析(当前和未来状态)
-持续改进流程
-精益六西格玛
-Roadmap 和 project planning

©BA Times.com 2020

麦格雷戈徽标白色网站