2009年12月1日,星期二,00:00

重塑计划或项目组合图

撰写者

我的第四部分也是最后一部分"重塑..." series (which ran in 业务分析师时报 今年早些时候;请参阅文章末尾的链接)专注于项目组合汇总图表。由于此图表技术还包括并跟踪业务优先级,因此我将此通信工具称为“项目晴雨表”。

与前几篇文章一样,该图表尝试使单个图表可以交流的信息量最大化,而又不会使读者感到不知所措。但是,与需要使用Visio的以前的技术不同,气压计利用了Excel的简单性。

对于积极参与管理IT与业务关系的BA而言,有关项目状态和即将开展的工作的问题很常见。我使用团队的更新以及其他小组的更新来整理图表,以帮助快速响应诸如“你们在做什么?”之类的提示。或“此项目的优先级是什么?”一目了然地提供相关信息。目的不是提供每个项目状态的详细分类;最好由项目管理团队来决定,但是可以使用晴雨表作为一种沟通工具来帮助利益相关者从宏观层面上了解您的IT程序。

晴雨表也有效地跟踪了即将到来的优先事项的发展;我的BA团队还负责管理即将到来的IT工作量,通过将利益相关者的想法转变为项目建议书来形成需求队列。因此,我们使用项目晴雨表来帮助确定这些利益相关者的想法的优先级,然后将其传达给IT管理层。

项目晴雨表在项目启动之前提供了更高的可见度,它可以帮助各个部门保持一致并专注于当前工作。

BA角色的关键部分是查明项目忽视的领域(项目可能遗漏了利益相关者或范围,对下游影响等的区域)。事实证明,此工具在部门审核中以及从更积极的意义上来说,对于利益相关者或部门随意查看都是非常有价值的。我还发现这种技术同样吸引了高管和个人贡献者,因为它可以实现便捷的沟通和信息传递。没有项目晴雨表,我们的BA团队将无法发挥有效的作用。

在设计此图表时,我考虑了IT员工,经理和业务利益相关者面临的一些常见问题。通常,项目状态更新采用多页文档,PowerPoint演示文稿和/或会议的形式来传递此信息,这可能很难导航且耗时。尽管高度详细的报告具有重要意义,但项目晴雨表从这些报告中提取相关信息,并以简单,明确的图表组织起来,所有相关方均可使用。作为对状态,优先级和努力的问题的回应,项目晴雨表以简洁,直观的方式提供即时信息。这样的概览式信息工具随着您所处的公司阶梯越高而变得越重要。

考虑到这些参数,我想找到一种在单个页面上适合整个程序状态的方法。项目晴雨表是这些努力的结果。

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我的晴雨表由11列组成,按从左到右的顺序依次跟踪优先级,项目名称,项目状态,工作量和SDLC的阶段。

这些行填充了按部门分组在一起的各个项目。此处显示“销售”和“市场营销”组,每个组由蓝色条形分隔。

在每个单元格中,使用一种编码方案来传达相关信息,我在气压计的底部添加了一个图例,但在大多数情况下,这是不言自明的。

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在本文的下一部分中,我将提供逐步指南,以构建您自己的晴雨表。

最简单的开始方法是列出当前正在进行的所有项目。对于每个项目,请考虑涉及的工作量以及哪个小组拥有哪个项目。按部门对项目进行分组是使晴雨表有用的一件事。

完成此工作后,您应该具有按部门分组并经过努力评估的项目列表,例如以下示例。

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下一步是考虑在SDLC中跟踪的阶段,通常这类似于上面显示的完整晴雨表,但是由于Excel非常易于使用,因此可以根据需要调整列。

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现在,可以简单地将阶段完成的日期或已完成进度的百分比添加到各个单元中。

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在这里停下来并有一个功能图表是很合理的,但是正如我们在上面看到的,我们可以交流更多的信息。为了使图表更易于阅读,我按部门将项目分组在一起。为此,我只需要合并一行单元格,然后为每个部分添加并重复标题。此外,我为每个部门添加了关键利益相关者。这是您与您一起设定每个项目优先级的人。

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为了传达更清晰的进度想法,我们可以在阶段上应用颜色。我们将遵循标准的交通信号灯格式,绿色表示良好,琥珀色表示次要问题,红色表示重大问题。如果一个阶段已经完成,我总是将其设置为绿色。

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在进行气压计设计时,此时我不觉得该图表提供的图像尽可能清晰,因为我已经用相同的方式注释了所有阶段进度。这使得很难一眼就将完成的工作与正在进行的工作区分开。为消除此问题,完成一个阶段后,我将文本颜色更改为浅绿色。这样可以使处于开发阶段的白色更加突出。随着您开发更多项目的大型气压计,这种效果将更加生动。

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现在,我们有一个完整的图表来映射当前程序状态,但是优先级呢?那即将出现的想法呢?正如我在上面演示的那样,可以毫不费力地将其构建到同一图中。为了解决优先级,我仅添加了两列,一列标记为“优先级”以跟踪位置(位置一应该是利益相关者最重要的项目),第二列标记为“运动”以跟踪优先级的变化。这两列的增加使晴雨表成为一个很好的协商工具。将项目晴雨表与资源图表结合起来,可以形成强大的说服力,并为您提供帮助。

处理使图表保持最新的实用性,如果添加的项目的优先级高于现有工作的优先级,或者项目优先级被降级,我通常只显示添加或降级的项目的动向(即,我不显示在每个其他列表中的移动变化)。

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添加和优先考虑即将到来的想法或请求也很容易。添加额外的状态列,添加想法,然后根据需要进行更新。您还可以在此处跟踪任何状态。例如,您可能会为小型项目和大型项目指定一个名称。

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添加版本和日期范围后,该图现在几乎已完成。我通常每周至少更新3次。

总而言之,我们再次创建了一个简单但易读的图表,以演示项目和构想的当前状态,并以此提供程序的完整图片。

我已经收到了有关这一系列文章的积极反馈,因此,感谢您抽出宝贵的时间阅读并回复您的评论。在大多数电子邮件中,我收到有关模板的请求。现在我已经完成了该系列,我正在努力将模板和模板捆绑在一起,以供大家下载。

http://www.amerkan.com/component/content/article/106-articles/453-reinventing-the-swim-lane-diagram-part-1.html

http://www.amerkan.com/component/content/article/106-articles/463-reinventing-the-swim-lane-diagram-part-2.html

http://www.amerkan.com/articles/106-articles/490-reinventing-the-resource-chart.html

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马克·詹金斯 是Websense的经理业务分析组。马克在去年成立了这个正式的业务分析小组,该小组现在在Websense的所有主要业务项目中都发挥着积极作用。作为开发的一部分,他创建了新的流程和文档标准,以协助IT项目流程的全面检查,使BA Group处于IT与业务交互的最前沿。可以通过以下方式与他联系 [email protected] 并在推特上 www.twitter.com/JenkoUK
马克·詹金斯

马克·詹金斯(Mark Jenkins)是毕马威(KPMG)业务分析总监。马克(Mark)以卓越中心(Center of Excellence)的形式领导着一支由20多位业务分析师组成的团队。在加入毕马威(KPMG)之前,马克(Mark)在互联网安全领导者Websense上建立了非常成功的业务分析小组。 Mark拥有10年的业务分析经验,包括在所有业务领域的众多CRM计划和广泛的项目。 Mark还是IIBA美洲东部地区的区域总监。

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