2009年9月8日,星期二,09:59

重塑资源图

撰写者

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当我们继续研究重新建立有效沟通的传统工具时,让我们看一下资源图。我已经看到了多种使用资源图的方法,例如使用图形,电子表格和甘特图。虽然每种方法都能产生结果,但本文详细介绍的方法将提高在单个资源图表中而不是使用多个图表中传达的信息量。简而言之,本文重点介绍在单个图表中描绘分层含义的技术。

与泳道图一样,《商业分析师时报》在8月的两期中对此进行了讨论,http://www.amerkan.com/articles/106-articles/453-reinventing-the-swim-lane-diagram-part-1.html)资源图表将使用Visio构建,并充满模板,这将加快图表设计时间。创建资源图表的这项技术可实现四个主要目标:

  1. 交流我的团队目前正在做什么,我们已经完成了什么以及计划开始哪些项目;
  2. 提供对每个项目花费的时间的洞察力;
  3. 就个别项目的状况提供指导;
  4. 通过单个图表促进每个团队成员可用时间的百分比。

如果您有相似的目标,则应该发现此技术非常有用。我应该指出,我的团队通常会在最多三个月的时间内跟踪同步项目。另外,该技术不是定义实际结束日期的方法(为此,我使用MS项目)。

使用前面讨论的泳道图的一些基本概念,为每个团队成员分配一个泳道,称为“资源泳道”。沿x轴添加到标题的是带注释的块,它们代表时间段。尽管可以轻松进行个人调整,但两周的时间适合我的情况。使用典型的纸张尺寸(横向),两个星期的时间与财务季度(一年中的三个月)很好地对齐。在这里,与泳道一样,版本和作者非常重要。为了确保所有人都使用相同的版本,我每周至少两次更新资源图表。

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现在,我为每个组成员添加资源通道。每个资源通道用于说明个人对特定项目或工作的分配,以沿Y轴的百分比显示

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并沿X轴及时测量。

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在下面的示例中,我将演示如何使用四个团队成员及其相应的资源通道。

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到目前为止,已使用的图表的所有组件都可以添加到Visio模具中,从而可以快速创建将来的图表。稍后,我们将填充细节,但首先让我们构建图例以对其进行定义。

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图例分为三个主要列。在每列中,有三种可能的度量,分别以各种阴影和图案的框表示,称为资源栏。

第一列资源栏(绿色,琥珀色和红色)显示努力是否在进行中。项目完成后,资源栏应全部为绿色。

第二列资源栏显示了尚不准确的时间表的建议/未来计划,可以预订假期,商务旅行和外出时间。

第三列资源栏标识常规任务,当前日期以及队列中但尚未定义的项目。

这些使用适当的颜色和样式注释的资源栏将在适当的日期(x轴)和百分比(y轴)处添加到资源通道中,以显示可以持续多长时间。

从Mark开始,他在7月同时从事三个项目(也许是在阅读Bad-Ass BA系列作品之后!!)。在整个7月份,项目A占用了他25%的时间,项目B占用了50%的时间,而项目C占用了25%的时间。结果,带有三个资源栏的Mark的资源通道将看起来像这样。

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尽管现实中的资源配置可能会产生在不同时间完成项目的情况,从而有可能释放更多的资源。对于玛丽来说,这就是七月份发生的事情。她参与了两个项目,一个项目以30%的比例工作了两个星期,然后她在7月的剩余时间就花在了另一个项目上。她的资源通道看起来像这样。

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亚当有一项常规任务,占用了他25%的时间,例如分配支持任务,项目展开等。此资源栏沿整个资源通道延伸,并使用图例中的适当颜色。在7月初,他还休了一个星期的假期,此后他从事了一个当时存在一些小问题的项目。

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我将向前快一点,并填写其余的资源通道,以将图表显示为当前日期(8月25日))

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现在,我们对团队的资源有了清晰的了解。我们可以看到该小组中的两个项目存在一些问题。我们可以查看假期时间表,商务旅行,现在可以轻松地演示团队正在开展的工作,甚至可以深入到个人层面。

该技术的主要优势之一是它非常适合计划。您可以轻松确定何时可用资源。实际上,您可以根据需要在最基本的级别进行计划。我使用不同的颜色和名称进行计划的工作,例如粗糙或S.W.A.G.需要多长时间的想法。这些推测性资源条被添加到资源通道。

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除了进一步规划可能性外,您还可以开始分配尚未定义的项目,或在将来的队列中进行分配。

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最后,为进一步帮助读者,增加了代表当前日期的行,与数据相比,它更易于查看当前日期在哪里。

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该图现已完成,因此我们创建了一个简单但易读的图表,以演示如何为团队和/或个人提供资源,如何提供资源以及如何提供资源。在添加当前日期行时(垂直地以红色显示),该图将提供一个更实时的视图,这对于团队网站和/或定期发布每周或每日状态报告的定期发布非常理想。

正如我在本文开头提到的那样,此图的四个主要目标是通过这种分层的资源图方法实现的。随着时间的流逝,我已经意识到使用这种方法的另一个主要好处,即使用此图可以防止我的团队被大量被授予高优先级或紧迫优先级的新项目所淹没。在这种情况下,作为经理或执行人员的库存方法是立即指派一个团队成员来从事这个新的,高度优先的项目;但是,此新资源图使经理能够协商实际的工作量和时间表,以维持平衡的工作流程。现在,管理者可以熟练地通过普遍理解的视觉辅助方式来说明应如何确定工作的优先顺序或进度。

完成后,此示例中的最终插图如下所示。

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马克·詹金斯 是Websense的经理业务分析组。马克去年在Websense成立了正式的业务分析小组,该小组现在在所有主要业务项目中都发挥着积极作用。作为开发的一部分,他创建了新的流程和文档标准,以协助IT项目流程的全面检查,使BA Group处于IT与业务交互的最前沿。可以通过以下方式与他联系 [email protected]

马克·詹金斯

马克·詹金斯(Mark Jenkins)是毕马威(KPMG)业务分析总监。马克(Mark)以卓越中心(Center of Excellence)的形式领导着一支由20多位业务分析师组成的团队。在加入毕马威(KPMG)之前,马克(Mark)在互联网安全领导者Websense上建立了非常成功的业务分析小组。 Mark拥有10年的业务分析经验,包括在所有业务领域的众多CRM计划和广泛的项目。 Mark还是IIBA美洲东部地区的区域总监。

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