2012年5月14日,星期一03:00

重塑游泳道图。第1部分

撰写者

我们都使用了泳道图。它很简单,很容易演示一个过程,但是我经常认为它可以做更多。当我记录业务流程时,我不仅要展示谁在做什么,还应该展示更多。例如,指示它们正在使用哪个系统,正在更新哪种数据,并说明该过程的更广阔的前景。这些都是可以显着改善结果和提高清晰度的因素。在本文中,我们将探讨一些方法,可以利用泳道图的基础知识并添加一些增强的功能。

在第一部分中,我们将介绍一种在传统泳道的样式和模板内演示过程和系统交互的方法。

让我们先暂停一下,为销售报价批准流程设置一个典型的流程游廊场景。在此过程中,我们假设有四个不同的系统:在其CRM系统中工作的销售人员,报价工具和电子邮件客户端,在批准工具中的销售管理。

下面的泳道真的清楚地表明了这一点吗?

在此图中,很难一眼就意识到销售人员拥有三个独立的系统(在许多组织中,这也意味着三个独立的登录名)。结果,它不能准确地表明销售人员为产生报价可能需要做的工作量。实际上,从表面上看,报价批准流程看起来很简单!

那么,我们该怎么做才能使其更具可读性呢?一种选择是对框进行颜色编码以显示不同的系统,如下所示:

 

同样,该图似乎可以通过对不同系统进行颜色编码来工作,但是最终会发生什么呢?可能会想到:“哇,漂亮的颜色,它们是什么意思?”因此,类似于第一个图,我们面临着未解决的问题和过程的模糊图片。传说似乎也只会增加混乱。

让我们再深入一点。颜色虽然可以有效地区分差异,但在上面的示例中,颜色需要图例。如果我们可以更经济地使用颜色并消除对图例的需求,情况将会更好。下图就是这样。通过在边框中使用颜色并包括彩色标签,您可以轻松区分系统(即,将系统名称添加到标签中就不需要图例了)。

现在,您可以清楚而迅速地看到,销售人员创建报价时,他们实际上必须使用三种不同的系统,而销售经理使用第四种系统进行批准。所有这些都不需要图例即可实现,而且我并没有使读者感到迷惑不解。

 

最后,我也可以添加一些其他细节。在此示例中,我为了更好地理解而牺牲了一些可读性。但是,在这种情况下,我认为它可行。使用电子邮件图标,我对报价批准和电子邮件客户端进行了注释。批准折扣条件也被注释。

每个图都应该有一个版本号,最好是一个日期和一个作者。这样可以确保在演示文稿或会议中使用图表时,可以保证每个人都引用相同的信息。日期允许您查看上一次更新图表的时间,如果该图表在组织的其他地方使用,则作者可以作为参考。

 

在我们公司中,我们已使用Visio模具设置了流程图,并创建了可重复使用的模板。模板的参数包括针对所有主要系统(绿色表示财务,蓝色表示销售等)的明确定义的颜色编码方案,并定期将颜色映射到其他类型的图(即系统图,数据流程图等)。业务用户可以识别这些颜色,并找到一种有效的方式来说明业务流程何时需要使用多个系统(如示例中所示)。它还指示部门之间存在系统重叠的位置(例如,当销售人员与基于财务的系统进行交互时)。

总而言之,我们集中于提高泳道图有效性的方法。稀疏有效地使用颜色,定义每种颜色的含义以及引入标签和注释可以实现更深入的信息交换。在第2部分中,我们将开始探索对泳道图的进一步补充,以跟踪基础数据的使用,并研究将泳道图置于更广阔的背景中时澄清泳道图的方法。我们还将讨论现在已经设置了基本的泳道模板,然后如何增加采用率并最大限度地利用它。

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马克·詹金斯 是Websense的经理业务分析组。马克去年在Websense成立了正式的业务分析小组,该小组现在在所有主要业务项目中都发挥着积极作用。作为开发的一部分,他创建了新的流程和文档标准,以协助IT项目流程的全面检查,使BA Group处于IT与业务交互的最前沿。可以通过以下方式与他联系 [email protected]

 马克·詹金斯

马克·詹金斯(Mark Jenkins)是毕马威(KPMG)业务分析总监。马克(Mark)以卓越中心(Center of Excellence)的形式领导着一支由20多位业务分析师组成的团队。在加入毕马威(KPMG)之前,马克(Mark)在互联网安全领导者Websense上建立了非常成功的业务分析小组。 Mark拥有10年的业务分析经验,包括在所有业务领域的众多CRM计划和广泛的项目。 Mark还是IIBA美洲东部地区的区域总监。

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