2012年5月14日,星期一02:00

重塑游泳道图. Part 2.

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本文是“重新设计泳道图”过程的延续。第1部分重点介绍了提高泳道图功效的方法。诸如稀疏高效地使用颜色,清晰定义每种颜色的含义以及归纳标签和注释之类的方法使我们实现了更深刻的信息交换。

在开始第2部分之前,让我暂停一下,以回应第1部分的一些反馈。

使用任何图表,标准或最佳实践,至关重要的是要确保无论您使用什么,它都适合您的受众。我的泳道图的典型受众是企业用户。在Websense,我们很幸运有一个架构和设计小组来处理业务需求的技术解释。我的小组专注于了解流程今天的执行方式,然后与业务用户一起确定该流程在未来的工作方式,从而深入了解流程的复杂性。对于业务利益相关者而言,他们使用的系统至关重要,因为它是成功的主要因素。例如,在光滑的CRM系统中执行流程可能与笨拙的Quote System截然不同。我们将模板用于“现状”和“将要”流程文档;尽管该图具有自己的独立价值,但我们通常通过分析审查或在最终需求文档的上下文中进行交流。

另外,我在第1部分中的目标是创建一个模拟图,从中可以想到各种用途和应用程序的想法,每种想法都针对个性化需求量身定制。

在第2部分中,我将探索泳道图的其他一些补充内容,这将有助于在更广泛的业务背景下放置流程。我还将介绍如何通过创建Visio模具来增加和最大化使用泳道。我决定添加第3部分,在这里我将介绍一种有效的方式,以一种简单的格式演示基础数据,从而进一步构建泳道。

本文再次使用了第1部分中完成的图。

斯科特(Scott)在有关第1部分的评论中提到,显示流程的输入和输出很重要,我同意。我通过添加“过程链接”框并再次使用适当的颜色和标签来实现此目的。

在下面的示例中,我添加了开始供稿以及输出。对于注重细节的问题,我还更新了版本号和日期。

泳道1

现在,此图可以轻松地显示由销售人员启动的“营销开始”过程以及“输出订单”过程。您也可以考虑用数字注释流程框的底角,但是除非您有多个起点或混淆决策树,否则我认为这是不必要的。

为了增加和最大化使用泳道图,我发现开发Visio模具是有效的。为此目的创建Visio模具可以为将来的设计使用“模板”或“上颚”形状,因此可以大大减少创建泳道图所需的时间。

确保事先确定了大多数(如果不是全部)系统,这将在选择颜色组时为您提供帮助。如果您在小组环境(即BA的团队)中使用Visio模具,则应主动开会并一起设置模具。当您以后遇到一个新的或被忽略的系统时,这应该可以防止分歧。使用原色来指定某些系统组也是有效的。例如,您可以使用不同的原色阴影来指示与主系统“挂起”的系统,如下例所示。

泳道2

如果您的小组有团队徽标和/或公司徽标,请将其添加到泳道框架(我们也将其创建为模具形状)。

另一个不错的选择是在边框和泳道标头上使用公司配色方案。

这两个小点使您可以制作出看起来很正式的东西,从而增加了图表可靠性的主要百分点。您可以得到最终的图,看起来像这样。

泳道3

Visio模具的最大优点是,它提供了一个框架,您可以在该框架上构建量身定制的故事,以阐明过程的含义和目的。对于我们小组而言,第一步是始终使用,调整和改进模板。在此阶段,您基本上是道路测试,以确保您包括了所需的一切。由于该图用于文档或会议中,因此您将产生对图的了解并希望对此感兴趣。业务用户看到一致的图表格式的好处也很重要,从而减少了更改图表格式的时间。

一旦您解决了问题,就可以让BA或同事一致地使用该图,并且您的涉众可以轻松阅读该图。您可以开始将其作为记录业务流程的公司标准来驱动(牢记我的第一点:请在合理且适当的时候使用它)。对于我的团队而言,这意味着建立一个业务流程存储,供整个公司的业务涉众访问。我们还将模板发布到我们的Sharepoint团队网站,其中包含有关如何安装和使用该模板的说明(假设您有足够的Visio知识用户),因此任何人都可以创建自己的流程。这种实现方式创造了一种语言,使所有相关人员都流利。对于BA而言,确实没有比让利益相关者能够使用BA文档标准表达自己的功能更强大的工具。

对于大多数企业用户而言,这就是您想去的游泳道深处。我们已经提高了我认为大多数用户可以实际理解的范围,但是对于BA和技术用户来说,我们可以在泳道基础上添加更多细节,以跟踪流程中的数据使用。

许多信息将显示在单个图表中,因此请务必记住,使用此技术时,受众和情况必须合适。

在下面的示例中,可能会有替代的技术来演示数据使用情况,但是,我的文章的目的再次是挑战我们查看图表的标准方式。

如您所见,通常需要的纸张尺寸大于标准的美国信函。账本尺寸较大的分类纸是比较理想的,它倾向于指导这种泳道适应方法用于更高级别的焦点图,以说明关键的稳定过程。例如,这种方法不是最适合“正在建设中”的项目,对于需要将完成的文档安装到墙上以供参考的情况,它会更好地匹配。

该技术的目标是描绘与基础数据相关的流程,同时识别主要数据存储。此技术有助于业务用户理解报表的来源和流程之间的相互关系,进而使他们理解报表的生成。

在不做进一步介绍的情况下,让我们讨论上述技术,该技术首先回顾完整的泳道,在过程中识别数据更改点,然后将其与数据的广义视图进行匹配。从广义上讲,我的意思是将诸如“客户地址”之类的相关字段压缩在一起,该字段可以是5个或更多的系统字段,并在“地址”的单一保护范围内对其进行引用。重组适用于所有数据对象; “联系详细信息”可能足以捕获“地址”,“电话”,“传真”和“电子邮件”。可能需要重新组织一些处理盒,但是增加的页面大小应具有更大的自由度。

确定了数据更改点后,我现在可以用垂直虚线分隔的区域注释正常的泳道。

泳道4

在泳道的底部,添加了数据组。在此示例中,您需要关注3个关键数据点(当然还有其他一些数据点):1)帐户-客户所在的公司。 2)联系人-在公司工作的个人联系人。 3)定价-由销售人员产生的报价。

泳道5

现在将数据存储系统添加到数据(X轴)和过程段(Y轴)的交点。我通常将记录系统标识为部分中的第一个系统。如果记录系统发生更改,我将其用红色突出显示,作为本节中的第一个系统。

泳道6

您最终完成的图可能看起来像这样。

泳道7

本文涵盖了很多细节。在本文的第一部分中,我们了解了如何创建Visio模具为协作提供了许多可能性。在第二部分中,我们发现向标准泳道添加更多细节可以说明流程的底层数据使用情况。我希望这两篇文章对借用新技术有所帮助,并有助于您修改自己的图。

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马克·詹金斯 是Websense的经理业务分析组。马克在去年成立了这个正式的业务分析小组,该小组现在在Websense的所有主要业务项目中都发挥着积极作用。作为开发的一部分,他创建了新的流程和文档标准,以协助IT项目流程的全面检查,使BA Group处于IT与业务交互的最前沿。可以通过以下方式与他联系 [email protected].

马克要感谢Skylar Waldman在撰写这些文章时所提供的帮助和编辑帮助。

马克·詹金斯

马克·詹金斯(Mark Jenkins)是毕马威(KPMG)业务分析总监。马克(Mark)以卓越中心(Center of Excellence)的形式领导着一支由20多位业务分析师组成的团队。在加入毕马威(KPMG)之前,马克(Mark)在互联网安全领导者Websense上建立了非常成功的业务分析小组。 Mark拥有10年的业务分析经验,包括在所有业务领域的众多CRM计划和广泛的项目。 Mark还是IIBA美洲东部地区的区域总监。

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