2016年11月14日星期一13:34

策略聚焦:主持人您面临的7个常见挑战

撰写者

我们都会犯会议便利化错误。我知道我做了一些。有时您可以恢复,而其他时候则无法。

我知道当我在主持人会议上犯错时,我感觉好几天都没有。它对我个人有影响。原因有很多;首先,我为能帮助组织讨论问题并提出解决方案而感到自豪。其次,我相信我的工作是使我的赞助商和周围的人看起来不错。第三,我像疯了似的准备着,并且喜欢至少每星期进行一次审核和完成。

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但是有时候事情会发生,而您却无法兑现。发生这种情况时,我会讨厌。

我最近一直在思考我们使协调会议脱轨的错误。这是我想出的。

高级准备

有时我认为我花太多时间准备会议。多年以来,我了解到,任何使您超出日程安排(8小时)的事情通常需要40到60个小时来准备。这就是为什么重要的是要有足够的准备时间并至少在会议开始前一周做好准备。通常,在进行预先准备时,我喜欢调查与会者的各个部分,采访几个与会者,在准备任何东西之前弄清楚议程,然后才准备真正需要交付的东西。

确保您有正确的主题

这可以提前进行准备。当我回顾自己的最佳会议时,这是团队的努力。通常,至少有2位客户代表,也许还有另一位主题专家,他们会全程参与该过程,以确保我们有合适的业务问题来适当地解决和解决该主题和问题。

我从经验中学到的一件事是,如果我的内心对某件事感觉不对,那么我们将朝错误的方向前进。发生这种情况时,请大声说出来,并与您的准备团队进行艰难的交谈。

认为任何讨论都是一个好主意

为了讨论而进行讨论没有任何意义。促进是关于使人们参与信息收集过程,而培训是关于向人们传递信息。这些是相关但不同的。

最近,我遇到了这样一种情况,我在利用别人的见识来准备课程时,最终做了一些培训课程,而不是协助课程。我对这个小组的观点是,他们需要有一个针对其组织的格式计划结构。但这不是他们所需要的。幸运的是,在休息时间我换了档,下半场我又转了转。但是我只能这样做,因为我已经准备了备份材料。

进行第一次讨论很高兴,但是第二次讨论很高兴。

在会议室和会议中认识人们

我以参加会议之前了解参与者为荣,尤其是当存在多个利益相关者团体时。这是关于人员和团队动态的。同样,这是准备工作。但是如果有机会,我会遇到尽可能多的参与者,他们对我们要实现的目标有想法。我的偏好是提前描述利益相关者,以了解他们的工作方式,提前建立联系和建立关系,因此我需要人们来帮助我,并全面了解团队之间的互动方式。我发现,当我错过获得良好的团体形象时,我并不那么聪明,我必须更加努力地工作,赢得会议室内所有人的信任。如果我不练习,这也是正确的。

在会议开始时与人建立联系

与最后一点有关,但有所不同。我知道名称标签,简介和破冰游戏在与人建立联系方面有很长的路要走。在其他时候,则是要抓住他们并尽早与他们互动,因此您和与之合作的团队之间存在联系。这就是为什么我要早点出现,见面和打招呼,谈论共同的兴趣并尽我所能找出有关团队的一些原因。有时候,我为人民充满活力的能力感到惊讶,有时为他们与世隔绝的精神状态感到惊讶,而有时却对平民百姓的状态感到惊讶。

最近,我有一个促进和发展的计划,正在寻找一个可以与参加者建立联系的开放者。我向赞助商发送了一些想法,但是这些建议被取消了。当我问我的赞助商推荐的开瓶器时,他们没有提供最佳建议。因此,我犯了一个错误,那就是我本该退后一步,只是问一个不寻常的问题,然后让所有人给出不寻常的答案。现在这对这个小组有用吗?

我的观点,总是从与人联系开始。

确保您有反馈环

尽管可能如此艰辛,但我认为这是至关重要的。进行简短汇报或讨论是您可以改进或更正您在会话中已犯的任何错误的唯一方法。在一切都很好的情况下进行汇报会议是很棒的,但是当您错过分数时,那就是汇报工作很困难。

我相信结构和参与。因此,您需要请求有关整个会议,特别是有关主持的反馈。希望,如果事情进展不顺利,那就不会完全落在您的肩膀上。但是我不认为这是现实。

我已经学到了一件困难的事,那就是,当事情没有完全计划好时,通常还有其他因素在起作用,这些因素可能被误解,无法传达或被误导了。

例如,我曾经与40个人进行了为期半天的会议。目的是讨论改善组织的方法。没有人告诉我,就在我们开始之前,CEO宣布他们削减了所有职位的1/3。会议中没有人说什么;我不知道,我感到失败了。仅仅三天后,我才知道发生了什么事。从“开始”开始,我就是替罪羊。我在反馈会议上发现了问题。

投资自己作为促进者

促进既是科学又是艺术。您需要训练和练习。我知道,当出现问题时,我会回到训练中,看看可以做些什么。当一切顺利时,我会回到训练中,看看我可以做些什么。良好的协助者使事情看起来容易。即使您正在培训,指导和指导他人,将自己投资为促进者也确实会有所作为。因此,找到一个工作场所,以促进自己的促进技能和实践。

最后的想法

我相信我可以为这个主题涵盖更多的项目。但是我想这是我的坦白。在拥有大量经验的漫长职业之后,有时我会犯错。

关于便利化,有很多事情可能是正确的,也可能是错误的。会议运作良好通常意味着在会议工作开始之前,我们要有准备时间,发起人和利益相关者的参与,对目标,目的和成果的良好指导和明确性。但这并不意味着每个会议都按计划进行。我参加过很多次会议,因为首席执行官突然间没意识到而使我们出轨,但是管理团队做到了,企业副总裁提供了定义不明确的业务问题和驱动程序声明,或者计划经理要求培训方法,仅批准了材料发现所有这些人真正需要的只是对话,有人听他们的话,提出问题并创建可能的解决方案和结果列表。

事情在这里,无论发生什么事情,成功都取决于主持人的肩膀。就像保罗·西蒙(Paul Simon)在歌曲《正确的东西》中说的那样:“出问题时,我是第一个承认它的人,我是第一个承认它的人,但是最后一个知道的人。”

我认为便利化就像这些话。作为促进者,万事如意,这很好,但当事态出现问题时,这很难。但是,即使您是最后一个知道的人,也需要成为第一个承认它的人。

尽力而为
投资他人的成功,
记下您的旅程。
理查德

理查德·兰农

理查德(Richard)带领观众走上一段强大的旅程,与人们互动,弥合差距并建立业务头脑,以为组织制定更好的决策和解决方案。理查德(Richard)是一位屡获殊荣的演讲者,国际出版物撰稿人,业务作家和广播人物,他研究,撰写和演讲如何通过战略规划和领导力发展为全球的业务分析师,项目经理,企业家和专业人士构建,吸引人和改变业务。除了跨行业的经验外,他还具有厚脸皮和有趣的个性。理查德讲话时,准备接受教育。理查德(Richard)运用无废话的方法,故事和示例,引导您获得新的视野,共同的方向以及为您的业务成功制定的行动路线图。 

理查德·兰农(Richard Lannon)可以通过他的 网站 , 电子邮件 , 推特 , 要么 领英  

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