2012年4月23日,星期一00:00

时间短吗?有更多会议!

撰写者

好的,在您认为我们发疯之前...我们建议您参加更多简短的,关注的会议。作为项目经理和业务分析人员,我们经常会遇到紧迫的截止日期,忙碌的团队成员在短时间内忙于许多任务,而高级利益相关者则对我们提出了越来越多的挑战。同时,我们面临着不断变化的统计数据,表明通信问题是项目失败的核心。您如何处理这两种情况?举行更多会议,但让他们计数并迅速进行。让我们研究为什么我们需要这些频繁的,有针对性的会议,以及如何最好地进行这些会议。

我们在这里讨论的会议类型通常不超过15分钟;在极少数情况下,可能需要半小时。它们通常作为日常的“站立”会议在椅子上移开或推到会议室一侧的会议室中运行。但是,这是可选的,因为对于这些会议中的某些“站立”方面,有助于使与会者集中注意力。这些快速会议通常是在早上准备第一天的第一件事,或者是在一天结束时要做的最后一件事,以准备在下一个工作日早些时候进行的活动。因此,鉴于此,为什么更频繁的会议是有用的工具?

1.您的团队需要尽可能多的有效停机时间

很少有项目允许团队成员在真空中进行操作。条件变化,问题和意外情况浮出水面。来自项目各个利益相关者的沟通几乎是恒定的。团队成员需要a)知道他们在项目上的任务是什么,以及b)具有他们以最佳方式完成任务所需的信息。随着所需数据的不断流动,交流所有这些信息的论坛需要频率和效率。简短,集中且定期安排的会议可以完成此任务。项目经理还可以从团队成员那里接收有关状态,风险管理的信息,并以有效的方式发布信息。

2.团队成员需要了解相关任务以及所需的交互

在我们正式的项目管理培训中,我们(适当地)花费了大量时间进行风险管理。经典的风险管理讨论可能影响项目,项目任务的完成或整个项目任务的潜在事件。在产品开发的快速发展的技术领域中,就像对待风险一样,对待与依存任务有关的信息以及与其他团队成员,主要利益相关者或供应商的其他潜在交互作用同样重要。我们需要认识到这些交互作用,计划应对这些交互作用所需的工作,并在发生交互事件时做好准备。这些互动事件可能导致我们不得不审查数据,审查状态,改变我们的方法,或者在最重要的情况下,重新计划我们如何完成任务。只有与我们的同行和领导者互动,并及时从利益相关者那里获得信息,才能有效地做到这一点。我们不需要大量的“交互管理计划”来执行此操作;但是,我们确实需要就潜力进行频繁的交互,因此我们可以为即将发生的项目情况做好准备。

因此,鉴于这些会议是如此重要,我们如何使它们有效地最大化团队成员的“减少时间”并为这些潜在的“交互事件”做好准备?

1.不要让他们成为强制性的–让他们成为“有条件的”,您就可以控制和传达出勤条件。

大多数人对会议的合理抱怨是浪费时间。它们走得太久,没有用。我们习惯于邀请“标准团队”参加每次会议。当您的团队忙于工作时,我们需要作为领导者步入正轨,并努力确定世卫组织是否需要参加我们的简短,有针对性的会议。因此,为团队成员设置参加者的条件,传达他们的期望,并在每次会议之前共享条件,这样不需要参加会议的人就不必参加。当您第一次开始使用该技术时,要保守主义而失败,请人们参加。随着时间的流逝,您会获得有关会议有用性的反馈,您可以微调您的出席条件设置。这样做的关键很简单...如果您无法识别他们将从会议中带走的关键信息,那么他们就不必在那里。如果您需要团队成员提供的一些信息,请在会议开始时进行收集。卡尔·普里查德(Carl Pritchard)的《 墙走协议对于大型项目团队而言,这是一个很好的方法。

2.举行不止一次每日会议-与不同的与会者

对于您来说,这可能不如项目经理或首席业务分析师那样高效,但这与您无关。它关系到团队的生产力,有效性和效率。如果您做得很好,并且您的团队认为您正在召开有效的会议,值得他们去做,他们会获得他们所需的信息,那么您将受益于a)无需追赶他人来获取或共享信息,以及b)他们将与之合作更好的数据,这将减少您必须处理的问题。与设置出席条件和召开单独会议相比,这通常可以节省更多时间。举行单独的会议(并做得很好)可以避免在会议上浪费最大的时间……而不必听别人说那些对他们没有意义的事情。将您的团队划分为团队,这些团队经常一起工作,并分别举行每日会议。为了维持“整个团队”,请考虑让整个团队每周参加一次日常会议。将团队会议的议程设定为与整个团队相关的事情。

3.认真对待会议,但不要强迫自己和团队认真对待

效率不仅来自有效和以团队成员重视的方式提供信息。效率还来自团队成员,他们彼此之间的了解和了解超过了专业能力。花些时间去认出生日,重大成就,而不是那么重要的成就,以及您作为团队的时间。每周一次的团队会议上都带饼干或早餐–领导者要以人为本,并鼓励团队成员也这样做。

4.谈论“房间里的大象”。

由于人群会很小,因此请充分利用亲密的大小。追逐追赶,并提出在较大的团队情况下可能是“禁忌”的话题。提供信息的方式越开放,越直率,团队就越会感到同样自在。信息是我们成功的关键,人们越早开放共享“重要信息”,项目对成功的定位就越好。

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鲍勃·麦格农

 鲍勃·麦格农(Bob McGannon)是以下公司的创始人和负责人 思维,提供项目管理培训,咨询,主题演讲的公司&北美,欧洲,中东和澳大利亚的教练服务。可通过网络在MINDAVATION与Bob联系

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