2018年7月4日星期三08:47

做事的艺术

撰写者

作为业务分析师,我们经常同时从事多个项目。

平衡优先级是我们日常工作的一部分,必须在项目和业务截止日期之前完成。

由于业务分析功能通常构成工作的早期和中期阶段的一部分,因此我们经常发现,尽管截止日期并不总是紧迫,但项目团队中的其他人仍依赖于我们所做的工作,而我们提供的分析是他们工作的前身部分。因此,尽早交付的重要性对于确保关键路径尽可能高效且不会被我们所做的分析工作所阻碍至关重要。

对于某些人来说,以下任何一项都不会带来革命性的变化。但是对于那些刚接触该领域的人,或者发现自己因工作量太大或交付结果不堪重负的人而言,以下人员可能会立即为您带来真正的好处。

专注于真正重要的事情

绘制路径通常被认为是成功的关键驱动力。俗话说“没有计划就是计划失败”。但是对我来说,这有两个阶段。

首先,分解所有必需的活动并创建待办事项列表是至关重要的组成部分,但真正的价值所在是时间管理和价值交付技术,即“权力列表”,但不久之后就会更多。

一旦业务已经有了预期的结果,我们通常就会被带入一项工作或项目。最终目标是已知的,我们被带进来以帮助我们了解如何达到目标。作为业务分析师,通常是我们的专长构成我们如何实现结果的催化剂。

分析当前状态及其优势和劣势,达到预期结果的新要求,变更计划,测试范围以及我们如何衡量成功,都是我们工作的重要组成部分。我将不讨论这些内容,但可以说每个内容与下一个一样重要和重要。

我们将项目交付工作的每个阶段分解为需要交付的东西的清单,这些东西构成了业务分析计划,而与方法论(敏捷或瀑布式)或框架(Prince2,PMI等)无关。每天,每个星期,每个项目都有自己独特的任务清单。听起来有点熟?

电源清单

“权力清单”是一种简单有效的方式来传达真正重要的内容。每天,您都会列出待办事项清单,无论清单大小如何,您都可以选择其中一项或两项为项目带来最大价值的物品。这些是您必须完成的任务,是您立即开始执行的任务,无论这些任务有多痛苦或多么复杂。

这里的关键是不要被其他次要任务分散注意力。那些快速获胜或琐碎的琐事都应该等到您的“权限列表”完成后再进行。帕累托原则(也称为80/20规则)指出,结果的80%来自20%的努力。 “电源列表”是实现80%的目标的驱动力。它确保您每天都在交付项目中最重要的组成部分。

您可能有几天要离开办公室,想知道时间过去了,尽管整天都很忙,但感觉自己几乎一无所获。通过应用“权力列表”,几乎不可能有这样的感觉,因为您可以确保始终为自己的角色努力实现真正的价值。

布赖恩·特雷西(Brian Tracy)写了一本很棒的书,题为“吃那只青蛙”,他说


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“您的“青蛙”是您最大,最重要的任务,如果您不做任何事情,您最有可能拖延这一任务。”

我经常回想起我上大学的那段日子,并记得卡在作业上。与其将其分解成小块并逐一完成,我最终会拖延并感到不知所措。他们在我不分昼夜地工作并且最终陷入困境时(因为在临近最后期限时您还有其他选择吗?),我意识到,只要开始,我自然就会克服我所遇到的障碍在我的头上。我会踢自己不早做。

我希望我当时可以使用电源列表原则,因为我敢肯定,随着截止日期的临近,我会避免在图书馆里呆很多深夜。

运送

“权力清单”是在最短的时间内交付最大价值的解决方案,而无需采取任何行动,计划就是计划。将以下技术与“电源列表”搭配使用,可以真正发挥作用,并使您完成正确的事情。

波莫多罗

为了确保我专注于分娩并避免分心,我会在日常生活中经常做的一项最常用的技巧就是使用番茄技巧。对于那些不熟悉这种时间管理技术的人来说,它基本上涉及短暂的强烈关注和短暂的休息。

对我自己来说,20分钟通常是适当的时间来集中精力,尤其是在办公室里,因为可以与利益相关者开会或回答开发团队的问题至关重要。

我在手机上使用了一个名为“好时光”的免费应用。尽管看似有数百种可用,但我非常喜欢“好时光”应用程序的简单性。我将计时器设置为20分钟,点击屏幕以启动计时器,在接下来的20分钟内,我将仅专注于“电源列表”任务之一。除了手头的任务,我不会检查电话警报或电子邮件,也不会处理其他任何事情。是的,会有人分心,因为有人会问一个问题,但是计时器使重新专注于任务变得更加容易。

波莫多罗技术结束了拖延和过度思考。它使您可以立即完成某项工作,从而留出更多时间来完善工作,并且通常只是通过开始的技巧消除了思维障碍,从而常常增加了动力。

双耳节拍

当我真的需要专注时,我将使用的另一种技术是使用双耳节拍。双耳节拍是一种利用声音频率使大脑进入集中状态的方法。它通过播放两个不同的频率(每个耳朵一个)来工作。您的大脑将弥补频率差异,使其进入通常称为“阿尔法”状态。对于集中,两个频率之间的8-12hz的差异对于集中状态是最佳的。该技术背后有很多科学,但可以说,这是我发现真正有用的东西。尤其是在由于周围环境或疲劳而难以集中注意力的情况下。它使您的思想回到专注的状态,并有助于确保您保持高效并专注于手头的任务。

这些曲目的来源很多。 YouTube免费提供数千种。戴上耳机,然后尝试一下。

概要

如果到目前为止,我希望这篇文章对您有所帮助。因此,总结一下:

  1. 将所有任务分解为待办事项
  2. 从待办事项清单中选择1或2个项目。那些证明将增加最大价值的公司,无论它们多么复杂,困难或令人不悦目。
  3. 立即处理这些内容,不要让自己分心于交付它们。
  4. 每天重复步骤1-3,很快您和周围的人就会意识到您所提供的价值难以置信。

如果很难集中注意力,或者您的环境经常使您分心,使您无法按时行事:

  1. 使用番茄计时器可以帮助您在短时间内集中精力(只要确保您在这之间稍作休息即可)。
  2. 使用双耳节拍(通过耳机)积极帮助您的大脑重新集中精力完成工作。

完成工作是好的,但是完成正确的事情对您,您的职业和正在交付的项目都非常重要。

乔恩·德比郡

我拥有从医疗保健到零售等各个领域的近十年的业务分析师经验,我积累了各种各样的技能,能力和技术。
我一直在努力提高自己,提高自己的知识和技能水平,并乐于帮助和指导该领域的其他人。

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