2018年3月13日,星期二07:44

业务工作流程图的艺术

撰写者

在许多组织中,通常会将业务分析师分配到一个项目,在这些项目中,他们可能对他们应该分析的实际业务流程几乎没有背景。

由于项目时间表通常太紧,因此迅速捕获需求的压力会越来越大。但是,作为业务分析师,花时间来构建业务工作流程图不仅有助于编写细致的要求,而且还会启发利益相关者寻求更全面的要求。传统的业务分析要求利益相关者参与,计划然后收集需求。虽然绝对可以为您的项目计划增加更多的时间敏感性,但业务工作流映射对于项目成功的质量至关重要。作为广管局,不难理解为什么业务工作流程图很有价值,但是,这一关键步骤通常是“很高兴”的工件,或者为了项目时间表而全然牺牲。可以理解,业务工作流图是在项目时间表上减少工作量的简单目标,但是我认为对于牺牲项目成功性对项目成功质量太关键了。

解决问题的第一步是理解它。当我采访越来越多的利益相关者时,我意识到每个人都对业务流程难题的一部分有所了解。只有将这些部分放在一起,您才能将其称为全面的解决方案。在项目的早期创建此工件,不仅可以更好地解决问题,而且可以使整个项目团队了解自己的业务流程。


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作为支持业务工作流程图关键价值的用例,我被分配到一个涉及更换大型学术医疗中心的技术转让应用程序的项目。在Google搜索之前,我从未听说过“技术转让”,因此我开始尝试了解业务流程。在此示例中,业务流程图特别有用,因为许多机构对技术转让流程的管理方式不同。我的客户使用的解决方案已有20多年的历史了,他们的整个业务流程急需更新。与利益相关者会面后,就开始形成愿景。我开始使用Microsoft Visio,添加了方框,移动了箭头,将点连接起来,看着这个业务工作流图越来越大。尽管进行了广泛的工作流讨论,但我经常需要回过头来保持清晰,只是听到“哦,是的,我忘了我们确实将其发送出去了”或“是的,我们确实必须输入这些详细信息,但这仅在特定的类型被选中。”这两个实例都说明了工作流程的新组成部分,不仅增加了我的图表,而且使利益相关者对他们自己的业务流程的理解加深。当我对成功捕获工作流感到满意之后,我开始分发该图以进行签名。我要求每个利益相关者审查工作流程,进行任何修改或征得他们的同意。几乎每个利益相关者都提供了更多的编辑内容,不是因为我本身错过了一些事情(尽管也确实发生了),而是因为退后一步并查看了完整的图表使他们意识到了新的东西。经过几轮编辑后,我终于获得了利益相关者的完全认可。

怎么办?在开始收集需求的会议时,我在每次会议的会议室屏幕上都显示了批准的工作流程。就像绘画一样,我以工作流程为切入点来指导这个新应用程序的需求构建。当我们深入到业务需求收集会议时,我们经常停下来重新检查业务模型的潜在变化。作为业务分析师,我很高兴有机会重新审视当前的业务流程,并向同事们挑战了他们的业务流程。作为项目工件,业务工作流程图被记录在业务需求文档的附录中以及一些高级领导者的软木板上。

即使在项目之外,企业也可以通过许多其他方式利用业务工作流图工件。从培训,入职,重组和六个sigma诊断。该工件应尽可能存活,挑战,更改,重新检查和更新。业务工作流图不仅可以提高一个项目的质量,而且我认为对于将来的许多项目来说,这将是至关重要的工件。

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