2020年6月18日星期四08:00

映射利益的好处

撰写者

人们普遍认为,项目应该带来收益–这是项目存在的理由。

然而,项目通常专注于产品交付,却失去了项目活动与业务收益之间的联系。作为在公共部门工作的业务分析师,我感到很沮丧–项目应专注于收益的交付。

收益映射是一种有用的分析技术,可用于了解项目活动与收益之间的联系。收益图提供了项目活动与收益交付之间联系的直观表示。因此,它们可以用来促进以利益为中心的项目交付方法。

什么是权益图?

收益图(或收益依赖性网络)是一种有用的技术,可用于了解项目将如何交付业务收益。根据BCS,收益图是“为实现其预期收益而需要在项目/计划中进行的图示”。这个想法很简单–将项目活动与其直接影响的收益联系起来。

制定收益图没有明确的“标准”。有多种变体,其中许多与业务计划的特定类型的项目有关。但是,以下元素通常适用于所有项目和/或变更计划:

  • 促成变更–支持交付较大业务变更/交付的项目交付/活动
  • 业务变更-项目/计划将实施的变更
  • 商业利益–因商业变更将提供的可衡量的利益
  • 目标–项目支持的项目和/或业务目标
  • 战略目标/业务推动力(可选)–推动项目交付的总体目标,愿景或威胁

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项目可交付成果和活动(或“促成变更”)映射到业务变更可交付成果,而业务变更可交付成果又映射到变更的整体收益。然后,可以扩展收益图,以将业务收益与项目目标链接起来,而项目目标又应与战略目标或业务驱动因素联系起来。如下例所示,结果是一个直观的表示形式,清楚地展示了项目活动与组织的战略意图之间的联系。

BATimes 2020年6月18日1

变更,收益和目标之间的关系并不总是一对一的关系。以下是一个虚拟项目的收益图,该项目用于建立家庭并将其搬入新房。尽管听起来很简单,但是对变更,收益和目标的进一步分析表明它们之间的关系并不明确。

BATimes 2020年6月18日2

当然,这是我建立家庭住宅项目的好处图。我的目标和利益可能与从事类似项目来建造房屋的其他人有所不同。因此,尽管某些项目活动和变更可能是相同的,但收益和目标却可能不同。相同的逻辑适用于执行类似项目的不同组织-您不可能碰到两个相同的收益图。

为了充分利用收益图,应该在项目/计划中尽早制作出来,定期进行更新,并在整个项目中进行参考,以保持对收益交付的关注。

为什么地图受益

映射收益有几个原因。最明显的是协助利益计划和实现-了解预期什么,如何以及何时进行业务变更才能带来商业利益,这为利益计划和实现活动提供了基础。但是,收益图可以用作项目管理分析技术,以在项目的多个区域之间建立共识。

沟通:了解原因

利益图是从不同利益相关者的角度理解和传达项目影响的有用技术。大型项目/计划可能包含许多活动部分,因此单个员工很难理解为什么某些活动或可交付成果被视为重要。对于业务利益相关者来说,也可能难以理解为什么他们可能需要更改,而对于管理人员而言,也可能难以理解某些活动为何如此重要。好处图可以通过允许:

  • 项目交付人员清楚地了解他们所从事的活动如何影响收益的交付,从而为项目的总体成功做出贡献
  • 利益相关者了解变革的好处
  • 经理了解项目活动与战略目标之间的联系。

风险:评估影响

收益图可以用作量化项目风险的工具。通过在项目活动和收益之间建立明确的联系,收益图可以根据与项目活动有关的收益对收益进行量化。收益图还可用于评估变更对项目预算,范围或时间表的影响,支持根据交付的收益评估任何项目变更。

计划:提供收益

收益图可以成为计划项目活动的有用工具。与使用产品分解结构来解构项目可交付成果的方式几乎相同,可以使用收益图来解构实现业务收益所需要做的事情。产品分解结构和收益图之间的主要区别在于,重点是业务变更和收益,而不是可交付成果。

作为参与项目可行性和启动工作的业务分析师,我发现与产品细分结构相比,收益映射是一种更强大的技术。将项目活动与业务收益相关联是证明项目工作和成本估算合理的一种好方法。收益图还可以帮助构建业务案例说明,以描述项目如何与组织的战略目标联系起来。

结论

效益图是支持项目管理的强大分析技术。在确定项目活动的优先级,量化项目风险以及与利益相关者进行沟通时,收益可以提供一个共同的参考点。为了从收益图中获得最大收益,应尽早绘制收益并经常引用收益,以确保项目始终专注于收益的交付。

安娜·拉杰德(Anna Rajander)

安娜·拉杰德(Anna Rajander)是一位经过认证的业务分析师和PRINCE2从业人员,在业务分析师和项目管理职位上拥有近20年的经验。

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