2012年3月5日星期一18:03

业务分析师:不知道答案是否正确

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Dont_Know_Fotolia_27158559_XS一个新项目已经启动,您已经被分配为业务分析师(如果将您添加到已经在运行的项目中,则可能会发生以下相同情况)。您已经做好了准备工作;您已经阅读了范围,阅读了章程文件,并召开了与业务合作伙伴和IT代表的第一次需求收集会议。您的会议正在进行中,当您在认真聆听商业SME解释将政策从一个代理机构转移到另一个代理机构的详细过程时,您会发现自己发狂地记笔记,因为抛出的信息块太多汁而无法捕获。然后让您大吃一惊:您根本不知道中小企业在谈论什么!

尽管您的注释与SME所说的是逐字逐句的,但它们也可能是您不会说的外语。由于担心在项目团队看来愚蠢或不想失去信誉,您会尽力保持写作,同时拼命试图把握SME摆在您面前的概念。首次分配给项目时,这是大多数BA被绊倒的地方。

根据我的经验(在BA和PM领域工作了十年),我去过很多次。直到几年前,我终于想出了如何成功处理上述情况的方法。无论您是多么经验丰富的业务分析师,都会发生上述情况。这是不可避免的。对于广管局而言,无论他们有多少经验,都很难以使他们能够随时了解所有情况的知识开始每个项目。

当您不知道答案时,最难的部分是:
  1. 试图在项目团队其他成员的眼中不显得愚蠢
  2. 知道如何理解所说的话,以及 
  3. 能够在没有任何意义的时候获取提供给您的信息,并提出相关(准确!)的要求。

您可以使用四个简单的技巧来使您摆脱不知道主题但仍然可以从会议中获得帮助的麻烦。

第一 ,请使用“陌生面纱”。作为签约文学士,我有很多客户。而且在大多数时候,当我与客户一起工作时,我对他们的内部流程,知识工作流以及系统间链接之间的相互作用知之甚少。但这并不能阻止我迅速了解我不知道的东西。当我发现自己对客户不熟悉时,常常会站在我的“陌生面纱”后面。我的意思是即使您拥有工具箱中所有最好的分析技能,但除非您知道如何在项目中使用它们,否则它们是无用的。当我发现自己对一个鲜为人知的全新项目时,常常会说(大声):“由于我对这个主题不熟悉,所以我将暂时摆脱不熟悉的面纱,您能详细解释一下吗?”这类似于问客户:“您介意将您刚才说的内容放入易于理解的术语/语言中吗?”您想使用面纱的原因是,您可以在以后深入研究该特定流程或用户界面功能或您想了解的任何内容之前,从较高的层次(较少的细节)上理解不熟悉的主题。换句话说,您公开承认您对主题的细节还不了解...。通过要求客户使话题更容易理解而保持开放和诚实,这将进一步加强与项目团队和业务合作伙伴之间的信任关系。使用您的“陌生面纱”是另一种说法,“我不知道您在说什么,但我很快就会知道。”一直在与项目团队保持面子(保护您的诚信)。  

第二 ,寻找行动项目(即使不是BA所需的行动项目),然后将自己插入其中(当然,这是有道理的)。我发现效果不错的另一个技巧是让自己参与会议中提出的后续行动项目,即使这些行动项目与我没有直接关系。在新项目中尽早抓住机会,尽可能多地吸收和学习。无论来源在哪里都无关紧要;只需将自己沉浸在该项目的主题中即可。当然,不用说,您应该首先处理您的BA职责,但是,如果您有机会与IT开会讨论他们的设计文档,或者与业务合作伙伴坐在一起讨论他们如何解决问题,想要将他们的需求纳入可交付成果中,做到这一点。即使某些行动项目与您在该项目上的BA工作没有直接关系,您仍将建立背景知识,这些知识将在项目稍后使用。

下一个 ,与Business SME(或任何知识领域)建立合作伙伴关系。与广管局与项目经理的健康合作关系始终很重要,但与商业SME建立健康,开放的合作关系也同样重要。毕竟,他们是项目必须满足的需求的人。通常,这种关系被忽视,没有建立或被低估,并且可能导致您(BA)与他们(所有者出于需求/业务需求)之间有限的沟通,或者在最坏的情况下破坏沟通。如果您想在BA领域获得成功,则必须重视与商业SME的合作关系。与商业SME的合作伙伴关系健康,强大且开放时,迅速获取重要信息将变得更加容易。

最后 ,也许最困难的诀窍就是谦虚和问。这是最简单的技巧,但实际上却是最难的。如果您在新项目开始时像我一样,则要谨慎地将众所周知的弱点暴露给新项目团队。就是说,我是说您不愿让您的同事知道您在完全了解即将发生的主题方面存在漏洞。但是,如果您现在不发言(在开始项目时开始),那就太迟了。由于BA的角色对于项目的整体成功至关重要,因此您绝不应在开始时就放弃向SME或项目团队中其他任何人问清楚自己的意见的机会不了解他们。它可以是关于范围,业务需求,需求,功能规格或任何与项目相关的评论。关键是,主题是什么都没关系:如果您对(BA)的理解不清楚,请他们澄清其声明。通常,项目的需求阶段会以轻快的速度进行,因此,重要的是要设定级别的期望值,以便尽早且经常地了解主题,以免陷入困境。而且,如果您担心在项目开始时由于不了解具体主题而失去信誉,请想象一下,当您参加需求收集会议三个星期而您仍然不知道会发生什么时,您将失去多少信誉上。相信我,我已经看到了它的发生,而且还不是很漂亮!最后,商业SME或提供清晰说明的任何人,宁可让您对所询问的主题更加清楚,而不是发现自己(BA)并未完全理解。

我经常看到优秀的业务分析师在项目团队中失去信誉,因为他们不愿承认他们不知道什么。害怕他们会被嘲笑,广管局会像他们对主题的了解一样进行工作,但是当事情变得很紧迫时,他们就不那么精通他们说过的话,那就是当需求有不完整甚至更糟的不正确的风险。不一定要那样!下次您发现自己参加项目会议或需求收集会议时,您不知道问题的答案或不知道业务流程如何工作时,请尝试使用本文中的提示之一来帮助您获得对该主题的更好,更清晰的理解。最后,您将感谢自己足够大胆,可以放下对失去信誉的恐惧,并尽一切努力对眼前的话题有一个清晰,简洁的理解。这样,您便可以提出可靠,真实,最重要的是准确的要求。

不要忘记在下面留下您的评论。 

乔什·琼斯(Josh Jones)

乔什·琼斯(Josh Jones) 是一名经验丰富的文学学士学位,在文学学士学位和项目管理领域拥有超过9年的经验。 乔希(Josh)已成功运用项目和分析领导能力的专业知识,在众多行业(包括产品履行和分销,保险,经纪人经纪管理,人寿和年金产品,信息技术,网络服务,金融服务,投资/退休产品)中提供项目计划,以及农业)。 

作为导师和文学学士教练,乔希动手实践“建立牢固的合作伙伴关系”方法,将他分享业务分析专业知识的愿望与他对帮助他人改进的热情相结合。

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