2015年12月15日星期二08:43

流程分析业务

撰写者

作为业务分析师,我们可能都必须映射流程。但是问题是“我们成功完成了我们打算要做的事情吗?”

流程分析及其后续映射似乎是非常基本的业务分析技能。即使在初级水平上,业务分析师也应该能够处理该问题。当我们着手进行过程分析时,我们真的了解我们要从中得到什么,我们是否准备好应对任何结果?
回想一下我作为分析师的时间,我回想过很多次,我会在充分准备的状态下进行过程分析,或者我想,但是事后看来,我所做的只是开展会议,而做的事却更少。结果。

那么为什么我们要首先进行过程分析呢?理解AS IS状态是一个显而易见的原因。另一个常见的响应是,它需要作为合同可交付成果的一部分来完成。但是,即使没有这些最基本的原因,我们也应该这样做。

让我们想象我们的世界

进行过程分析并规划结果可以使所有利益相关者看到更大的图景,而不仅仅是他们的一部分。他们是否喜欢他们所看到的与否无关紧要。重要的是,总体上引起了很多讨论,这导致了我们这样做的第二个原因。

解决这个问题

流程图中的所有讨论和讨论都可以激发创意的力量,不仅可以帮助利益相关者重新考虑那些自己认为做得不好的流程,而且更重要的是,可以帮助他们重新考虑自己认为正在做的那些流程。大。

找出功能差距

我们进行过程分析的潜在最危险原因。我之所以这样说,是因为您非常有可能在分析过程中暴露出支持系统中的功能差距。希望有弥合这些差距的空间,但也存在无法在现有项目范围内弥合它们的危险。我提到这是潜在的危险,但不暴露这种差距会更糟。

一旦知道了为什么想要或需要进行流程分析,并且了解了如何管理可能的排污口,其余的工作就非常简单了。

了解您的利益相关者

认识您的利益相关者意味着您对他们如何互动以及他们在更大的组织中所处的位置有所了解。

选择技术

通常,人们在没有受到积极挑战时往往会陷入困境。业务分析师没有什么不同,因此重新评估您的方法和技术始终是一个好主意。当然,您过去做事的方式行得通,所以如果问题还没解决,就不要修复它吗?也许。但是每个受众都是不同的,您将使用的技术是相关的。请记住,利益相关者将(应该是)您的分析过程中的积极参与者,要使某人变得活跃,就需要他们参与进来。您不能让某人从事与他们无关的事情。无论您决定采用哪种技术,都可以通过以下方式提高效率:

  • 进行研究

研究作为一种分析技术经常被忽略。做研究以了解您要达到的目标的背景至关重要,这将为您提供重要的开端。推动过程分析研讨会的关键方面之一是对所有问题的质疑能力,但质疑的范围应与事实相吻合。您的研究将为您提供这些事实。在进行研究时,请尽量保持谦逊,并坚持基础。在研讨会期间,不要试图跳过某些内容,因为您已经知道了。

  • 敏捷

选择一种可以使您敏捷的技术。在研讨会上,事情可能会迅速改变,您不想为花费大量时间修复或更改某些东西而道歉。虽然白板允许您擦除或重做任何事情,但是当您在34号登机口时,它会变得有些杂乱,您需要在2号登机口进行更改。必须是一个很好的混乱,即控制混乱。我更喜欢在活动挂图页面上使用便利贴。根据流程的不同,我会将活动挂图页面粘贴在墙上,然后继续使用便签纸来绘制流程。便利贴使我变得非常敏捷,而活动挂图页面使我可以向任何方向扩展。尽管我倾向于坚持较为保守的一面,但便利贴的形状和颜色的可用性使您变得很有创造力。

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  • 舒适

坚持使用自己喜欢的技术。希望作为一名业务分析师,您在担任调解人的位置上很舒服,但这只会使您达到需要使用某种技术或工具的地步。利益相关者可以闻到水中的血液,尤其是敌对的血液。如果您确定自己不百分百满意地使用某项技术或工具,请进行练习直至您满意为止。进行分析研讨会的时机尚不成熟。

工作坊

这是橡胶与道路相遇的地方,您所做的所有准备都将得到回报。你准备好了吧?谁作为主持人参加会议或研讨会,但不准备?好了,有准备,然后有PREPARE。我都做过,我可以告诉你它们并不相等。因此,当需要炫耀您的技能时,有些提示。

  • 确保一切正常。如果您使用的技术需要较大的开放空间,请确保在实际场地中可以使用该技术。注意照明,通风和可及性等因素。
  • 与所有利益相关者合作。确保安排好座位位置,以确保每个人都有平等的参与机会。请记住,他们甚至可能不需要在他们面前的桌子,甚至站在图表的半圆处也可以与一小群人一起工作。站立会议已被证明是使人们前进并使其保持前进的好方法。它也可以应用于车间。
  • 质疑一切,差不多。这不仅是吸引利益相关者的一种非常有效的方式,而且提出问题也使他们思考。您进行了研究,因此您有一些可以用来提出明智问题的事实。
  • 专注于现状。通过强调现有流程的不足之处来炫耀您作为业务分析师的才能也许很诱人,但专注于他们当前正在做的事情会更有效。修复它的时间将很快到来。但是,不要挤压利益相关者的想法。保存这些想法,以便在TO BE流程设计中考虑。

研讨会结束了,您已经获得了很多信息。现在是时候生成输出了,可能是分析报告的形式,其中包含已映射流程的AS IS和TO BE状态。产出比实际研讨会重要得多。虽然只有一部分人参加了研讨会,但该报告将为许多不属于初始流程的人找到方法。

  • 使用所有利益相关者都可以关联和理解的格式。大多数人都熟悉基本流程图和决策网关,因此这是一个很好的起点。
  • 将大型流程分解为较小的子流程,以便于阅读。
  • 如果您的目标是过程改进,请确保拟议的待定状态是可以由项目范围或支持系统支持的状态。
  • 确保清楚地说明可以实现和不能实现的目标。当无法在当前范围约束内实现最佳解决方案时,您可能希望以分阶段的方式绘制TO BE状态。
  • 突出显示将对资源产生重大影响的更改。这些影响可能是培训或招聘需求。
  • 最重要的是,尽快产生输出。不要因为您已经仔细记录了所有程序而试图重新安排活动的优先级。

您完成了。向利益相关者提供他们可以理解并达成共识的高质量文档,几乎没有什么比这令人满意的了。实际上,最重要的是实施改进的流程更改。但是,只有使用了正确的技术和工具,正确准备并提供了高质量的文档,所有这些成功才有可能。

安东·奥斯特维曾(Anton Oosthuizen)

安东·奥斯特维曾(Anton Oosthuizen) 一直在计划管理和业务分析学科领域工作近20年,涵盖从IT,银行,保险到机场管理的各个领域。目前,他在机场解决方案业务部门的SITA Inc.担任高级业务分析师,负责几乎全球每个大陆的项目。 

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