2019年一月10日星期四08:08

敢于问清楚的勇气

撰写者

业务分析师闻名的一件事是提出问题。

我们在整个业务变更生命周期中提出各种各样的问题-有些可以帮助我们了解为什么需要进行特定的变更,有些可以帮助我们了解问题情况和潜在原因的性质,其他可以帮助我们更好地了解利益相关者的需求-当然还有更多。这样说,听起来很容易。毕竟,有什么比问几个问题更容易的呢?听起来像是琐碎的工作吗?

但是,正如我怀疑大多数阅读此书的人所证明的那样,这简直是微不足道的,并且在某些情况下确实非常棘手。当我们与一群利益相关者打交道时,尤其是在这种情况下,与我们相比,他们对特定领域的了解更深。当然,作为业务分析人员,对于特定的工作,我们必须拥有或获得足够的领域知识很重要,但是总会有领域主题专家拥有我们所没有的深入知识。我们可能对金融服务公司的运作方式有很好的了解,但是仍然会有很多专家(包括精算师,合规,法律代表等)对我们有深入的了解。这可能会导致令人不堪重负的局面,在这种情况下,我们想提出一些问题,我们担心这些问题对我们的利益相关者来说是如此明显。特别是如果我们遇到一群高级专家,我们可能会听到内部声音说:“你不能这么问!您将失去所有信誉”。

准备的重要性:研究

信誉是一个重要的考虑因素,在参与此类情况之前,我们必须做好功课,这一点至关重要。如果我们将跳伞带入一个新领域,那么花时间阅读我们可以动手的所有内容可以帮助我们快速上手。这可能涉及扫描现有的项目文档,Intranet网站以及更广泛的Internet研究。就个人而言,我发现将个人“词汇表”放在一起非常有用,突出显示与特定项目相关的术语,以及那些似乎有问题的术语。这也是捕获可能引起混乱的特定于部门的首字母缩略词的好地方。


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广泛的基于案头的事实调查通常可以帮助解决我们提出的问题。我们开始了解背景,项目目标和利益相关者。我们开始发现“未知的未知数”(完全不在我们的视野之内),我们可以更好地准备研讨会和访谈。

有勇气去问

对这类适当的准备充满信心要容易得多。正如古老的格言所说:“失败准备就是失败准备”,而快速而有针对性的准备所产生的效果令人惊讶。特别是,创建了一个“粗糙而现成的”个人词汇表(最终可能会构成项目词汇表的一部分),当人们对一个特定术语的使用方式与我们预期的不同时,可以更容易发现。这可能意味着我们误解了含义,或者不同的利益相关者有不同的理解。这是一个问明显的问题可能非常有益的例子。采取“客户”之类的术语。我的意思是很明显,我们所说的客户是不是?还是……?

实际上,这是一个经常在组织中非常宽松地使用的术语,并且沟通中可能会发生疏忽大意的冲突。想象一下,一家酒店向培训公司租用会议室。谁是客户?是预订人员(培训公司的管理团队),开具发票的人(培训公司的应付账款团队),培训人员(自由培训师)还是参加培训的人员?培训(独立代表)。根据您的观点,可能是这些中的任何一个或全部。如果不同的利益相关者使用此术语,那么确定它们的含义就很重要!这是显而易见的。

当然,看似“显而易见”的问题不仅限于澄清术语和停止交叉交流。有时问一些看似简单的问题(“您能告诉我谁使用该输出吗?”)会发现某些任务可以进行优化以提高效率(“结果是没人做,我们不生产!”)。在领域知识和研究的基础上敏感地提出这些类型的问题时,当我们增加情况的清晰度并帮助共同创造改进时,它可以帮助提高我们的信誉。

因此,尽管我们当中有些人可能会发现“问明显的问题”令人不安,但这样做绝对至关重要。我们可能只是防止重大的沟通不畅,并帮助促进对情况的更好的集体理解!

 阿德里安·里德(Adrian Reed)

阿德里安·里德(Adrian Reed)是分析行业的忠实拥护者。在日常工作中,他担任Blackmetric Business Solutions的首席顾问和总监,为不同行业的众多客户提供业务分析咨询和培训解决方案。他是IIBA®英国分会的前任主席,并且他在有关业务分析和业务变更的主题上发表国际演讲。阿德里安(Adrian)撰写了2016年版的“成为大问题解决者……现在”和2018年版的“业务分析师”

您可以在以下位置阅读Adrian的博客 http://www.adrianreed.co.uk 和 follow him on Twitter at http://twitter.com/UKAdrianReed

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