2017年7月19日星期三08:07

六个西格玛的演变:使用网络分析的持续改进

由Mann&Erich Kreidler博士撰写

在过去的几十年中,诸如六西格玛(Six Sigma),精益(Lean)和改善(Kaizen)等传统的流程​​改进技术已使无数公司成功转型。

即使它们基于改进流程和提高输出质量的科学方法,其相关性也已大大降低。实际上,它们与过去一样有效,但是在没有其他任何新解决方案的情况下进行相同的有影响力的变更时,它们存在严重缺陷。

需要更快,更集成的需求

自本世纪初以来,我们的世界发生了根本变化。现代企业的所有要素都是高度动态,复杂且需要高速的。如今,公司依靠复杂的流程,由提供资源,技能和投入的全球网络驱动,以满足分散在全球各地的受众的需求。以将智能手机推向市场为例。为了使智能手机满足最低的消费者标准,该解决方案必须在其操作系统,硬件,软件,用户社区等之间进行紧密集成。这些组件中的每个组件都是由分布式网络创建的,而分布式网络必须找到一种在智能手机中无缝集成的方法。在客户眼中。独立考虑每个区域并期望如果进行更改会期望整体性能有重大改善,这不再可行。

相比之下,常规的流程改进技术通常在事物相对稳定且本地化时(例如制造工厂)才能很好地发挥作用,但在更具动态性的环境中(例如整合Uber Eats的供应链)反应非常缓慢。每种技术(控制图,过程映射等)均旨在分析特定的局部区域并最大化其效率。因此,如果您拥有与市场对接的产品,则并发,独立流程改进的实施可能无法融合。

新兴科学:什么是基于网络的过程分析?

网络分析是从组织围绕问题,任务和活动而不是流程或组织图表进行工作的角度出发而出现的。从而, 组织有效性的基本要素是人与人之间的日常互动。 这些互动在大小决定性和影响力的网络内进行,这些网络在团队内部,部门之间以及整个公司乃至整个伙伴公司之间运作。这些网络往往有自己的生命-通常它们与正式的组织结构甚至在许多情况下甚至与文档化流程都没有关系。

克雷德勒062117 1理解网络分析的一种简单方法是认识到组织就像人脑一样工作。如果神经元无法有效连接,那么您的大脑将花费更多的精力来执行给定的任务。同样,如果人们(组织的神经元)未正确集成,则结果将导致流程效率低下,且低于最佳组织绩效。

可靠的网络分析方法论提供了用于实现性能提升的结构化方法。它应该使管理人员具有可见性,以了解组织中的基本要素以进行有意义的更改:

  • 通讯网络: 在研究过程中检查整个组织中的信息流
  • 影响网络: 个人如何影响组织内的决策和活动。它提供了过程中每个利益相关者的影响力级别的可见性
  • 决策网络: 研究驱动核心决策的网络。这证明了这样的误解,即首席执行官或大老板在日常决策中拥有最终决定权

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重新思考工艺工程

流程改进方法论可以识别浪费(或非增值)和增值活动。想法是停止浪费的活动,并将这些资源重新部署到产生价值的活动上。因此,为了有效,工具必须在高度复杂的情况下快速识别,诊断,设计和综合过程。

观察公司的传统方法是通过组织结构图,层次结构,“虚线”和其他结构形式进行观察,但这是人们执行工作的方式吗?

根据Michael Mann博士的说法,“一个被认为按照其正式组织结构进行运作的组织–不会。”这是因为企业是动态的并且围绕任务而不是图表进行组织。同样,当执行任务时,人们会倾向于选择阻力最小的路径,而不是对公司而言最有效和最有生产力的路径。因此,如果要在企业范围内进行改进,则必须认识到流程,任务和人员是高度动态的。

网络分析是组织MRI

网络分析等同于在组织内部进行MRI:您需要准确的仪器以及能够解释其结果的能力。让我们探索一些方案,以了解如何借助此类工具来大幅度改善流程。以下过程是使用领先的组织网络分析工具Argonaut™捕获的示例。在这些示例中,3D图,线显示了组织中人员之间的实际交互,其频率(厚度)以及与此类交互相关的感知重要性(颜色)。您还将注意到,在某些情况下,一条线会留下具有特定厚度和颜色的节点,但会以不同的厚度或颜色连接到另一个节点。这是利益相关者之间有据可查的分歧,因此是过程病理的征兆。

所有互动克雷德勒062117 T1 企业流程可能非常复杂。 相应利益相关者之间的互动在频率,重要性和协议级别上有所不同。有组织噪音;需要进行更深入的分析,以了解改进的机会。
高频,高重要性–意见不同克雷德勒062117 T2 高频率,高重要性差异显示需要注意的区域。高频率和重要性通常意味着至少有一方正在花费大量精力来推进任务。如果不往复运动,则会产生浪费。
高频,高重要性–商定克雷德勒062117 T3 高频率,高重要性协议是每个人都同意使组织前进的任务。在重组中,这些是必须保持不受干扰的关键区域。
高频低重要性–同意克雷德勒062117 T4 商定的低重要的交互是短暂的,分配错误的努力。每个人都同意这样的任务不会增加重大的价值,但是要遵循一个空的过程习惯。停止这样做,尤其是那些高频的。
Emergence View™: 识别影响者和决策者克雷德勒062117 T5 在网络“紧急状态视图”中,更高层次上出现的是真正的决策者及其影响程度,而与组织级别无关。这些都是由同行提名完成工作(或没有完成工作)的人。

原样,原样,原样

网络分析的应用不应一shot而就。在一开始就进行了“按原样”研究,使管理层能够了解当前状态,从而获得所需变更的数量级估计。利益相关者应根据他们在组织中的独特观点进行“应做”评估,以此作为补充。目标状态是采用原样和应做的协商协议。

“截至”分析提供给定日期的研究过程的客观状态,并允许您客观地评估进度。在变更过程的整个生命周期中都执行原始操作,以确保组织按计划进行。除了作为监视变更步伐的非常有效的工具外,它还使管理层能够将公司流程中的改进与期望的结果相关联。

在过程改进中使用网络分析的主要好处

在瞬息万变的业务环境中,我们需要寻找新的工具来使流程改进有效。网络分析融合了流程,人员及其相互关系,因此已成为21世纪组织流程管理的重要组成部分。理解并解决这种复杂性可以提高上市速度,创新速度,并将整体流程变成主要的组织武器。同样重要的是,它有助于确保任何网络分析都不会超出表面的“社交网络”,并且将真正的互动联系起来,从而导致公司人员采取行动并做出其他有关资源分配的决定。

流程改进将导致以下三个方面:

  1. 与业务保持一致。 流程是否通常与最大的收益相吻合?现实情况是,大多数流程改进方法甚至都没有考虑创建可重复的链接以创造业务价值。网络分析可以为管理人员提供连续的可视性,以识别最大的收益所在,并监控其进度。如上所示,管理人员可以对相应的组织过程执行“ MRI”检查,并直观地识别出最需要关注的领域。同样重要的是,还将进行更广泛的研究,指出支持系统是否根据主要业务驱动因素来执行其功能。 
  2. 识别与外部流程的隐形连接。 企业流程是高度互动和相互联系的。它们是动态的并且具有相互依赖的接口。也就是说,如果您对流程进行更改,它将对其他流程产生级联效应,通常会导致中断。网络分析使您可以从整体上看待系统:确定要改进的过程,并告诉您同时需要更改公司的哪些区域。您可以快速获得此信息,而无需进行数周的经典流程映射和利益相关者访谈。
  3. 在实施所有更改之前预期结果。 网络分析为您提供了一个监视变更过程的简单工具,因此您可以进行实时干预。通过标识需要创建,更改或停用的链接,可以创建特定的更改计划并监视每个更改如何影响结果。这与经典的流程改进计划根本不同。通过使用“现状”,“应该”和“现状”等技术,您可以监视过程更改,而不是更改的最终状态,从而为管理人员提供了充分的机会,可根据需要进行战术性课程修正。

关于作者

曼曼博士 是Creso Global的主席,该公司是一家国际咨询公司,运用神经科学,行为经济学和最佳实践项目管理的最新见解。他曾担任包括联合国在内的全球公司和政府机构的顾问。作为一家拥有工业,商业,服务和航空业务部门的多元化高科技公司的首席执行官;作为成功的工程,制造和服务部门的创始人;作为上市公司和紧密合作的高科技和保健服务公司的外部董事;作为Malcolm Baldrige国家质量奖审查委员会的成员;在陆军科学委员会中,他主持了定向能量和弹道导弹防御小组。电子邮件: [email protected]

埃克雷德勒埃里希·克雷德勒 KRE Con​​sulting的执行合伙人,拥有超过二十年的组织咨询,管理和领导经验。埃里希(Erich)是KRE项目管理和运营部门的负责人,以其在整合复杂组织以产生最佳结果方面的专业知识和经验而闻名。帮助组织扩展以实现快速增长;以及负责任和反应迅速的危机管理流程的开发。克雷德勒(Kreidler)在南加州大学维特比工程学院(University of Viterbi Engineering)进行研究生课程的演讲,还担任过几次行业会议和峰会的小组成员,主持人和主旨发言人。埃里希还是加州奥兰治县分会工业工程师学会的创始成员和名誉主席。电子邮件: [email protected]

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