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2015年3月30日星期一11:35

成功进行舞会森林映射会议需要的四个协议

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工艺图 是一项小组练习,由主题专家(SME)和/或流程所有者(PO)组成的团队聚集在一起,以确定工作的完成方式。绘制循序渐进的图表以记录谁,什么,何时以及如何执行业务任务。团队利用舞会森林映射来寻找改进机会,增加小组之间的透明度以及了解系统在舞会森林中的作用。

舞会森林映射的结果可以为战略计划提供信息,并改变整个组织的舞会森林。但是,要获得这些结果,促进者必须首先学会与团队建立融洽的关系,并达成四个关键协议以确保成功。没有这些协议的舞会森林映射会议几乎总是产生差劲的结果,使参与者对练习的价值感到厌倦。这四个协议将有助于确保您的努力不会白费。

1.相信有必要进行改变 –流程映射团队必须相信有必要进行更改,以便获得承诺并争取举行映射会议的支持。如果没有变革的支持,将很难说服中小型企业花时间公开记录其工作。
业务改进项目通常需要进行变更以赢得跨职能支持。您将需要执行相同的操作来启动跨功能的舞会森林映射会话,以确保SME的有效参与,消除怀疑并为该工作引起兴趣和拥护。以下是一些有力的变革建议:

  • 陈述问题/怀疑及其在各个组织之间的联系
  • 通过初步数据和指标表明紧急情况
  • 说明未调查问题的潜在后果

变革的理由必须与中小型企业和所有有关方面分享,以赢得对这项努力的持续支持。

2.透明,参与和承诺 –召集中小型企业参加测绘会议可能需要大量的时间和精力。您将要求同事和/或团队从忙碌的日程中抽出时间来确定他们的工作,做事的方式并对发现的一切负责。

可以准备好进行更改,也可以担心可能的改进可能会使工作角色变得脆弱,从而满足此要求。如果没有公开诚实的沟通,您很可能会面对那些害怕改变的人的抵制,充其量只能使您的中小企业获得间歇性的参与。
对变更的需求保持透明,并预先确定所需的承诺和参与水平将有助于减轻这些担忧。请遵循以下四个步骤来赢得中小企业:

  1. 举行信息发布会,以说明变更案例并解释映射舞会森林的工作方式。
  2. 讨论记录和创建流程图所需的时间。
  3. 与参与者协商最佳会议时机,以便他们能够更好地管理相互竞争的优先事项并充分参与。
  4. 同意将数据和调查结果用作讨论和改进的工具,而不是指责和指责的武器。

3.确保每个人都有声音 –将合适的人带到餐桌上,并让他们听到他们的声音,对于确保记录完整和准确的舞会森林至关重要。我们通常可以从高层了解流程中涉及的部门或小组,但是,我们并不总是知道流程如何运作和/或可能涉及的人员,小组或团队的细节。识别中小型企业邀请参加舞会森林映射会议可能是模棱两可的,但是,使用六西格码(Six Sigma)学科中的SIPOC工具可以帮助阐明一些信息。

SIPOC是供应商,输入,舞会森林,输出和客户的首字母缩写。可以将其视为高级舞会森林图,通常用于在启动舞会森林改进项目之前了解舞会森林的目的和范围。这也是识别映射会话的关键参与者的绝佳方法。与一个小组进行头脑风暴,并通过询问每个首字母缩写词并回答它们来完成SIPOC。参见表1作为示例。

表1 – SIPOC用于合同定价验证

三月27

注意: 外部供应商和客户不需要参加典型的舞会森林映射会话。通常,目标是记录内部流程。但是,为了了解外部供应商和客户的角色和活动,经常邀请联络员参加制图会议,在那里他们将能够提供输入并共享结果以支持必要的更改。

根据表1中提供的合同定价验证SIPOC的结果,我们了解到必须邀请哪些内部供应商和客户作为主要参与者。我们还确定了利益相关者,他们可能能够提供有关流程的更多见解。总体而言,您将能够组建一个优秀的团队,为整个舞会森林提供一个360度的视角。

4.贴上你的名字 –中小型企业和/或采购订单必须验证流程图,以证明每个参与者都在场,参与并支持其贡献。验证确认舞会森林图是准确的,并代表当前或期望的未来状态舞会森林。没有这种验证的舞会森林图几乎没有权重,领导者可能会不愿意依靠它们来制定舞会森林改进计划中的决策。

通过要求每个SME和/或PO发送电子邮件或电子签名确认书,确认他们已阅读地图,并准确描述了其角色和活动,从而在审核舞会森林中获得了每个SME和/或PO的批准。

总而言之,有效的舞会森林映射会话的结果可能是有益的,并且可以发现不必要的浪费,这些浪费可以导致整个组织的效率提高。在启动舞会森林映射会话之前获得这四个协议将有助于确保您从练习中受益。祝您映射愉快!

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切尔西·盖拉德

MyLeanBusiness的成立是为了为公司和非营利组织提供专用资源,以帮助他们建立精简而精简的业务运营。创始人和总裁切尔西·盖拉德(Chelsea Gaillard)在制药和媒体行业的财富100强公司中成功工作了16年以上,并热衷于利用业务流程改进方法来支持业务和财务目标。

作为六西格玛黑带认证者,她节省了超过1700万美元的领先流程改进和IT计划,以支持运营,法规等功能领域&合规,财务和营销。她绘制了数百个流程,发现了改进的机会,从而为许多跨职能团队带来了持久的变化和改进。

MyLeanBusiness提供有关舞会森林映射和精益6 Sigma的培训,辅导和咨询。

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