2009年3月16日,星期一20:00

最新的Bad-Ass BA技术

塞西莉·霍夫曼(Cecilie Hoffman)撰写

揭开神秘面纱"投资回报率"(ROI)和业务收益

我的一位经理丹尼·布朗曾经对我说:"It's all analysis"。他在谈论项目,所以我很困惑。我花了好几年才弄清楚他在说什么"end-to-end"执行项目。首先,我们分析业务需求,然后确定需求,然后设计解决方案,然后实施解决方案,然后评估结果以分析解决方案满足原始需求的程度。

我们中有多少人从事的项目实际上是"measure the results?" And notice I said, "is meeting," not "has met."我们中有多少人实际上与准备在我们之后跟踪业务绩效的业务团队合作"扔解决方案在墙上?"

业务需求文档通常是BA对项目做出贡献的第一个可交付成果。如果该项目遵循最佳实践,那么将为BRD提供一个业务案例文档,并且在该业务案例文档中,应该描述不再因出现问题而期望的收益,这就是编写BRD的原因。商业利益的关键指标是投资回报率或ROI。

We'll look at 什么 the components of ROI are so that when you start writing the business requirements for reporting on business benefits, you'll know 什么 is needed.

投资回报

项目筹资委员会一直想知道一个项目何时"pay for itself",或退还用于解决问题的资金的100%。 ROI是时间量度,例如几个月,季度或几年。 要计算年投资回报率或获得100%投资回报所需的年数,可以使用以下公式:

(<业务问题成本 每年> + <工程造价  per year>) /
<预期节省或收益 每年>

例如,假设我们有一个业务问题,每季度的成本为100,000美元 生产力损失。解决业务问题的项目将耗资15万美元(在1季度内完成)。恢复生产力的预期增长以及因该生产力带来的收入增长为每季度250,000美元。此示例的投资回报率为四分之一。 

在我们的BRD中,我们要编写要求以使收集的数据成为报告的源,这些报告将显示在预期的时间段内实现100%ROI的进度。试想一下,如果时间是四分之一,那么即使达到95%的投资回报率也是相当不错的。能够证明四分之一的实际结果是ROI的101.45%甚至更好。

我们的广管局希望提供可以给我们客户吹牛的权益的证据。业务案例必须阐明随着时间的推移可衡量和评估的估计收益。在BRD中,我们要编写要求,以验证确实实现了收益。

让我们详细看一下这些组件:

  • 业务成本
  • 工程造价
  • 预期节省或收益

商业成本问题 

大多数业务组已经弄清楚了业务问题使他们付出了什么代价。如果业务环境是制造业,那么问题可能会导致产品召回,这不仅管理成本高昂,而且对品牌形象产生巨大影响,这会导致收入下降,直到品牌形象得以恢复。高级管理人员希望他们能够忘记产品召回的商业成本-他们只是想着事情而颤抖。如果业务环境是服务交付,那么向客户提供服务的任何延迟都会使客户有机会找到交付速度更快的供应商。大多数产品经理都具有竞争性信息,这使他们能够计算出无法足够快地开展业务的成本。只需向失去主要客户的销售人员询问竞争对手,因为她的公司无法保证特定的服务交付时间。

If the 业务问题成本 can't be measured in direct terms, e.g., loss of revenue, then use this heuristic 方法 which focuses on productivity:

  • 花时间补偿问题的人数
  • 这些人每个人每周花费在补偿问题上的小时数
  • 这些人的时薪
  • 对于季度估算:使用12到13周;每年估算:使用50-52周

如果业务问题是不良的数据质量,则可以根据补偿不良数据所需的努力来制定问题的业务成本。

例如,如果5个人每个星期花费大约2个小时来修改电子表格以纠正不良的数据质量,那么对该问题的季度成本的估算应如下所示:

5人*每周4小时*每小时$ 150 *每季度13周=每季$ 39,000

每小时费率会因您所在的行业而异。每小时150美元的费用对于硅谷的高科技工作者来说是一个负担。

在我们的BRD中,我们希望以简短的可量化方式描述当前的业务状况。另外要考虑的是"work around" the business may be using right now while they are waiting for a real solution. What is the cost of the workaround? There may be some short-sighted people who will try to say that the 解决 is good enough, and there's no need to spend the money for the real project.

Here's where clever articulation of benefits and metrics really can save the day and prevent a short-term 解决 from becoming cast in concrete and causing a much larger headache in the future. Use the 方法 above to quantify the cost of resources being used to perform the 解决. As the volume of the work increases, will the 解决 be sustainable or will more resources be needed? When will it be more cost effective to solve the root problem?

工程造价

一些项目使用净现值(NPV)来确定业务问题的成本。当项目产生的大部分成本节省发生在未来一年以上时,将应用NPV。我们不在这里讨论NPV。

The 方法 provided here is an estimation of the cost of the project provides:

  • 对问题解决方案价值的理解
  • A means to estimate the project's 投资回报

传达项目成本的估算范围,例如,< $US100,000, <$ 100,000-$ 499,000,<$ 500,000-$ 999,000,<$ US1M-$ US5M。确保包括服务提供商,例如IT和第三方服务提供商,并且会增加企业客户可能产生的费用。

我们的BRD应该具有ROI报告要求,使我们能够生成报告,其中显示收回的投资比例和时间段。

在BRD中,我们需要阐明以下几点:

  • 此业务问题的估计成本
  • 我们如何计算此业务问题的估计成本
  • 该项目的估计成本范围是<low end> - <high end>
  • 预计投资回报期为<x> <月/季度/年>

预期的节省或收益

为了确定预期的节省或收益,我们需要确定业务收益。有两种类型的好处:

  • 直接收益是可量化的,因此可以衡量。
  • 间接收益不能直接量化,但仍需要评估。 可能可以估计其他可量化措施的间接收益。

直接收益

直接收益是可量化的收益,将被视为正在进行的项目解决业务问题的直接结果。与当前的业务状况相比,以可衡量的方式描述这些好处,例如:

  • 收入 -预期收入每季度/每年增加
  • 节约成本 -预计在合并许可证/硬件/系统退役方面节省的费用。
  • 规避成本 -如果问题得以解决,例如,所需资源数量加倍,则不会产生成本。如果工作流程自动化,则可以避免成本(节省时间,减少错误),如果替代方法是增加人员数量。
  • 生产率/效率 -导致裁员的效率
  • 合规 -证明遵守的能力<政策,法规,管理实体法>

要求直接利益的问题是:

  • What metrics will be used to report on progress towards achieving the benefits and at 什么 frequency (monthly, quarterly)?
  • 如何评估每个收益?可以自动收集数据还是需要人工? 
  • 预期达到目标的时间长度是多少? (持续时间)

间接利益

间接收益是效率,可节省时间而不减少人员。间接收益可能由于项目的进行而间接实现。它们还包括无法轻易衡量的收益。间接利益可能需要非正式或主观的分析,但是是必需的。

效率示例包括:

  • 减少错误
  • 报告能力增强
  • 更好的经商
  • 增强客户体验
  • 改进的决策制定(减少误差范围,...)
  • 提高客户/合作伙伴满意度(确定高可见度的痛点)
  • 多任务资源有额外的时间专注于工作的其他领域

要求间接利益的问题:

  • What metrics will be used to report on progress towards achieving the benefits and at 什么 frequency (monthly, quarterly)?
  • 哪些主观标准将用于衡量成功?

描述现在如何量化问题的成本。是否可以通过将度量与业务状况/当前状态进行比较来将度量与收益相关联?还是目标在一个季度内实现100%的改善?报告业务问题成本变化的适当频率和时间框架是什么?每月一次?季刊?我们需要一个这样的声明,"在实现收益方面取得的进展将通过以下方式衡量:<text>并将受到<method> on a <monthly / quarterly> basis."

BRD应该具有验证收益的要求,但是我们在这里不做讨论。 我们的重点是如何估计ROI,这有助于我们编写报告成功的要求,即首先实现预期收益的要求。

概要

投资回报 tells the business how long it will take for the project to 为自己付出. 为了计算该时间段,我们需要知道 业务成本,项目成本对业务有利 明确表示为 预期节省或收益.

BA BoK中描述的BA角色描述了与业务客户具有战略关系的角色。您越了解业务环境,并能清楚地说明业务收益,您对客户的战略价值就越高(阅读"你越是个坏蛋文学士"). A BRD documents "what"业务需求。此外,BRD应该包括报告项目成功的要求。如果我们的客户希望在下一个财政年度实现800万美元的收入增长,并在项目完成后不到12个月的时间内实现100%的投资回报,那么我们希望将需求纳入项目中,以生成一份报告,以证明随着时间的推移积累的收入,并且,如客户所言,不到一年的时间就达到了100%。

记得," it is all analysis."                     

感谢专家支持公司总裁Denny Brown长达26年的指导和鼓励。谢谢丽贝卡·伯吉斯(Rebecca Burgess)。


塞西莉·霍夫曼 is a Senior Principal IT 业务分析师 with the Business Analysis Center of Excellence, Symantec Corporation. Cecilie's professional passion is to educate technical and business teams about the role of the business analyst, and to empower the business analysts themselves with tools, 方法s, strategies and confidence. Cecilie is a founding member of the Silicon Valley chapter of the IIBA. She writes a blog on her personal passion, motorcycle riding. She can be reached at

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