2015年6月2日星期二01:00

来自档案馆-业务分析的价值:评估组织准备情况

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最初发布于2014年10月27日

业务分析师在解决方案实施过程中的关键角色之一是评估组织是否准备充分利用新解决方案。这是业务分析师充当组织中的变更代理的角色。无论这是软件增强功能,新系统实施,业务体系结构,业务智能,数据,业务流程,产品变更,还是客户,供应商或监管机构实施的变更,将即将发生的变更有效地传达给所有受变更影响的人员都很重要准备组织以捕获变更的预期收益。

目标

组织准备状态评估的目标是确保组织内部和外部的所有受影响组织部分都准备好在组织内部进行更改。有效的沟通是通知组织即将发生变化的关键因素。沟通计划应包括对变更的描述,为何必须进行变更以及为何进行变更,它将如何影响组织的所有部分(业务部门)以及组织变更为变更做准备的必要步骤。当变更足够大时,简单的沟通可能不足以使组织为变更做准备,并且需要确定培训要求。

外部引发的变化

有时,更改是由影响您的组织的外部组织或代理发起的。这可能是客户,供应商或业务合作伙伴,他们对其组织进行的更改会影响您的组织;例如,它们更改了您用来从中获取信息的系统接口,或者它们更改了会影响您的流程的业务流程。有时,这是一家监管机构,制定您的组织必须遵守的新立法或准则。这主要影响金融服务,制药或生物技术等受到严格监管的行业中的组织。

影响他人的内部变化

您的组织可能会更改影响您的客户,供应商或业务合作伙伴的系统或运营。您的沟通计划必须超越组织的范围;您必须将即将发生的变更,时间表和对其组织的预期影响告知您的业务伙伴。

仅影响组织的内部变更

然后有只影响您的组织的更改。无论是系统变更还是运营变更,整个组织内的有效沟通都可以决定变更的成败。可能不是解决方案或变更对组织不利或不适当,但变更接受不成功。这可能仅仅是因为没有通知受影响的业务部门或为组织更改做好准备;或可能只是没有及时准备好进行更改。

组织准备评估的要素

在评估组织对即将发生的变更的准备情况时,您必须评估组织的文化,运营以及变更对组织单位的影响。对这些要素进行适当的评估将全面了解组织的准备状况,以进行必要的更改以使用新的解决方案。

文化评估

评估组织内受影响人员的信念,态度和感受,以及他们接受建议的变更的意愿。评估的目的是确定受影响的人员是否了解更改的原因,是否认为更改将对他们和组织有利,以及他们为什么需要更改。因此,通常,您尝试确定受组织更改影响的人员是否希望此更改成功。

运作评估

评估组织的运营将确定组织是否能够利用变更的新功能,并评估组织内的人员是否准备使用新解决方案。确定是否需要培训并进行了培训,是否已定义新的策略或过程,是否已部署支持新解决方案的IT系统以及该解决方案是否能够按要求的级别执行以向组织提供支持预期收益。

对影响的评估

影响评估评估组织内的人员是否了解变更将如何影响他们。需要检查的一些事情是这些人的功能,位置,任务和关切以及变更对这些事情的影响。

过渡要求

通过此组织评估,您可能能够确定过渡要求;从当前状态到新解决方案所需的功能。一旦实施了新的解决方案,就不再需要这些功能。培训就是这种能力。在新的或增强的系统,新的程序或业务流程上的培训可能是必要的,但是一旦对每个受影响的人进行了培训,就无需进行持续培训。对于系统迁移,可能有必要将数据从旧系统迁移到新系统。数据一旦传输,就无需再次执行该功能。您可能操纵了服务器或系统通信通道,以更轻松,快速地移动数据。数据迁移后,您可以删除这些功能。

实施计划

组织评估可以确定过渡需求,这些可能成为实施计划的一部分。实施计划是实施新解决方案的计划,或者是我们如何从当前状态过渡到新解决方案。实施计划将确定文化,运营,系统和利益相关者的变更,以充分利用正在实施的解决方案的功能。这是组织变革的本质;实施计划的执行使组织从其当前状态开始,通过进行必要的变更来准备进行主要的组织变更。

结论

组织内部的变更不只是在进行,还需要计划并执行。必须从文化,运营,技术和利益相关者的影响程度评估组织的状态和组织必须采取的步骤,以确保组织将从新的变更解决方案中获得最大的收益。适当的组织就绪评估将有助于确保组织准备为组织实施新的变更解决方案,并充分利用该解决方案的新功能。

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亚伦·惠滕伯格

CSPO CBAP的Aaron Whittenberger 是俄亥俄州辛辛那提地区的业务分析顾问。他拥有超过28年的业务和IT经验,其中包括16年的业务分析和15年的咨询经验。 Aaron是一位狂热的业务分析师,业务流程分析师,项目经理,Blogger,导师,培训师和演示者。 他是IIBA®,商业分析专业和其从业者认可的冠军。 您可以与亚伦建立联系 领英 或在Twitter上关注他 @TheWittyBA

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